會務(wù)科室管理制度VIP

會務(wù)科室管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)會務(wù)科室的管理，提高會務(wù)工作的效率和質(zhì)量，確保公司各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于會務(wù)科室全體工作人員，以及公司內(nèi)涉及會議組織、參與的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，優(yōu)化會議流程，合理安排資源，確保會議按時、高質(zhì)量完成。2.規(guī)范原則：明確會務(wù)工作各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到工作流程化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識，為參會人員提供優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，滿足會議需求。4.保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保會議涉及的機(jī)密信息不泄露。二、崗位職責(zé)（一）會務(wù)科室主管1.全面負(fù)責(zé)會務(wù)科室的日常管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.組織制定和完善會務(wù)工作相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保會務(wù)工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)與公司各部門溝通協(xié)調(diào)，了解會議需求，合理安排會議資源，確保會議順利進(jìn)行。4.對會務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決，不斷提高會務(wù)工作質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)會務(wù)科室人員的培訓(xùn)、考核和激勵，提高團(tuán)隊整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。6.參與公司重要會議的組織和策劃，提供專業(yè)的會務(wù)支持和建議。（二）會議策劃專員1.根據(jù)會議需求，制定詳細(xì)的會議策劃方案，包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員、會議形式等。2.負(fù)責(zé)會議資料的準(zhǔn)備工作，如會議通知、議程表、發(fā)言稿、PPT等，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。3.與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，落實會議場地、設(shè)備、餐飲等各項準(zhǔn)備工作，確保會議環(huán)境符合要求。4.協(xié)助會務(wù)科室主管進(jìn)行會議預(yù)算的編制和控制，合理安排經(jīng)費支出。5.對會議效果進(jìn)行跟蹤和評估，收集參會人員的反饋意見，為后續(xù)會議策劃提供參考。（三）會議組織專員1.按照會議策劃方案，負(fù)責(zé)會議的具體組織實施工作，包括會議簽到、資料發(fā)放、會議記錄、會議服務(wù)等。2.提前到達(dá)會議現(xiàn)場，檢查會議場地布置、設(shè)備運行等情況，確保會議正常進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)會議期間的秩序維護(hù)，及時處理突發(fā)情況，確保會議安全、有序。4.做好會議記錄工作，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、決議和要求，會后及時整理會議紀(jì)要，并發(fā)送給相關(guān)人員。5.協(xié)助會議策劃專員進(jìn)行會議資料的整理和歸檔工作，建立會議檔案。（四）會議設(shè)備維護(hù)專員1.負(fù)責(zé)會務(wù)科室各類會議設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運行。2.定期對會議設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，及時更換損壞的零部件，保證設(shè)備性能良好。3.負(fù)責(zé)會議設(shè)備的操作培訓(xùn)，指導(dǎo)參會人員正確使用設(shè)備，解決使用過程中出現(xiàn)的問題。4.根據(jù)會議需求，提前做好設(shè)備的調(diào)試和準(zhǔn)備工作，確保會議期間設(shè)備正常使用。5.負(fù)責(zé)會議設(shè)備的資產(chǎn)管理，建立設(shè)備臺賬，定期盤點，確保設(shè)備數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。三、會議策劃與組織（一）會議需求收集1.各部門根據(jù)工作需要，提前向會務(wù)科室提交會議申請，說明會議主題、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等信息。2.會務(wù)科室定期收集各部門的會議需求，進(jìn)行匯總和分析，合理安排會議時間和場地。（二）會議策劃1.會議策劃專員根據(jù)會議需求，制定詳細(xì)的會議策劃方案。策劃方案應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：會議主題和目的：明確會議要解決的問題或傳達(dá)的信息。會議議程：合理安排會議各項議題的順序和時間分配。會議時間和地點：根據(jù)參會人員的方便程度和會議性質(zhì)，選擇合適的時間和地點。參會人員：確定參會人員名單，并提前發(fā)送會議通知。會議形式：根據(jù)會議內(nèi)容和參會人員特點，選擇合適的會議形式，如研討會、座談會、匯報會等。會議資料：準(zhǔn)備會議所需的各類資料，如會議通知、議程表、發(fā)言稿、PPT等。會議預(yù)算：編制會議預(yù)算，包括場地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、資料印刷等費用。2.會議策劃方案經(jīng)會務(wù)科室主管審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）會議通知1.會議組織專員根據(jù)會議策劃方案，及時發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、會議要求等內(nèi)容。2.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠的時間準(zhǔn)備。對于重要會議，應(yīng)進(jìn)行電話或短信提醒。3.參會人員應(yīng)按照會議通知要求，準(zhǔn)時參加會議。如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會議組織者請假。（四）會議準(zhǔn)備1.會議組織專員按照會議策劃方案，做好會議的各項準(zhǔn)備工作。包括但不限于以下內(nèi)容：會議場地布置：根據(jù)會議主題和形式，合理布置會議場地，擺放桌椅、音響設(shè)備、投影儀等。會議資料準(zhǔn)備：確保會議資料齊全、準(zhǔn)確，并提前發(fā)放給參會人員。會議設(shè)備調(diào)試：檢查音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)等會議設(shè)備是否正常運行，如有問題及時維修。會議餐飲安排：根據(jù)會議時間和參會人員數(shù)量，合理安排會議餐飲。會議簽到：準(zhǔn)備簽到表，安排專人負(fù)責(zé)會議簽到工作。2.會議設(shè)備維護(hù)專員在會議前對會議設(shè)備進(jìn)行全面檢查和調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。（五）會議組織實施1.會議組織專員提前到達(dá)會議現(xiàn)場，做好會議簽到、資料發(fā)放等準(zhǔn)備工作。2.會議開始前，主持人應(yīng)再次確認(rèn)參會人員名單，宣布會議紀(jì)律和注意事項。3.