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文檔簡(jiǎn)介
倉(cāng)儲(chǔ)變更管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司倉(cāng)儲(chǔ)變更管理流程,確保倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)的準(zhǔn)確性、高效性和安全性,保障公司資產(chǎn)的合理使用與有效管理,滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及倉(cāng)儲(chǔ)變更的相關(guān)部門(mén)和人員,包括但不限于采購(gòu)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等。3.基本原則合規(guī)性原則:倉(cāng)儲(chǔ)變更管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度。準(zhǔn)確性原則:確保變更信息的準(zhǔn)確傳遞和記錄,避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致倉(cāng)儲(chǔ)管理混亂。及時(shí)性原則:及時(shí)處理倉(cāng)儲(chǔ)變更事項(xiàng),減少對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的影響。審批原則:所有倉(cāng)儲(chǔ)變更必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的審批流程,確保變更的必要性和合理性。二、倉(cāng)儲(chǔ)變更的類(lèi)型1.倉(cāng)庫(kù)布局變更包括倉(cāng)庫(kù)區(qū)域劃分調(diào)整、貨架布局調(diào)整、存儲(chǔ)通道變更等。此類(lèi)變更旨在優(yōu)化倉(cāng)庫(kù)空間利用,提高倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)效率,適應(yīng)業(yè)務(wù)量變化或產(chǎn)品存儲(chǔ)要求改變。2.存儲(chǔ)方式變更例如從傳統(tǒng)的托盤(pán)存儲(chǔ)改為貨架存儲(chǔ)、采用新的貨物堆放方式等。存儲(chǔ)方式的變更通常基于提高貨物存儲(chǔ)密度、便于貨物管理和保護(hù)貨物質(zhì)量等考慮。3.貨物存儲(chǔ)位置變更指將貨物從一個(gè)存儲(chǔ)位置轉(zhuǎn)移到另一個(gè)位置。可能是由于貨物分類(lèi)調(diào)整、先進(jìn)先出原則執(zhí)行、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)等原因?qū)е隆?.倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備變更涵蓋倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的增減、更換或升級(jí),如新增自動(dòng)化倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備、更換貨架、更新搬運(yùn)工具等。設(shè)備變更旨在提升倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)的自動(dòng)化水平、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、提高作業(yè)準(zhǔn)確性和效率。5.庫(kù)存數(shù)量變更包括貨物的入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)撥、盤(pán)點(diǎn)等導(dǎo)致的庫(kù)存數(shù)量增減。庫(kù)存數(shù)量的準(zhǔn)確變更對(duì)于公司的庫(kù)存管理、成本核算和財(cái)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。三、倉(cāng)儲(chǔ)變更管理流程1.變更申請(qǐng)申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)變更申請(qǐng)表:當(dāng)出現(xiàn)需要進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)變更的情況時(shí),申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)《倉(cāng)儲(chǔ)變更申請(qǐng)表》,內(nèi)容包括變更的類(lèi)型、原因、預(yù)計(jì)變更時(shí)間、變更涉及的倉(cāng)庫(kù)區(qū)域、貨物信息、設(shè)備信息等。提交申請(qǐng):將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交給倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。申請(qǐng)表應(yīng)附上相關(guān)的說(shuō)明材料,如倉(cāng)庫(kù)布局調(diào)整的設(shè)計(jì)圖紙、存儲(chǔ)方式變更的可行性報(bào)告、設(shè)備變更的技術(shù)方案等,以便審核人員全面了解變更情況。2.初步審核倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核:倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人接到變更申請(qǐng)后,對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的合理性、可行性以及對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)的影響進(jìn)行初步評(píng)估。提出審核意見(jiàn):若申請(qǐng)內(nèi)容合理且具備實(shí)施條件,倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽署同意意見(jiàn),并提交給相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽;若申請(qǐng)內(nèi)容存在問(wèn)題或不合理之處,應(yīng)注明原因并退回申請(qǐng)部門(mén),要求其修改完善后重新提交。3.