會務(wù)事務(wù)管理制度VIP

會務(wù)事務(wù)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會務(wù)事務(wù)管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確會務(wù)工作的各項流程、職責(zé)分工以及相關(guān)要求，使會務(wù)工作能夠有序、高效地進行，為公司的決策制定、工作溝通與協(xié)調(diào)提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于公司例會、專題會議、部門會議、項目會議等。（三）基本原則1.高效原則：確保會議能夠在規(guī)定時間內(nèi)達到預(yù)期目的，解決實際問題，避免冗長、無效的討論。2.規(guī)范原則：明確會議組織、籌備、召開、記錄、跟進等各個環(huán)節(jié)的標準和要求，保證會務(wù)工作的規(guī)范化和標準化。3.責(zé)任原則：明確各部門及相關(guān)人員在會務(wù)工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保會務(wù)工作的順利開展。二、會議分類及職責(zé)分工（一）公司例會1.會議周期：每周[X]舉行，如遇節(jié)假日或特殊情況，提前或順延至合適時間召開。2.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責(zé)人等。3.會議主持：由公司總經(jīng)理或指定人員擔(dān)任。4.主要職責(zé)：總經(jīng)理：總結(jié)上周工作情況，部署本周工作任務(wù)，協(xié)調(diào)解決公司運營過程中的重大問題。各部門負責(zé)人：匯報本部門上周工作進展、存在問題及本周工作計劃。行政部門：負責(zé)會議的組織安排，包括場地預(yù)訂、會議資料準備、會議記錄等工作，并跟進會議決議的執(zhí)行情況。（二）專題會議1.會議周期：根據(jù)實際工作需要不定期召開。2.參會人員：與會議主題相關(guān)的部門負責(zé)人及工作人員。3.會議主持：由相關(guān)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)或指定人員擔(dān)任。4.主要職責(zé)：業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)：確定會議主題，明確會議目的和議程安排，主持會議并引導(dǎo)討論。相關(guān)部門負責(zé)人：針對專題內(nèi)容進行詳細匯報和分析，提出解決方案或建議。行政部門：協(xié)助會議組織，提供必要的支持和服務(wù)，如技術(shù)設(shè)備保障、會議資料收集整理等，并負責(zé)會議紀要的起草和發(fā)送。（三）部門會議1.會議周期：由各部門根據(jù)工作需要自行安排，原則上每周不少于[X]次。2.參會人員：部門全體成員。3.會議主持：部門負責(zé)人或指定人員擔(dān)任。4.主要職責(zé)：部門負責(zé)人：傳達公司相關(guān)會議精神和工作要求，總結(jié)部門上周工作，安排本周工作任務(wù)，協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作關(guān)系，解決部門工作中存在的問題。部門成員：匯報個人工作進展、遇到的問題及需要協(xié)調(diào)的事項，積極參與部門工作討論，提出合理化建議。行政部門：負責(zé)監(jiān)督部門會議的召開情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時與部門溝通協(xié)調(diào)。（四）項目會議1.會議周期：根據(jù)項目進度和實際需要定期或不定期召開。2.參會人員：項目團隊成員、相關(guān)部門負責(zé)人及涉及項目的其他人員。3.會議主持：項目經(jīng)理或指定人員擔(dān)任。4.主要職責(zé)：項目經(jīng)理：介紹項目進展情況，分析項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)項目資源，明確下一階段的工作目標和任務(wù)。項目團隊成員：匯報各自負責(zé)的工作內(nèi)容、完成情況及遇到的困難，提出解決方案或建議。相關(guān)部門負責(zé)人：根據(jù)項目需求，提供必要的支持和配合，協(xié)調(diào)解決項目涉及的跨部門問題。行政部門：協(xié)助會議組織，提供會議所需的物資和設(shè)備支持，負責(zé)會議記錄和會議紀要的整理，并跟蹤項目會議決議的執(zhí)行情況。三、會議籌備（一）會議計劃1.會議發(fā)起部門或個人應(yīng)提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容。2.《會議申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交至行政部門。行政部門根據(jù)公司會議安排情況進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，如遇時間沖突等問題，及時與申請部門溝通調(diào)整。3.對于重要會議或涉及多個部門的會議，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會前溝通，確保會議議程合理、參會人員明確。（二）會議通知1.