檔案行業(yè)部門管理制度

檔案行業(yè)部門管理制度一、總則1.目的本管理制度旨在規(guī)范檔案行業(yè)部門的各項(xiàng)工作流程，確保檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為公司的發(fā)展提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于檔案行業(yè)部門全體工作人員，包括檔案管理人員、檔案整理人員、檔案利用服務(wù)人員等。3.基本原則真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。完整性原則：全面收集和整理公司在各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類檔案，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高檔案服務(wù)工作的效率和質(zhì)量，滿足公司各部門及相關(guān)人員對檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)分工1.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案行業(yè)部門的日常管理工作，制定部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)與公司其他部門的關(guān)系，確保檔案管理工作與公司整體業(yè)務(wù)工作的有效銜接。審核檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，定期對部門工作進(jìn)行總結(jié)和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。負(fù)責(zé)檔案管理工作所需資源的配置和調(diào)配，包括人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等，保障檔案管理工作的正常開展。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。建立和維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，錄入檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，方便檔案的查詢和利用。對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案的損壞、丟失等問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。按照檔案保管期限和保密要求，對檔案進(jìn)行妥善保管，做好檔案庫房的安全管理工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜等。負(fù)責(zé)接待檔案利用者，按照規(guī)定為其提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和記錄工作。3.檔案整理人員職責(zé)根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對各類檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的條理清晰、排列有序。對檔案進(jìn)行編目和編號，編制檔案目錄和檢索工具，方便檔案的查找和利用。協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行檔案的裝訂和裝盒工作，保證檔案的整齊美觀和牢固耐用。對整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題，及時(shí)反饋給檔案管理人員，并協(xié)助進(jìn)行處理。4.檔案利用服務(wù)人員職責(zé)負(fù)責(zé)受理檔案利用申請，對申請進(jìn)行審核，確保申請的合理性和合規(guī)性。根據(jù)檔案利用者的需求，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助利用者查找和獲取所需檔案信息。對檔案利用情況進(jìn)行登記和記錄，包括利用時(shí)間、利用者姓名、利用目的、利用檔案內(nèi)容等，建立檔案利用臺賬。向檔案利用者宣傳檔案利用的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)，提醒利用者保護(hù)檔案的安全和機(jī)密。定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)檔案利用工作中存在的問題和需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供參考依據(jù)。三、檔案收集1.收集范圍公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括但不限于行政文件、財(cái)務(wù)文件、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、人事檔案、項(xiàng)目檔案等。公司對外交往中形成的文件材料，如信函、傳真、電子郵件、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議等。公司內(nèi)部各部門在工作過程中產(chǎn)生的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表、記錄等。公司員工個(gè)人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，如工作筆記、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)方案等。公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，底稿與正文、附件等應(yīng)一并收集。對于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，保證電子文件的真實(shí)性和完整性。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。各部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將其整理后移交至檔案行業(yè)部門。檔案行業(yè)部門應(yīng)及時(shí)對接收的文件材料進(jìn)行核對和登記，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。3.收集流程各部門文件材料收集人員定期對本部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行清理和整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。將整理好的文件材料填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明文件材料的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，一式兩份，一份留存本部門，一份隨文件材料一同移交至檔案行業(yè)部門。檔案行業(yè)部門接收人員對移交的文件材料進(jìn)行核對，核對無誤后在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將其中一份返還給移交部門作為回執(zhí)。檔案管理人員對接收的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步的審核和整理，不符合收集要求的及時(shí)與移交部門聯(lián)系補(bǔ)充或更正。四、檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。便于檔案的保管和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.分類標(biāo)準(zhǔn)年度分類法：根據(jù)文件材料形成的年度進(jìn)行分類，同一年度的文件材料集中排列在一起。組織機(jī)構(gòu)分類法：按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，將文件材料分為不同的類別，每個(gè)組織機(jī)構(gòu)下再按照年度進(jìn)行細(xì)分。問題分類法：根據(jù)文件材料所反映的問題或主題，將其分為若干類別，如行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、技術(shù)等，每個(gè)類別下再按照年度和組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行排列。保管期限分類法：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價(jià)值，確定其保管期限，分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年），不同保管期限的文件材料分別整理。