測繪成果及資料檔案管理制度VIP

測繪成果及資料檔案管理制度一、總則1.目的為了加強公司測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果及資料的安全、完整、有效利用，提高公司測繪工作水平和質(zhì)量管理效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測繪成果及資料檔案管理的部門和人員，包括但不限于測繪項目組、資料室、檔案室等。3.定義（1）測繪成果：指通過測繪活動所獲得的各種數(shù)據(jù)、圖件、報告等資料，包括地形測量成果、工程測量成果、地籍測量成果、地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。（2）資料檔案：指與測繪項目相關(guān)的各類文件、資料、圖表、記錄等，包括測繪合同、技術(shù)設(shè)計書、原始觀測數(shù)據(jù)、計算資料、圖件清繪、檢查驗收記錄、成果報告等。二、職責(zé)分工1.項目負(fù)責(zé)人職責(zé)（1）負(fù)責(zé)組織本項目測繪工作的實施，確保測繪成果質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。（2）按照檔案管理規(guī)定，及時整理、收集本項目的資料檔案，對資料的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（3）在項目完成后，向資料室提交完整的測繪成果及資料檔案，并辦理交接手續(xù)。2.資料室職責(zé)（1）負(fù)責(zé)公司測繪資料檔案的集中統(tǒng)一管理，制定資料檔案管理制度并組織實施。（2）接收、審核各項目提交的測繪成果及資料檔案，進行分類、編號、登記、上架保管。（3）建立資料檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。（4）對資料檔案進行定期檢查、維護，確保資料檔案的安全和完整。3.檔案室職責(zé)（1）負(fù)責(zé)公司測繪成果及資料檔案的長期保存和保密工作。（2）按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司規(guī)定，對檔案進行整理、編目、裝訂、歸檔等工作。（3）提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。4.公司管理層職責(zé)（1）負(fù)責(zé)審批測繪成果及資料檔案管理制度和重大檔案管理事項。（2）監(jiān)督檢查測繪成果及資料檔案管理工作的執(zhí)行情況，對違反制度的行為進行處理。（3）保障測繪成果及資料檔案管理工作所需的資源和條件。三、測繪成果管理1.成果生產(chǎn)（1）測繪項目應(yīng)按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及公司制定的技術(shù)設(shè)計書進行組織實施。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格控制測繪過程，確保成果質(zhì)量。（2）測繪原始數(shù)據(jù)和資料應(yīng)及時記錄、整理，做到真實、準(zhǔn)確、完整。記錄應(yīng)使用規(guī)定的格式和符號，字跡清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（3）測繪成果的計算、處理應(yīng)采用合法、有效的方法和軟件，計算過程和結(jié)果應(yīng)進行嚴(yán)格審核，確保成果精度符合要求。2.成果質(zhì)量檢查（1）測繪成果實行三級檢查制度，即作業(yè)員自檢、項目組互檢和質(zhì)量管理部門專檢。（2）作業(yè)員應(yīng)在完成每一項測繪任務(wù)后進行自檢，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行修改。（3）項目組在作業(yè)員自檢的基礎(chǔ)上，組織互檢。互檢應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致，對發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄，并要求作業(yè)員進行整改。（4）質(zhì)量管理部門應(yīng)按照規(guī)定的比例和方法對測繪成果進行專檢，專檢合格后方可提交驗收。3.成果驗收（1）測繪成果完成后，應(yīng)及時提交驗收。驗收工作應(yīng)由公司質(zhì)量管理部門組織，邀請相關(guān)專家和委托方代表參加。（2）驗收應(yīng)依據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及合同要求進行，對成果的質(zhì)量、完整性、準(zhǔn)確性等方面進行全面檢查。（3）驗收合格的測繪成果應(yīng)出具驗收報告，驗收報告應(yīng)包含成果概況、驗收依據(jù)、驗收方法、驗收結(jié)論等內(nèi)容。（4）對驗收不合格的測繪成果，應(yīng)要求項目組進行整改，整改后重新提交驗收，直至驗收合格為止。4.成果交付（1）測繪成果經(jīng)驗收合格后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照合同要求及時向委托方交付成果。交付成果應(yīng)包括紙質(zhì)圖件、電子數(shù)據(jù)、成果報告等，并辦理交付手續(xù)。（2）交付成果應(yīng)確保其準(zhǔn)確性、完整性和可讀性，交付的電子數(shù)據(jù)應(yīng)符合相關(guān)格式要求，并進行備份。（3）在交付成果時，應(yīng)向委托方提供必要的技術(shù)說明和售后服務(wù)承諾，解答委托方在使用過程中遇到的問題。四、資料檔案收集與整理1.資料收集范圍（1）測繪項目從立項到成果交付全過程中形成的各類文件、資料、圖表、記錄等，包括測繪合同、技術(shù)設(shè)計書、原始觀測數(shù)據(jù)、計算資料、圖件清繪、檢查驗收記錄、成果報告等。（2）與測繪業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、行業(yè)動態(tài)等文件資料。（3）公司內(nèi)部關(guān)于測繪項目管理、質(zhì)量管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的文件、通知、總結(jié)等。2.收集要求（1）項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在測繪項目實施過程中，及時收集本項目產(chǎn)生的各類資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（2）資料應(yīng)按照類別進行初步整理，同一類資料應(yīng)集中存放，并標(biāo)注清楚項目名稱、資料名稱、日期等關(guān)鍵信息。（3）對于重要的原始資料和電子數(shù)據(jù)，應(yīng)進行備份保存，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.整理原則（1）資料檔案整理應(yīng)遵循真實性、系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，確保資料能夠真實反映測繪項目的全過程。（2）按照檔案管理的分類方法，對資料進行分類整理，同一項目的資料應(yīng)按照一定的邏輯順序排列，便于查閱和管理。（3）對每份資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于標(biāo)識和檢索。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則編制，體現(xiàn)項目名稱、資料類別、順序號等信息。4.整理方法（1）紙質(zhì)資料應(yīng)進行分類裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，頁面應(yīng)平整。對于圖紙類資料，應(yīng)折疊成A4紙大小并裝訂成冊。（2）電子資料應(yīng)按照分類目錄進行存儲，文件命名應(yīng)規(guī)范，體現(xiàn)項目名稱、資料內(nèi)容、日期等信息。