會議期間，會議組織專員應(yīng)做好會議記錄工作，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、決議和要求。4.會議服務(wù)人員應(yīng)及時為參會人員提供茶水、飲料等服務(wù)，保持會議環(huán)境整潔。5.會議過程中，如出現(xiàn)突發(fā)情況，會議組織專員應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，確保會議順利進(jìn)行。（六）會議結(jié)束1.會議結(jié)束后，會議組織專員應(yīng)及時清理會議現(xiàn)場，整理會議資料和設(shè)備。2.會議記錄人員應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給相關(guān)人員。3.會議策劃專員對會議效果進(jìn)行跟蹤和評估，收集參會人員的反饋意見，為后續(xù)會議策劃提供參考。四、會議設(shè)備管理（一）設(shè)備采購1.根據(jù)會務(wù)工作需要，由會務(wù)科室提出會議設(shè)備采購申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司采購流程進(jìn)行采購。2.采購會議設(shè)備時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價格合理的產(chǎn)品，并要求供應(yīng)商提供售后服務(wù)承諾。（二）設(shè)備驗收1.會議設(shè)備到貨后，由會議設(shè)備維護(hù)專員會同采購人員、使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、外觀、性能等，確保設(shè)備符合采購要求。3.驗收合格后，填寫設(shè)備驗收單，辦理設(shè)備入庫手續(xù)。（三）設(shè)備使用與維護(hù)1.會議設(shè)備維護(hù)專員負(fù)責(zé)制定會議設(shè)備使用操作規(guī)程，并對使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。2.使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用會議設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。3.會議設(shè)備維護(hù)專員定期對會議設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，及時更換損壞的零部件，保證設(shè)備性能良好。4.建立會議設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況、維修記錄等信息。（四）設(shè)備保管1.會議設(shè)備應(yīng)存放在專門的設(shè)備保管室，由專人負(fù)責(zé)保管。2.設(shè)備保管室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，防止設(shè)備受潮、生銹。3.定期對會議設(shè)備進(jìn)行盤點，確保設(shè)備數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。（五）設(shè)備報廢1.會議設(shè)備因使用年限過長、損壞嚴(yán)重等原因無法繼續(xù)使用時，由會議設(shè)備維護(hù)專員提出報廢申請。2.報廢申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司固定資產(chǎn)報廢流程進(jìn)行處理。3.報廢設(shè)備應(yīng)及時清理，妥善處理，防止造成環(huán)境污染。五、會議資料管理（一）資料收集1.會議組織專員負(fù)責(zé)收集會議相關(guān)的各類資料，包括會議通知、議程表、發(fā)言稿、PPT、會議記錄、會議紀(jì)要等。2.資料收集應(yīng)及時、完整，確保資料的準(zhǔn)確性和真實性。（二）資料整理1.會議組織專員對收集到的會議資料進(jìn)行整理，按照會議主題、時間順序等進(jìn)行分類歸檔。2.整理后的資料應(yīng)清晰、規(guī)范，便于查閱和使用。（三）資料保管1.會議資料應(yīng)存放在專門的資料室，由專人負(fù)責(zé)保管。2.資料室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，防止資料受潮、發(fā)霉。3.建立會議資料保管制度，定期對資料進(jìn)行盤點，確保資料數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。（四）資料查閱1.因工作需要查閱會議資料時，應(yīng)填寫資料查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到資料室查閱。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、亂畫、轉(zhuǎn)借他人。3.查閱完畢后，應(yīng)及時歸還資料，確保資料的安全。六、會議經(jīng)費管理（一）預(yù)算編制1.會議策劃專員根據(jù)會議策劃方案，編制會議經(jīng)費預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括場地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、資料印刷、交通、禮品等各項費用。2.會議經(jīng)費預(yù)算經(jīng)會務(wù)科室主管審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）經(jīng)費使用1.會議經(jīng)費應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超支。如有特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會議組織專員負(fù)責(zé)會議經(jīng)費的報銷工作，報銷時應(yīng)提供合法有效的發(fā)票和相關(guān)審批文件。3.財務(wù)部門對會議經(jīng)費的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)。（三）經(jīng)費結(jié)算1.會議結(jié)束后，會議組織專員應(yīng)及時辦理會議經(jīng)費的結(jié)算手續(xù)。2.結(jié)算時，應(yīng)提供會議經(jīng)費使用情況報告，包括預(yù)算執(zhí)行情況、實際支出明細(xì)等。3.財務(wù)部門根據(jù)結(jié)算報告進(jìn)行審核，如有問題及時與會議組織專員溝通解決。七、保密管理（一）保密制度1.會務(wù)科室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對會議涉及的機(jī)密信息予以保密。2.會議資料、文件等應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露給無關(guān)人員。3.會議期間，嚴(yán)禁在會場內(nèi)使用手機(jī)、錄音設(shè)備等未經(jīng)允許的電子設(shè)備，如需使用應(yīng)提前向會議組織者申請。（二）保密措施1.對會議資料進(jìn)行分類管理，明確保密級別，采取相應(yīng)的保密措施。2.會議場地應(yīng)選擇安全、保密的場所，避免無關(guān)人員進(jìn)入。3.會議組織專員在會議結(jié)束后，應(yīng)及時收回會議資料，進(jìn)行妥善保管。（三）責(zé)任追究1.如發(fā)現(xiàn)會務(wù)科室工作人員違反保密制度，泄露會議機(jī)密信息，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.因違反保密制度給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.會務(wù)科室主管根據(jù)會務(wù)工作需求和人員實際情況，制定年度培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等方面的內(nèi)容。（二）培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織開展培訓(xùn)工作，培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括會議策劃、組織、設(shè)備管理、資料管理、保密管理等方面的