會展經(jīng)營管理制度VIP

會展經(jīng)營管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會展經(jīng)營活動，提高會展服務(wù)質(zhì)量和管理水平，確保會展業(yè)務(wù)的順利開展，實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與會展經(jīng)營相關(guān)的部門和人員，包括但不限于會展策劃部、市場營銷部、客戶服務(wù)部、財務(wù)部、行政部等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：會展經(jīng)營活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.客戶至上原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、個性化的會展服務(wù)，滿足客戶期望，提高客戶滿意度。3.質(zhì)量第一原則：嚴格把控會展項目的各個環(huán)節(jié)，確保會展活動的質(zhì)量和效果，樹立公司良好的品牌形象。4.效益優(yōu)先原則：在保證會展質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，合理控制成本，提高經(jīng)營效益，實現(xiàn)公司可持續(xù)發(fā)展。5.團隊協(xié)作原則：各部門之間要密切配合、協(xié)同工作，形成高效的團隊合作機制，共同完成會展項目。二、會展項目策劃與立項（一）市場調(diào)研1.會展策劃部應(yīng)定期收集、分析國內(nèi)外會展市場動態(tài)、行業(yè)趨勢、競爭對手信息等，為會展項目策劃提供依據(jù)。2.根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和目標客戶需求，提出會展項目策劃的初步設(shè)想。（二）項目策劃1.會展策劃部負責制定詳細的會展項目策劃方案，內(nèi)容包括項目主題、時間、地點、規(guī)模、展品范圍、活動內(nèi)容、宣傳推廣計劃、預(yù)算等。2.策劃方案應(yīng)充分考慮市場需求、客戶利益、行業(yè)特點等因素，確保項目具有創(chuàng)新性、可行性和吸引力。3.在策劃過程中，應(yīng)與市場營銷部、客戶服務(wù)部等相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，廣泛征求意見，對策劃方案進行優(yōu)化完善。（三）項目立項1.會展策劃部將策劃方案提交公司管理層審批，經(jīng)批準后正式立項。2.立項后，成立會展項目專項工作小組，明確各成員的職責分工，確保項目順利推進。三、會展項目籌備（一）場地租賃與布置1.根據(jù)會展項目規(guī)模和要求，市場營銷部負責聯(lián)系合適的會展場地，并簽訂租賃合同。2.會展策劃部負責制定場地布置方案，包括展位設(shè)計、搭建、裝飾等，確保場地布置符合項目主題和風格要求。3.在場地布置過程中，要嚴格遵守相關(guān)安全規(guī)定，確保施工安全。（二）展品組織與運輸1.客戶服務(wù)部負責與參展商溝通協(xié)調(diào)，確定展品清單和運輸要求。2.根據(jù)展品清單，安排專人負責展品的組織、包裝、運輸?shù)裙ぷ鳎_保展品安全、按時到達會展現(xiàn)場。3.在展品運輸過程中，要做好跟蹤和記錄工作，及時解決運輸過程中出現(xiàn)的問題。（三）宣傳推廣1.市場營銷部制定會展項目宣傳推廣計劃，明確宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時間等。2.宣傳渠道包括但不限于網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)媒體、郵件營銷、線下活動等，要根據(jù)目標客戶群體的特點和需求，選擇合適的宣傳渠道進行推廣。3.設(shè)計制作宣傳資料，如海報、宣傳單頁、邀請函等，確保宣傳資料內(nèi)容準確、形象、有吸引力。4.定期對宣傳推廣效果進行評估和分析，根據(jù)評估結(jié)果及時調(diào)整宣傳策略和內(nèi)容，提高宣傳效果。（四）活動組織與安排1.會展策劃部負責制定會展期間的活動計劃，包括開幕式、論壇、研討會、頒獎典禮等。2.明確活動的時間、地點、參與人員、議程安排等，確保活動組織有序、順利進行。3.提前做好活動現(xiàn)場的布置、設(shè)備調(diào)試、人員安排等準備工作，確?；顒有Ч_到預(yù)期目標。（五）人員培訓(xùn)1.行政部負責組織會展項目相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，包括服務(wù)禮儀、專業(yè)知識、應(yīng)急處理等方面的培訓(xùn)。