行政部門根據(jù)審核通過的《會議申請表》，提前[X]個工作日向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)消息等方式發(fā)送，確保參會人員能夠及時收到通知。2.會議通知應(yīng)明確會議的基本信息，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容。如有需要，還應(yīng)附上相關(guān)會議資料，如會議議程、匯報材料、討論議題等，以便參會人員提前做好準備。3.對于臨時召開的緊急會議，行政部門應(yīng)通過電話、短信等方式及時通知參會人員，并確保通知內(nèi)容準確無誤。（三）會議資料準備1.根據(jù)會議主題和議程安排，由相關(guān)部門或人員負責(zé)準備會議資料。會議資料應(yīng)內(nèi)容完整、邏輯清晰、數(shù)據(jù)準確，能夠支持會議討論和決策。2.會議資料包括但不限于匯報材料、調(diào)研報告、數(shù)據(jù)分析、方案草案等。匯報材料應(yīng)簡潔明了，突出重點；調(diào)研報告應(yīng)客觀真實，具有參考價值；數(shù)據(jù)分析應(yīng)準確詳實，能夠為決策提供依據(jù)；方案草案應(yīng)具有可行性和可操作性。3.會議資料應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員有足夠的時間進行閱讀和準備。對于重要會議資料，行政部門應(yīng)在會議前進行審核，確保資料質(zhì)量。（四）會議場地布置1.行政部門根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前預(yù)訂合適的會議場地。會議場地應(yīng)滿足會議的功能需求，如具備良好的音響設(shè)備、投影儀、白板等設(shè)施，確保會議能夠順利進行。2.根據(jù)會議主題和風(fēng)格，對會議場地進行布置。布置應(yīng)簡潔大方、整齊有序，營造良好的會議氛圍。如需要擺放綠植、宣傳資料等，應(yīng)提前安排到位。3.在會議開始前，行政部門應(yīng)檢查會議場地的設(shè)施設(shè)備是否正常運行，確保會議能夠按時開始。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時聯(lián)系相關(guān)技術(shù)人員進行維修和調(diào)試。（五）會議設(shè)備準備1.根據(jù)會議需要，準備好相關(guān)的會議設(shè)備，如電腦、投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、白板筆等。確保設(shè)備性能良好，能夠正常使用。2.在會議前，對會議設(shè)備進行調(diào)試和檢查，確保設(shè)備連接正常、畫面清晰、聲音響亮。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系相關(guān)技術(shù)人員進行維修和更換，確保會議不受影響。3.對于重要會議或有特殊要求的會議，應(yīng)安排技術(shù)人員現(xiàn)場值守，隨時處理設(shè)備突發(fā)問題，保障會議的順利進行。四、會議組織與召開（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，在會議簽到處進行簽到。簽到方式可采用紙質(zhì)簽到或電子簽到，確保簽到信息準確無誤。2.行政部門負責(zé)會議簽到工作，對參會人員的簽到情況進行記錄。如發(fā)現(xiàn)有未簽到人員，應(yīng)及時與相關(guān)人員聯(lián)系，了解原因并做好記錄。（二）會議開場1.會議主持人應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，做好會議開場準備工作。會議開始前，主持人應(yīng)再次確認參會人員是否到齊，會議設(shè)備是否正常運行等。2.會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議的主題、目的、議程安排以及參會人員等基本情況，確保參會人員對會議有清晰的了解。3.主持人應(yīng)營造良好的會議氛圍，引導(dǎo)參會人員積極參與會議討論，遵守會議紀律，確保會議有序進行。（三）會議議程推進1.按照會議議程安排，依次進行各項議題的討論和匯報。參會人員應(yīng)圍繞議題進行發(fā)言，表達自己的觀點和意見，做到言簡意賅、重點突出。2.會議主持人應(yīng)掌控會議節(jié)奏，引導(dǎo)討論方向，避免出現(xiàn)跑題、爭論不休等情況。對于討論中出現(xiàn)的分歧和爭議，主持人應(yīng)及時進行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保會議能夠達成共識或提出合理的解決方案。3.在會議進行過程中，行政部門應(yīng)做好會議記錄工作。會議記錄應(yīng)準確、完整地記錄會議討論的內(nèi)容、達成的決議以及提出的問題和建議等。會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式，記錄完成后應(yīng)及時進行整理和保存。（四）會議時間控制1.會議主持人應(yīng)嚴格控制會議時間，確保會議按照預(yù)定的時間結(jié)束。對于每個議題的討論時間，主持人應(yīng)提前進行預(yù)估和安排，避免出現(xiàn)時間過長或過短的情況。2.