企劃?rùn)n案管理制度VIP

企劃?rùn)n案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企劃?rùn)n案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司企劃工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與企劃相關(guān)的檔案管理，包括但不限于企劃方案、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告宣傳資料、項(xiàng)目策劃書(shū)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企劃?rùn)n案由公司指定的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和利用。3.保密原則：嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的企劃?rùn)n案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.高效利用原則：建立健全檔案利用機(jī)制，提高檔案的利用效率，為公司的企劃工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善企劃?rùn)n案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)企劃?rùn)n案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)建立企劃?rùn)n案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范和統(tǒng)一。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)企劃?rùn)n案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱和利用工作。（三）檔案利用人員職責(zé)1.遵守檔案管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱檔案，不得超范圍利用檔案。3.對(duì)查閱、借閱的檔案負(fù)有保密責(zé)任，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)制定的企劃方案、項(xiàng)目策劃書(shū)、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。2.公司對(duì)外發(fā)布的廣告宣傳資料、宣傳冊(cè)、海報(bào)等。3.公司參加各類(lèi)展會(huì)、活動(dòng)的相關(guān)資料，包括參展方案、展位設(shè)計(jì)圖、宣傳資料等。4.公司與合作伙伴簽訂的企劃合作協(xié)議、合同等。5.公司企劃工作中產(chǎn)生的其他有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的要求，做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素，將企劃?rùn)n案分為以下幾類(lèi)：企劃方案類(lèi)：包括公司年度企劃方案、專(zhuān)項(xiàng)企劃方案等。市場(chǎng)調(diào)研類(lèi)：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告等。廣告宣傳類(lèi)：包括廣告策劃書(shū)、宣傳冊(cè)、海報(bào)等。項(xiàng)目策劃類(lèi)：包括項(xiàng)目策劃書(shū)、可行性研究報(bào)告等。合作協(xié)議類(lèi)：包括與合作伙伴簽訂的企劃合作協(xié)議、合同等。其他類(lèi)：包括上述類(lèi)別未涵蓋的其他企劃?rùn)n案。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則如下：一級(jí)編號(hào)：采用大寫(xiě)英文字母表示檔案類(lèi)別，如“Q”表示企劃方案類(lèi)，“S”表示市場(chǎng)調(diào)研類(lèi)，“G”表示廣告宣傳類(lèi)，“X”表示項(xiàng)目策劃類(lèi)，“H”表示合作協(xié)議類(lèi)，“T”表示其他類(lèi)。二級(jí)編號(hào)：采用四位數(shù)字表示檔案的形成年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。三級(jí)編號(hào)：采用三位數(shù)字表示檔案在該類(lèi)別中的順序號(hào)，如“001”表示該類(lèi)別中的第一份檔案。例如，一份2023年形成的企劃方案類(lèi)檔案，其編號(hào)為“Q2023001”。3.排列：按照檔案的編號(hào)順序進(jìn)行排列，同一類(lèi)檔案按照形成時(shí)間先后順序排列。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行整理和修補(bǔ)，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行統(tǒng)一裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和審核，確保檔案的質(zhì)量。2.審核無(wú)誤的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案歸檔清單，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、歸檔時(shí)間等信息，并由檔案管理人員簽字確認(rèn)。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序存放于檔案柜中，便于查找和利用。（二）保管期限1.企劃?rùn)n案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：包括公司年度企劃方案、重大項(xiàng)目策劃書(shū)、與公司發(fā)展戰(zhàn)略密切相關(guān)的企劃?rùn)n案等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為[X]年，包括一般項(xiàng)目策劃書(shū)、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告宣傳資料等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，包括臨時(shí)性的企劃文件、資料等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素綜合考慮。（三）保管措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱企劃?rùn)n案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)注明查閱時(shí)間、查閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱企劃?rùn)n案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并將檔案借出。借閱手續(xù)應(yīng)包括填寫(xiě)借閱登記表，注明借閱時(shí)間、借閱人員姓名、所在部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并由借閱人員簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大利用范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或逾期未還的，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況的，應(yīng)要求借閱人員照價(jià)賠償，并追究相關(guān)責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司機(jī)密的企劃?rùn)n案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司企劃?rùn)n案的，應(yīng)按照公司對(duì)外提供資料的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱時(shí)，應(yīng)有公司相關(guān)人員陪同，并嚴(yán)格遵守公司的保密制度。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)企劃?rùn)n案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。3.集體鑒定原則：鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)部門(mén)人員參加，共同對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析評(píng)估法：對(duì)檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等進(jìn)行分析評(píng)估，綜合判斷檔案的存毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息，并由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)企劃?rùn)n案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括檔案類(lèi)別、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、利用情況等信息。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等