2.通過培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識，確保為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對員工的培訓(xùn)效果進行考核，考核結(jié)果作為員工績效評估的重要依據(jù)。四、會展項目實施（一）現(xiàn)場管理1.會展項目專項工作小組負責會展現(xiàn)場的整體管理和協(xié)調(diào)工作，確保各項工作有序進行。2.安排專人負責現(xiàn)場的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)備維護等工作，為參展商和觀眾提供良好的參展環(huán)境。3.加強對會展現(xiàn)場的巡查，及時發(fā)現(xiàn)和解決現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，確保會展活動順利進行。（二）客戶服務(wù)1.客戶服務(wù)部在會展現(xiàn)場設(shè)立服務(wù)臺，為參展商和觀眾提供咨詢、引導(dǎo)、投訴處理等服務(wù)。2.及時收集客戶反饋意見，對客戶提出的問題要認真記錄，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時解決，確保客戶滿意度。3.定期對客戶服務(wù)工作進行總結(jié)和分析，不斷改進服務(wù)質(zhì)量和水平。（三）活動執(zhí)行1.按照活動計劃，認真組織實施各項活動，確?；顒拥捻樌M行和效果。2.在活動執(zhí)行過程中，要注意與參與人員的溝通協(xié)調(diào)，及時調(diào)整活動安排，確?；顒舆_到預(yù)期目標。3.活動結(jié)束后，對活動進行總結(jié)和評估，分析活動的優(yōu)點和不足之處，為今后的活動組織提供經(jīng)驗參考。五、會展項目結(jié)算與評估（一）結(jié)算1.財務(wù)部負責會展項目的費用結(jié)算工作，根據(jù)合同約定和實際發(fā)生的費用，及時與參展商、服務(wù)商等進行結(jié)算。2.結(jié)算過程中，要嚴格審核各項費用的支出，確保費用支出合理、合規(guī)。3.定期編制會展項目財務(wù)報表，向公司管理層匯報項目的財務(wù)狀況。（二）評估1.會展項目結(jié)束后，會展策劃部負責組織相關(guān)部門對項目進行評估。2.評估內(nèi)容包括項目目標達成情況、客戶滿意度、經(jīng)濟效益、社會效益等方面。3.通過評估，總結(jié)項目經(jīng)驗教訓(xùn)，分析存在的問題和不足，提出改進措施和建議，為今后的會展項目策劃和實施提供參考。六、會展項目風險管理（一）風險識別1.會展項目專項工作小組負責對會展項目可能面臨的風險進行識別，包括但不限于市場風險、政策風險、自然風險、安全風險、質(zhì)量風險等。2.定期對會展項目進行風險排查，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風險因素。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級，為風險應(yīng)對措施的制定提供依據(jù)。（三）風險應(yīng)對1.針對不同等級的風險，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，包括風險規(guī)避、風險減輕、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.明確風險應(yīng)對措施的責任部門和責任人，確保風險應(yīng)對措施得到有效落實。3.定期對風險應(yīng)對措施的實施效果進行評估和調(diào)整，確保風險始終處于可控狀態(tài)。七、會展項目檔案管理（一）檔案收集1.會展項目專項工作小組負責收集會展項目過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、圖片、視頻等檔案資料。2.檔案資料應(yīng)包括項目策劃方案、立項文件、場地租賃合同、展品清單、宣傳資料、活動記錄、客戶反饋意見等。（二）檔案整理與歸檔1.對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案管理的相關(guān)要求進行編號、裝訂、編目等工作。2.將整理好的檔案資料及時歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案資料的完整性和可查性。（三）檔案保管與利用1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全保管。2.制定檔案查閱