3.整理步驟裝訂：對紙張破損、字跡模糊、頁面不整齊的文件材料進(jìn)行修復(fù)和裝訂，使其整齊、牢固。裝訂應(yīng)使用線繩或縫紉機(jī)，避免使用金屬釘?shù)瓤赡軐n案造成損壞的裝訂方式。分類：根據(jù)確定的分類標(biāo)準(zhǔn)，對文件材料進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料集中在一起。編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和連貫性，便于檔案的標(biāo)識和查詢。編號規(guī)則應(yīng)明確、統(tǒng)一，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰、準(zhǔn)確，一式多份，一份留存檔案庫，一份作為檢索工具供查閱使用，同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中錄入相應(yīng)信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。每個(gè)檔案盒內(nèi)的檔案應(yīng)按照編號順序排列，并在盒脊上標(biāo)注檔案起止編號。五、檔案保管1.保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內(nèi)溫度應(yīng)控制在[適宜溫度范圍]℃，相對濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]%。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。2.保管要求按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列存放在檔案架上，便于查找和管理。對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)進(jìn)行分開存放，并有明顯的標(biāo)識。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，檢查檔案的保管狀況、有無損壞或丟失等情況。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查，確保數(shù)據(jù)的可用性。嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，如需進(jìn)入，必須經(jīng)過檔案部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。3.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。成立檔案鑒定小組，由檔案行業(yè)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案逐卷進(jìn)行審查，提出鑒定意見，形成檔案鑒定報(bào)告。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保銷毀過程的徹底和安全。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。六、檔案利用1.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。公司員工因個(gè)人工作或?qū)W習(xí)需要查閱與其本人相關(guān)的檔案。因法律法規(guī)要求或其他特殊原因，需要向公司以外的單位或個(gè)人提供檔案查閱的情況。2.利用流程申請：檔案利用者填寫《檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并簽字確認(rèn)。申請表應(yīng)提交至檔案行業(yè)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核：檔案行業(yè)部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查申請的合理性和合規(guī)性。對于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案利用申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審核通過后，在申請表上簽署意見并加蓋部門印章。查閱：檔案利用者憑審核通過的《檔案利用申請表》到檔案庫房查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為其提供所需檔案，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保檔案的安全和完整。查閱過程中，檔案利用者不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。借閱：對于需要借閱檔案的情況，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定期限]天，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息。檔案管理人員應(yīng)將檔案交借閱者當(dāng)面清點(diǎn)，并提醒借閱者妥善保管檔案，按時(shí)歸還。歸還：借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確認(rèn)檔案無損壞、丟失等情況后，在借閱登記表上注明歸還時(shí)間，并辦理注銷借閱手續(xù)。3.利用登記檔案利用服務(wù)人員應(yīng)建立檔案利用臺賬，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用申請時(shí)間、利用者姓名、部門、利用目的、利用檔案內(nèi)容、查閱或借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。檔案利用臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的信息化水平和效率。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，方便公司各部門及相關(guān)人員對檔案信息的查詢和利用，為公司的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。保障檔案信息的安全，采取有效的安全防護(hù)措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.系統(tǒng)功能模塊檔案錄入模塊：用于錄入檔案的基本信息，包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等，以及檔案的數(shù)字化副本。檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按分類檢索、按日期檢索等，方便用戶快速查找所需檔案信息。檔案借閱模塊：用于辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱者信息、借閱檔案信息、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，并進(jìn)行借閱權(quán)限控制。檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊：對檔案利用情況、檔案數(shù)量、檔案類別等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。系統(tǒng)管理模塊：包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)設(shè)置等功能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和編目要求，將檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案管理信息系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括檔案信息的修改、補(bǔ)充、刪除等操作。同時(shí)，對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行存儲(chǔ)。加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)功能模塊。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督檔案行業(yè)部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的保管狀況、利用情況等進(jìn)行檢查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對檔案管理工作進(jìn)行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行督促整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行考核