倉儲采購管理制度VIP

倉儲采購管理制度一、總則1.1目的本制度旨在規(guī)范公司倉儲采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的物資需求，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，防范采購風險，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有倉儲物資的采購活動，包括原材料、零部件、辦公用品、設備及備品備件等的采購。1.3基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單及實際需求，合理安排采購，確保物資及時供應，避免積壓和浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴格把控采購物資質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求及相關(guān)標準。3.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足需求的前提下，通過科學的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行操作，確保所有供應商享有平等的競爭機會。5.廉潔自律原則：參與采購活動的工作人員應嚴格遵守廉潔自律的各項規(guī)定，杜絕商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為。二、采購組織與職責2.1采購決策機構(gòu)公司成立采購決策小組，由總經(jīng)理擔任組長，財務總監(jiān)、運營總監(jiān)、倉儲部門負責人等為成員。采購決策小組負責審議和批準重大采購項目、采購預算、采購政策及供應商選擇等重要事項。2.2采購執(zhí)行部門倉儲采購部負責具體的采購業(yè)務執(zhí)行工作，其主要職責包括：1.根據(jù)公司需求制定采購計劃，經(jīng)審批后組織實施采購活動。2.開展供應商開發(fā)、評估與管理工作，建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫。3.負責采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行與跟蹤，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。4.參與采購物資的驗收工作，確保物資符合采購要求。5.收集、整理采購相關(guān)信息，進行采購數(shù)據(jù)分析與報告，為公司決策提供支持。2.3其他部門職責1.需求部門：提出物資需求申請，明確物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細信息，配合采購部進行供應商選擇、采購合同審核及物資驗收等工作。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的使用情況，辦理采購款項的支付手續(xù)。3.質(zhì)量部門：制定采購物資的質(zhì)量檢驗標準，參與采購物資的驗收工作，對不合格物資提出處理意見。4.倉儲部門：負責采購物資的接收、存儲、保管及發(fā)放工作，配合采購部進行物資盤點，反饋物資庫存信息。三、采購計劃管理3.1采購計劃的編制1.各需求部門應于每月[具體日期]前向倉儲采購部提交次月物資需求計劃，詳細說明所需物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計到貨時間等信息。2.倉儲采購部根據(jù)各部門提交的需求計劃，結(jié)合庫存情況、生產(chǎn)計劃、銷售訂單等因素，進行綜合分析和平衡，編制月度采購計劃。月度采購計劃應明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核后報采購決策小組審批。3.對于臨時性、緊急性物資需求，需求部門應填寫《緊急采購申請表》，詳細說明需求原因、物資信息等，經(jīng)部門負責人簽字后提交倉儲采購部。倉儲采購部應優(yōu)先安排采購，確保緊急需求得到及時滿足。3.2采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整、設計變更等原因需要對采購計劃進行調(diào)整，需求部門應及時向倉儲采購部提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.倉儲采購部收到調(diào)整申請后，應對調(diào)整內(nèi)容進行審核，并根據(jù)實際情況對采購計劃進行相應調(diào)整。調(diào)整后的采購計劃經(jīng)部門負責人審核后報采購決策小組審批。3.采購計劃調(diào)整后，倉儲采購部應及時通知相關(guān)部門和供應商，確保采購活動的順利進行。四、供應商管理4.1供應商開發(fā)1.倉儲采購部根據(jù)公司采購需求和供應商管理要求，制定供應商開發(fā)計劃。通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡搜索、供應商自薦等方式，收集潛在供應商信息。2.對收集到的潛在供應商進行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。符合基本要求的供應商進入供應商評估環(huán)節(jié)。3.成立供應商評估小組，由倉儲采購部、質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員組成。評估小組按照制定的供應商評估標準，對進入評估環(huán)節(jié)的供應商進行實地考察和綜合評估。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、價格競爭力、交貨期保證能力、售后服務承諾等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行評分排序，選擇得分較高的供應商作為合格供應商，并將合格供應商名單報采購決策小組審批。審批通過后，與合格供應商簽訂《供應商合作協(xié)議》，建立合作關(guān)系。4.2供應商評估1.倉儲采購部定期（每季度）對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。2.質(zhì)量部門負責對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和評估，根據(jù)檢驗結(jié)果對供應商的質(zhì)量表現(xiàn)進行評價。3.需求部門根據(jù)供應商的交貨情況、物資使用情況等，對供應商的交貨期和合作配合度進行評價。4.倉儲采購部匯總各部門的評價意見，結(jié)合采購數(shù)據(jù)分析，對供應商進行綜合評估打分。對于評估得分較低的供應商，發(fā)出《供應商整改通知書》，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的供應商，暫?；蚪K止合作。4.3供應商考核1.建立供應商考核指標體系，包括質(zhì)量指標、交貨期指標、價格指標、服務指標等。具體考核指標及權(quán)重如下：質(zhì)量指標（40%）：主要考核采購物資的合格率、退貨率等。交貨期指標（30%）：主要考核按時交貨率、交貨延遲次數(shù)等。價格指標（15%）：主要考核采購價格與市場價格的比較情況、價格調(diào)整的及時性等。服務指標（15%）：主要考核售后服務響應速度、解決問題的能力等。2.每月對供應商進行考核評分，根據(jù)考核結(jié)果對供應商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對于考核不合格的供應商，采取警告、減少采購份額、暫停合作等措施。3.定期對供應商考核結(jié)果進行分析總結(jié)，針對存在的問題提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化供應商管理工作。