業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽采購(gòu)部門(mén)會(huì)簽:涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)的倉(cāng)儲(chǔ)變更,采購(gòu)部門(mén)需對(duì)變更可能對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、到貨安排等方面產(chǎn)生的影響進(jìn)行評(píng)估,并在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)。例如,如果倉(cāng)庫(kù)布局變更導(dǎo)致部分貨物存儲(chǔ)位置改變,采購(gòu)部門(mén)需要考慮是否需要調(diào)整供應(yīng)商送貨地址或送貨時(shí)間。銷(xiāo)售部門(mén)會(huì)簽:對(duì)于與銷(xiāo)售相關(guān)的倉(cāng)儲(chǔ)變更,銷(xiāo)售部門(mén)要評(píng)估變更對(duì)訂單處理、發(fā)貨效率等的影響。例如,存儲(chǔ)方式變更可能影響貨物的揀選速度,銷(xiāo)售部門(mén)需確認(rèn)是否會(huì)對(duì)客戶(hù)訂單的交付時(shí)間產(chǎn)生影響,并提出相應(yīng)的建議。生產(chǎn)部門(mén)會(huì)簽(如有需要):若倉(cāng)儲(chǔ)變更與生產(chǎn)過(guò)程相關(guān),如原材料存儲(chǔ)位置變更影響到生產(chǎn)領(lǐng)料的便利性,生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)參與會(huì)簽,評(píng)估變更對(duì)生產(chǎn)流程的影響,并提出確保生產(chǎn)順利進(jìn)行的措施。各業(yè)務(wù)部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽并簽署意見(jiàn):會(huì)簽時(shí)間一般根據(jù)變更的復(fù)雜程度設(shè)定,原則上不超過(guò)[X]個(gè)工作日。各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容,從本部門(mén)業(yè)務(wù)角度出發(fā),全面評(píng)估變更的影響,并明確表達(dá)同意或不同意的意見(jiàn)以及相關(guān)建議。4.審批會(huì)簽完成后提交審批:申請(qǐng)表經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽后,提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門(mén)的意見(jiàn)以及公司整體業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、資源狀況等因素,綜合評(píng)估倉(cāng)儲(chǔ)變更的必要性和可行性,做出最終審批決定。審批結(jié)果通知:審批結(jié)果以書(shū)面形式通知申請(qǐng)部門(mén)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)。若審批通過(guò),申請(qǐng)部門(mén)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)按照變更計(jì)劃組織實(shí)施;若審批不通過(guò),申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)修改申請(qǐng)內(nèi)容后重新提交審批。5.變更實(shí)施制定變更實(shí)施方案:倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的變更申請(qǐng),制定詳細(xì)的變更實(shí)施方案。方案應(yīng)明確變更的步驟、時(shí)間安排、責(zé)任分工、風(fēng)險(xiǎn)防控措施等內(nèi)容。對(duì)于復(fù)雜的倉(cāng)儲(chǔ)變更,如倉(cāng)庫(kù)布局大規(guī)模調(diào)整或新設(shè)備的安裝調(diào)試,還應(yīng)制定具體的項(xiàng)目計(jì)劃,確保變更實(shí)施過(guò)程有序進(jìn)行。組織實(shí)施變更:按照變更實(shí)施方案,各相關(guān)部門(mén)協(xié)同配合進(jìn)行變更操作。在實(shí)施過(guò)程中,倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)指揮和協(xié)調(diào),確保各項(xiàng)操作符合安全規(guī)范和質(zhì)量要求;采購(gòu)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)等部門(mén)根據(jù)各自職責(zé)做好相應(yīng)的配合工作,如調(diào)整采購(gòu)訂單、處理銷(xiāo)售訂單、協(xié)調(diào)生產(chǎn)安排等。實(shí)時(shí)監(jiān)控變更進(jìn)度:建立變更進(jìn)度監(jiān)控機(jī)制,定期對(duì)變更實(shí)施情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,確保變更按照預(yù)定計(jì)劃順利完成。如因特殊原因需要調(diào)整變更進(jìn)度,應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并獲得批準(zhǔn)。6.驗(yàn)收變更完成后申請(qǐng)驗(yàn)收:倉(cāng)儲(chǔ)變更完成后,倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)向公司相關(guān)部門(mén)提交《倉(cāng)儲(chǔ)變更驗(yàn)收申請(qǐng)》,并附上變更前后的對(duì)比資料、運(yùn)行測(cè)試報(bào)告等相關(guān)文件。成立驗(yàn)收小組:由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組,對(duì)變更項(xiàng)目進(jìn)行全面驗(yàn)收。驗(yàn)收小組應(yīng)根據(jù)變更申請(qǐng)的要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)變更內(nèi)容的實(shí)施效果進(jìn)行檢查和評(píng)估。驗(yàn)收內(nèi)容:倉(cāng)庫(kù)布局變更驗(yàn)收:檢查倉(cāng)庫(kù)區(qū)域劃分是否符合設(shè)計(jì)要求,貨架布局是否合理,存儲(chǔ)通道是否暢通,標(biāo)識(shí)是否清晰準(zhǔn)確等。存儲(chǔ)方式變更驗(yàn)收:評(píng)估新的存儲(chǔ)方式是否滿(mǎn)足貨物存儲(chǔ)和管理的要求,貨物存儲(chǔ)是否安全、穩(wěn)定,是否便于操作和盤(pán)點(diǎn)等。