電子資料應(yīng)定期進行整理和備份，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。（3）對整理好的資料檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包含資料編號、名稱、日期、來源等信息，方便查詢和檢索。五、資料檔案歸檔1.歸檔流程（1）項目完成后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時將整理好的測繪成果及資料檔案提交給資料室。提交資料時應(yīng)填寫資料交接清單，注明資料的名稱、數(shù)量、交接日期等信息。（2）資料室收到項目提交的資料后，應(yīng)進行認(rèn)真審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對于不符合要求的資料，應(yīng)退回項目組進行補充或整改。（3）審核通過的資料檔案，資料室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、登記，并上架保管。同時，應(yīng)建立資料檔案電子臺賬，記錄資料的基本信息和存放位置。2.歸檔時間測繪項目成果及資料檔案應(yīng)在項目驗收合格后[X]個工作日內(nèi)歸檔。對于重大項目或有特殊要求的項目，應(yīng)按照公司規(guī)定的時間節(jié)點及時歸檔。3.歸檔要求（1）歸檔的資料檔案應(yīng)確保其真實性、完整性和準(zhǔn)確性，不得隨意篡改或缺失。（2）歸檔的資料檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行整理，紙質(zhì)資料應(yīng)裝訂整齊、規(guī)范，電子資料應(yīng)存儲在規(guī)定的介質(zhì)上，并確保數(shù)據(jù)的可讀性。（3）歸檔的資料檔案應(yīng)進行分類存放，不同項目、不同類別的資料應(yīng)分開存放，便于管理和查詢。同時，應(yīng)建立相應(yīng)的索引和標(biāo)識，方便快速定位和查找資料。六、資料檔案保管1.保管環(huán)境要求（1）資料室和檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（2）資料室和檔案室應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)備，確保檔案的安全保管。消防設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其性能良好。（3）資料檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或貨架上，檔案柜和貨架應(yīng)牢固、整潔，便于分類存放和查找。對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進行備份和檢查。2.保管期限規(guī)定（1）測繪成果及資料檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。一般分為短期、中期和長期保管。（2）短期保管期限為[X]年，主要包括一般性的測繪項目資料、臨時使用的技術(shù)文件等。（3）中期保管期限為[X]年，主要包括重要的測繪項目資料、涉及一定保密內(nèi)容的文件等。（4）長期保管期限為[X]年以上，主要包括具有長期保存價值的測繪成果、基礎(chǔ)性測繪資料、涉及公司核心技術(shù)和商業(yè)秘密的文件等。3.保管期間維護（1）資料室和檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。檢查內(nèi)容包括檔案的存放位置、數(shù)量、狀態(tài)等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。（2）對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)定期進行翻曬、除塵等維護工作，防止紙張發(fā)黃、變脆、蟲蛀等。對于電子檔案，應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份和設(shè)備維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（3）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自涂改、銷毀、出借檔案。如需查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、資料檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定（1）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱測繪成果及資料檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料室查閱。（2）資料室應(yīng)按照規(guī)定的范圍和要求提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出資料室。查閱時應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（3）查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還資料室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。資料室管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題應(yīng)及時記錄并報告。2.借閱規(guī)定（1）公司內(nèi)部人員因工作需要借閱測繪成果及資料檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司管理層審批后，到資料室辦理借閱手續(xù)。（2）借閱人員應(yīng)按照審批的借閱期限及時歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，資料室應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定進行處理。（3）借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.保密要求（1）查閱和借閱測繪成果及資料檔案時，查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案中的機密信息。（2）對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、簽訂保密協(xié)議等。（3）檔案管理人員應(yīng)對查閱和借閱情況進行記錄，對違反保密規(guī)定的行為應(yīng)及時報告公司管理層，并采取相應(yīng)的措施進行處理。八、資料檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則（1）測繪成果及資料檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、及時處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（2）鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司制定的檔案保管期限表進行，結(jié)合檔案的實際價值和公司的發(fā)展需求，確定檔案的存毀。2.鑒定組織與程序（1）公司應(yīng)成立檔案鑒定小組，由公司管理層、資料室、檔案室等相關(guān)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)組織和實施檔案鑒定工作。（2）檔案鑒定小組應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和價值。鑒定過程中應(yīng)充分聽取各方面的意見，確保鑒定結(jié)果的公正性和客觀性。（3）經(jīng)鑒定確定為無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司管理層審批后進行銷毀。3.銷毀方式與要求（1）檔案銷毀應(yīng)采取安全、有效的方式進行，確保檔案信息無法恢