4.4供應商激勵與淘汰1.公司建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予表彰和獎勵，激勵供應商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量、服務水平和供應能力。激勵方式包括物質(zhì)獎勵、榮譽證書、優(yōu)先合作機會等。2.對于出現(xiàn)下列情況之一的供應商，公司將予以淘汰：連續(xù)兩次考核不合格的。提供虛假資質(zhì)文件或產(chǎn)品質(zhì)量嚴重不符合要求的。發(fā)生嚴重違約行為，給公司造成重大損失的。因經(jīng)營不善等原因無法正常供貨的。3.供應商淘汰后，倉儲采購部應及時清理相關(guān)信息，停止與該供應商的合作，并啟動新供應商開發(fā)工作，確保采購活動不受影響。五、采購流程5.1采購申請1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況及實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間、用途等內(nèi)容。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交倉儲采購部。5.2采購審批1.倉儲采購部收到《采購申請表》后，根據(jù)采購物資的金額、類別等進行分類匯總，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。2.對于金額較小的一般性采購申請，由倉儲采購部負責人審批；對于金額較大的重要采購申請，報采購決策小組審批。3.審批通過的采購申請進入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)，未通過審批的采購申請，倉儲采購部應及時反饋給需求部門，并說明原因。5.3采購實施1.倉儲采購部根據(jù)審批通過的采購申請，在合格供應商名單中選擇合適的供應商進行采購。對于批量較大、金額較高的采購項目，應采用招標、詢價、競爭性談判等采購方式，確保采購活動的公平、公正、公開。2.與選定的供應商進行商務談判，明確采購物資的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款，并簽訂采購合同。采購合同應符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務。3.采購合同簽訂后，倉儲采購部應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應商有違約行為，應及時采取措施，追究其違約責任。5.4物資驗收1.采購物資到貨前，倉儲采購部應提前通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，由質(zhì)量部門按照既定的質(zhì)量檢驗標準進行檢驗，檢驗內(nèi)容包括物資的規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、性能指標等。對于重要物資或關(guān)鍵零部件，必要時可委托專業(yè)檢測機構(gòu)進行檢驗。3.需求部門和倉儲部門共同對物資的數(shù)量、規(guī)格型號等進行核對驗收。如驗收合格，填寫《物資驗收單》；如發(fā)現(xiàn)不合格物資，質(zhì)量部門應出具《不合格品報告》，說明不合格原因及處理意見。4.對于不合格物資，根據(jù)不合格情況的嚴重程度，采取退貨、換貨、補貨、降價處理等方式解決。處理結(jié)果應及時通知供應商，并做好記錄。5.5采購付款1.采購物資驗收合格后，倉儲采購部應及時整理相關(guān)發(fā)票、合同、驗收單等資料，提交財務部門辦理付款手續(xù)。2.財務部門按照采購合同約定的付款方式和付款期限，對相關(guān)資料進行審核，審核無誤后辦理付款。3.在付款過程中，如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行存在問題或爭議，財務部門應及時與倉儲采購部和需求部門溝通協(xié)調(diào)，共同解決問題后再辦理付款。六、采購風險管理6.1風險識別與評估1.倉儲采購部定期組織相關(guān)人員對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，風險識別應涵蓋采購計劃、供應商管理、采購合同、采購驗收、采購付款等各個環(huán)節(jié)。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度，并根據(jù)評估結(jié)果對風險進行排序。6.2風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于風險發(fā)生可能性較低且影響程度較小的風險，采取風險接受策略；對于風險發(fā)生可能性較高或影響程度較大的風險，采取風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移等策略。2.建立采購風險預警機制，設定關(guān)鍵風險指標和風險閾值。當風險指標接近或超過閾值時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關(guān)人員采取措施防范風險。3.加強采購人員的風險管理培訓，提高其風險意識和應對風險的能力。同時，建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購活動的全過程監(jiān)督，確保各項風險應對措施得到有效執(zhí)行。七、采購信息管理7.1采購文檔管理1.倉儲采購部負責采購文檔的收集、整理、歸檔和保管工作。采購文檔包括采購申請表、采購合同、供應商資料、驗收單、發(fā)票、付款憑證等。2.采購文檔應按照類別和時間順序進行分類存放，確保文檔的完整性和可查閱性。同時，建立電子檔案庫，對重要采購文檔進行電子備份，便于長期保存和查詢。3.制定采購文檔借閱制度，嚴格規(guī)范借閱流程。因工作需要借閱采購文檔的，需填寫《采購文檔借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，方可借閱，并按時歸還。歸還時，應檢查文檔的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應追究借閱人的責任。7.2采購數(shù)據(jù)分析1.定期對采購數(shù)據(jù)進行收集、整理和分析，分析內(nèi)容包括采購金額、采購數(shù)量、采購價格、供應商供貨情況、采購周期等方面。2.通過采購數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動的規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和潛在風險，為采購決策提供依據(jù)。3.根據(jù)采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進采購工作的建議和措施，如優(yōu)化采購計劃、調(diào)整供應商結(jié)構(gòu)、改進采購方式等，不斷提高采購管理水平和采購效益。八、監(jiān)督與檢查8.1內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對倉儲采購部的采購活動進行審計監(jiān)督，審計內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購資金的使用情況、供應商管理情況等。2.倉儲采購部應定期開展內(nèi)部自查工作，對采購業(yè)務流程進行梳理和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。3.接受公司其他部門和員工的監(jiān)督舉報，對舉報事項進行