貨物存儲(chǔ)位置變更驗(yàn)收:核對(duì)貨物實(shí)際存儲(chǔ)位置與變更后的記錄是否一致,確保庫(kù)存信息準(zhǔn)確無(wú)誤。倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備變更驗(yàn)收:檢查新增、更換或升級(jí)的設(shè)備是否正常運(yùn)行,各項(xiàng)性能指標(biāo)是否達(dá)到要求,設(shè)備操作是否便捷、安全等。庫(kù)存數(shù)量變更驗(yàn)收:對(duì)變更后的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),核實(shí)庫(kù)存數(shù)量的準(zhǔn)確性,檢查庫(kù)存賬目與實(shí)際庫(kù)存是否相符。出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告:驗(yàn)收小組根據(jù)驗(yàn)收情況出具《倉(cāng)儲(chǔ)變更驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》,明確變更項(xiàng)目是否通過(guò)驗(yàn)收。若驗(yàn)收合格,報(bào)告中應(yīng)說(shuō)明變更實(shí)施效果達(dá)到預(yù)期目標(biāo);若驗(yàn)收不合格,應(yīng)詳細(xì)列出存在的問(wèn)題及整改要求,要求倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)限期整改后重新申請(qǐng)驗(yàn)收。四、倉(cāng)儲(chǔ)變更過(guò)程中的溝通與協(xié)調(diào)1.內(nèi)部溝通機(jī)制定期召開(kāi)溝通會(huì)議:在倉(cāng)儲(chǔ)變更實(shí)施過(guò)程中,由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人組織定期召開(kāi)溝通會(huì)議,相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)參加。會(huì)議主要匯報(bào)變更進(jìn)展情況,協(xié)調(diào)解決實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)溝通各部門(mén)之間的工作銜接情況,確保信息共享和協(xié)同工作順暢進(jìn)行。建立信息共享平臺(tái):利用公司內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)或?qū)iT(mén)的溝通平臺(tái),及時(shí)發(fā)布倉(cāng)儲(chǔ)變更的相關(guān)信息,包括變更通知、實(shí)施方案、進(jìn)度報(bào)告、問(wèn)題反饋等。各部門(mén)人員可通過(guò)該平臺(tái)隨時(shí)獲取所需信息,進(jìn)行在線(xiàn)溝通和交流,提高溝通效率和透明度。2.與外部合作伙伴的溝通協(xié)調(diào)(如有)供應(yīng)商溝通:若倉(cāng)儲(chǔ)變更涉及到供應(yīng)商送貨地址、送貨時(shí)間或包裝要求等方面的調(diào)整,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào),確保供應(yīng)商了解變更情況并能夠按照要求配合。提前向供應(yīng)商發(fā)送書(shū)面變更通知,明確變更的具體內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn),與供應(yīng)商協(xié)商解決方案,如調(diào)整送貨計(jì)劃、更換包裝材料等,避免因溝通不暢導(dǎo)致交貨延誤或貨物損壞等問(wèn)題。客戶(hù)溝通:對(duì)于因倉(cāng)儲(chǔ)變更可能影響到客戶(hù)訂單交付的情況,銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)進(jìn)行溝通解釋。向客戶(hù)說(shuō)明變更的原因、預(yù)計(jì)對(duì)交貨時(shí)間和方式的影響,并提供相應(yīng)的解決方案,如加急發(fā)貨、調(diào)整運(yùn)輸方式等,爭(zhēng)取客戶(hù)的理解和支持,維護(hù)良好的客戶(hù)關(guān)系。五、倉(cāng)儲(chǔ)變更的風(fēng)險(xiǎn)防控1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別組織相關(guān)人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別:在倉(cāng)儲(chǔ)變更申請(qǐng)階段,由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)牽頭,組織采購(gòu)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)等相關(guān)人員對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別。從倉(cāng)庫(kù)運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)流程、人員安全、貨物質(zhì)量等多個(gè)角度分析變更可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)因素。常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)列舉:操作風(fēng)險(xiǎn):變更實(shí)施過(guò)程中可能因操作不當(dāng)導(dǎo)致貨物損壞、設(shè)備故障、人員受傷等。庫(kù)存管理風(fēng)險(xiǎn):庫(kù)存數(shù)量變更不準(zhǔn)確、庫(kù)存信息更新不及時(shí)可能導(dǎo)致庫(kù)存積壓或缺貨,影響公司的正常運(yùn)營(yíng)。業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn):倉(cāng)儲(chǔ)變更可能打亂原有的采購(gòu)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)流程,導(dǎo)致訂單處理不及時(shí)、生產(chǎn)延誤等問(wèn)題。溝通風(fēng)險(xiǎn):內(nèi)部溝通不暢或與外部合作伙伴溝通協(xié)調(diào)不到位,可能導(dǎo)致信息傳遞錯(cuò)誤、工作銜接不順,影響變更實(shí)施進(jìn)度和效果。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估:采用定性與定量相結(jié)合的方法,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評(píng)估。