在會議接近預(yù)定結(jié)束時間時，主持人應(yīng)提醒參會人員注意時間，加快討論進度，確保會議能夠按時完成各項議程。如遇特殊情況需要延長會議時間，主持人應(yīng)提前向參會人員說明原因，并征得參會人員的同意。（五）會議秩序維護1.參會人員應(yīng)遵守會議紀律，保持良好的會議秩序。會議期間，應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，避免在會議中接聽電話或發(fā)送信息。如有緊急情況需要離開會議，應(yīng)向主持人請假并說明原因。2.行政部門應(yīng)加強會議現(xiàn)場的秩序管理，對違反會議紀律的行為及時進行提醒和制止。確保會議能夠在安靜、有序的環(huán)境中進行，提高會議效率。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.行政部門安排專人負責(zé)會議記錄工作。會議記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準確、完整地記錄會議內(nèi)容。2.會議記錄應(yīng)包括會議基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項、問題及建議等內(nèi)容。記錄應(yīng)詳細、客觀、真實，不得隨意增減或篡改會議內(nèi)容。3.會議記錄人員應(yīng)在會議過程中及時記錄，對于重要觀點和決議應(yīng)重點標注。記錄完成后，應(yīng)及時進行整理和核對，確保記錄內(nèi)容準確無誤。（二）會議紀要1.會議紀要由行政部門根據(jù)會議記錄進行起草。會議紀要應(yīng)突出會議重點，概括會議討論的主要內(nèi)容、達成的決議以及下一步工作安排等。2.會議紀要應(yīng)語言簡潔、邏輯清晰、層次分明，避免冗長和復(fù)雜的表述。紀要內(nèi)容應(yīng)經(jīng)會議主持人審核確認后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。3.對于重要會議的會議紀要，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進行編號、存檔，以便日后查閱和參考。（三）會議決議跟進1.會議結(jié)束后，行政部門應(yīng)根據(jù)會議紀要，對會議決議事項進行整理和分類，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，并建立會議決議跟進臺賬。2.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議決議要求，按時完成相關(guān)工作任務(wù)。行政部門應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，及時向會議主持人匯報進展情況。3.如在決議執(zhí)行過程中遇到問題或困難，責(zé)任部門應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出解決方案或建議。對于需要協(xié)調(diào)解決的問題，行政部門應(yīng)積極協(xié)助責(zé)任部門進行溝通和協(xié)調(diào)，確保會議決議能夠得到有效執(zhí)行。六、會議費用管理（一）費用預(yù)算1.對于需要產(chǎn)生費用的會議，會議發(fā)起部門應(yīng)提前編制會議費用預(yù)算。會議費用預(yù)算應(yīng)包括場地租賃費用、設(shè)備租賃費用、會議資料印刷費用、餐飲費用、交通費用等各項支出。2.會議費用預(yù)算經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交至行政部門。行政部門根據(jù)公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對預(yù)算進行審核和調(diào)整，確保預(yù)算合理、合規(guī)。3.審核通過的會議費用預(yù)算應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后的預(yù)算作為會議費用支出的控制依據(jù)。（二）費用報銷1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，并按照公司財務(wù)制度的要求進行填寫和粘貼。報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、費用清單等相關(guān)資料，確保憑證真實、合法、有效。2.會議費用報銷申請應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對報銷憑證和報銷申請進行審核，核實費用支出是否符合預(yù)算和相關(guān)規(guī)定。3.審核通過的會議費用報銷申請報公司財務(wù)部門進行報銷。財務(wù)部門按照公司財務(wù)流程進行審批和支付，確保費用報銷的準確性和及時性。（三）費用控制1.會議組織部門應(yīng)嚴格控制會議費用支出，確保費用支出不超過預(yù)算。如因特殊情況需要超預(yù)算支出，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并說明原因和解決方案。2.行政部門應(yīng)定期對會議費用支出情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)費用控制中存在的問題，并提出