人防檔案管理制度VIP

人防檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人防檔案管理，確保人防檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮人防檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)與人防工作相關(guān)的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司人防檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司人防工作的實(shí)際情況。3.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的人防檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司人防檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司人防檔案，包括文件、資料、圖表、聲像等各種載體的檔案。3.對(duì)各部門(mén)形成的人防檔案進(jìn)行定期收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的人防檔案管理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)人防檔案的形成、積累和初步整理工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門(mén)移交。2.配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、歸檔、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。4.對(duì)所管理的檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.國(guó)家和地方有關(guān)人防工作的法律法規(guī)、政策文件。2.公司制定的人防工作相關(guān)制度、規(guī)定、辦法等。3.人防工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件資料。4.人防設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維護(hù)等記錄。5.人防演練計(jì)劃、方案、總結(jié)及相關(guān)記錄。6.人防宣傳教育活動(dòng)的資料，包括圖片、文字、影像等。7.與其他單位或部門(mén)簽訂的人防工作相關(guān)協(xié)議、合同。8.人防工作中形成的各類(lèi)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。9.其他與人防工作有關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的人防檔案材料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無(wú)法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。4.收集的檔案材料應(yīng)按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于移交檔案管理部門(mén)。（三）整理方法1.分類(lèi)。根據(jù)人防檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為法律法規(guī)類(lèi)、制度文件類(lèi)、工程建設(shè)類(lèi)、設(shè)備設(shè)施類(lèi)、演練活動(dòng)類(lèi)、宣傳教育類(lèi)、協(xié)議合同類(lèi)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)。對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂。對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的檔案材料進(jìn)行整理和修復(fù)，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。4.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查詢(xún)和檢索。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的人防檔案整理完畢，并移交檔案管理部門(mén)歸檔。對(duì)于重大人防項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)等信息。3.將檔案及移交清單一并移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。4.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門(mén)在移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫(kù)保管。五、檔案的保管（一）保管期限人防檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及國(guó)家機(jī)密、重要?dú)v史資料、具有長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價(jià)值等因素，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱人防檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱公司人防檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信和查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合條件的，予以辦理手續(xù)，并提供必要的幫助和指導(dǎo)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱、借閱檔案的期限應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)表上注明的期限執(zhí)行，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.查閱、借閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整和安全。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理部門(mén)應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司人防檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案的目錄信息和全文信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（二）檔案信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和編目的要求，及時(shí)將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，對(duì)新形成的檔案及時(shí)錄入，對(duì)已變更的檔案信息及時(shí)修改，保證數(shù)據(jù)庫(kù)信息與實(shí)際檔案一致。（三）檔案信息查詢(xún)與利用1.公司內(nèi)部人員可通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查詢(xún)?nèi)朔罊n案信息，提高檔案利用效率。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.各部門(mén)檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案管理人員的工作情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。檔案管理部門(mén)每年對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查。檔案管理部門(mén)不定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行抽查