根據(jù)評(píng)估結(jié)果,將風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略:針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn),制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事件,應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控和嚴(yán)格防控措施,如制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案、增加資源投入等;對(duì)于中等風(fēng)險(xiǎn)事件,實(shí)施適當(dāng)?shù)目刂拼胧訌?qiáng)過(guò)程監(jiān)控和管理;對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)事件,進(jìn)行適當(dāng)關(guān)注,采取必要的預(yù)防措施。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與應(yīng)對(duì)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制:在倉(cāng)儲(chǔ)變更實(shí)施過(guò)程中,持續(xù)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控。定期收集風(fēng)險(xiǎn)信息,跟蹤風(fēng)險(xiǎn)變化情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素或原有風(fēng)險(xiǎn)的變化趨勢(shì)。及時(shí)處理風(fēng)險(xiǎn)事件:一旦風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生,相關(guān)責(zé)任部門(mén)應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案,采取有效的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行處理。及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),組織力量進(jìn)行救援、搶修、調(diào)整業(yè)務(wù)流程等工作,將風(fēng)險(xiǎn)損失降到最低程度。處理完成后,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行總結(jié)分析,找出原因,制定改進(jìn)措施,防止類(lèi)似風(fēng)險(xiǎn)事件再次發(fā)生。六、倉(cāng)儲(chǔ)變更相關(guān)的文檔管理1.文檔分類(lèi)變更申請(qǐng)表:記錄倉(cāng)儲(chǔ)變更申請(qǐng)的詳細(xì)信息,包括申請(qǐng)部門(mén)、變更類(lèi)型、原因、預(yù)計(jì)變更時(shí)間、涉及內(nèi)容等,是變更管理的起始文件。會(huì)簽意見(jiàn)表:各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)變更申請(qǐng)的審核意見(jiàn)記錄,體現(xiàn)了各部門(mén)對(duì)變更的評(píng)估和建議,為審批決策提供參考依據(jù)。審批文件:公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)變更申請(qǐng)的審批結(jié)果文件,明確了變更是否獲批以及相關(guān)要求。變更實(shí)施方案:詳細(xì)描述倉(cāng)儲(chǔ)變更實(shí)施步驟、時(shí)間安排、責(zé)任分工等內(nèi)容的文件,是指導(dǎo)變更實(shí)施的重要依據(jù)。驗(yàn)收申請(qǐng):倉(cāng)儲(chǔ)變更完成后,申請(qǐng)驗(yàn)收的文件,包括變更項(xiàng)目概述、申請(qǐng)驗(yàn)收的理由等。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告:驗(yàn)收小組對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)變更項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收后出具的報(bào)告,記錄驗(yàn)收結(jié)果、存在問(wèn)題及整改建議等。其他相關(guān)文件:如倉(cāng)庫(kù)布局變更的設(shè)計(jì)圖紙、存儲(chǔ)方式變更的可行性報(bào)告、設(shè)備變更的技術(shù)方案、與外部合作伙伴溝通的函件等,與倉(cāng)儲(chǔ)變更相關(guān)的各類(lèi)支持性文件。2.文檔保存建立專(zhuān)門(mén)的文檔管理文件夾:在公司的文件管理系統(tǒng)中,為倉(cāng)儲(chǔ)變更管理建立專(zhuān)門(mén)的文件夾,按照文檔分類(lèi)進(jìn)行歸檔存放。確保各類(lèi)文檔存儲(chǔ)有序,便于查找和使用。規(guī)定保存期限:明確各類(lèi)倉(cāng)儲(chǔ)變更文檔的保存期限,一般重要的文檔保存期限為[X]年,以便日后查詢(xún)和追溯。保存期限屆滿(mǎn)后,按照公司的檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。3.文檔查閱與借閱查閱權(quán)限設(shè)定:根據(jù)工作需要,設(shè)定不同人員對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)變更文檔的查閱權(quán)限。例如,倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)員工可查閱與本部門(mén)相關(guān)的變更文檔;涉及多個(gè)部門(mén)的綜合變更文檔,需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,相關(guān)部門(mén)人員方可查閱。借閱流程:如需借閱倉(cāng)儲(chǔ)變更文檔,應(yīng)填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》,說(shuō)明借閱原因、借閱時(shí)間等信息,經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和文檔管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保
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