政府采購內(nèi)部監(jiān)督管理制度VIP

政府采購內(nèi)部監(jiān)督管理制度總則目的為加強本公司政府采購活動的內(nèi)部監(jiān)督管理，規(guī)范采購行為，提高采購資金使用效益，防范采購風險，確保采購活動合法、合規(guī)、公正、透明，依據(jù)相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及政府采購的部門、項目及人員?；驹瓌t1.合法性原則：政府采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.公正性原則：采購過程應公平對待所有供應商，不偏袒、不歧視，確保競爭環(huán)境公平公正。3.公開性原則：除涉及國家秘密、商業(yè)秘密等特殊情況外，采購信息應及時、準確、完整地公開，接受內(nèi)部和外部監(jiān)督。4.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購資金使用效益。監(jiān)督管理職責分工采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責對重大政府采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。其職責包括：1.審議政府采購政策、制度和年度采購計劃。2.審批重大采購項目的采購方式、采購預算、采購文件等。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。采購執(zhí)行部門負責具體政府采購項目的組織實施，包括采購需求編制、采購文件準備、采購活動執(zhí)行、合同簽訂與履行等。其職責如下：1.根據(jù)公司業(yè)務需求，準確編制采購需求，確保需求明確、合理。2.按照規(guī)定程序選擇合適的采購方式，準備采購文件，組織采購活動。3.對供應商進行資格審查，參與采購評審工作，確定中標（成交）供應商。4.負責采購合同的起草、簽訂、履行及驗收等工作，及時處理合同執(zhí)行過程中的問題。監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門為政府采購監(jiān)督部門，負責對政府采購活動進行全過程監(jiān)督檢查。其主要職責包括：1.制定政府采購監(jiān)督檢查計劃，定期或不定期對采購項目進行檢查。2.審查采購項目的采購程序、采購文件、采購合同等是否合法合規(guī)。3.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，檢查采購過程中的公正性、透明度，防止違規(guī)操作。4.受理對政府采購活動的投訴舉報，對違規(guī)行為進行調(diào)查核實，并提出處理建議。其他相關部門1.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的支付與使用，確保資金安全、合規(guī)。2.使用部門：參與采購需求編制，提供技術參數(shù)等相關要求，負責采購項目的驗收工作，對采購產(chǎn)品或服務的質(zhì)量、性能等進行評價。采購流程監(jiān)督采購預算編制與審批1.采購執(zhí)行部門應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和實際需求，提前編制年度采購預算，明確采購項目、采購數(shù)量、采購金額等內(nèi)容。2.采購預算編制完成后，經(jīng)財務部門審核，報采購決策委員會審批。審批通過后的采購預算作為采購活動的控制依據(jù)。采購需求確定1.采購執(zhí)行部門應與使用部門充分溝通，了解業(yè)務需求，結(jié)合市場情況，確定采購項目的技術規(guī)格、質(zhì)量標準、服務要求等采購需求。2.采購需求應明確、具體、合理，避免出現(xiàn)模糊不清或指向性過強的條款。對于復雜或特殊的采購項目，可組織相關專家進行論證。采購方式選擇1.采購執(zhí)行部門應根據(jù)采購項目的特點、預算金額等因素，按照法律法規(guī)規(guī)定的采購方式，選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.采用公開招標方式的，應按照規(guī)定在指定媒體上發(fā)布招標公告；采用邀請招標方式的，應向符合資格條件的供應商發(fā)出投標邀請書；采用競爭性談判、單一來源采購、詢價方式的，應按照相應程序組織實施。采購文件編制1.采購執(zhí)行部門應根據(jù)采購需求和采購方式，編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價通知書等。2.采購文件應包含采購項目的基本情況、采購需求、采購程序、評審標準、合同條款等內(nèi)容，確保供應商能夠準確理解采購要求。3.采購文件應經(jīng)過審核，確保其合法合規(guī)、內(nèi)容完整、表述清晰。供應商選擇與管理1.采購執(zhí)行部門應按照采購文件規(guī)定的資格條件，對供應商進行資格審查。供應商應具備良好的商業(yè)信譽、健全的財務會計制度、履行合同所必需的設備和專業(yè)技術能力等。2.通過資格審查的供應商應列入供應商庫，并實行動態(tài)管理。定期對供應商的業(yè)績、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等進行評估，對于不符合要求的供應商及時清理出庫。3.在采購活動中，應公平對待所有供應商，不得設置不合理的條件限制或排斥潛在供應商。采購評審1.采購執(zhí)行部門應按照采購文件規(guī)定的評審程序和評審標準，組織評審委員會對投標文件、響應文件等進行評審。2.評審委員會應由公司內(nèi)部相關人員和外部專家組成，人數(shù)應符合規(guī)定要求。評審過程應嚴格保密，評審委員會成員應獨立評審，不得相互串通。3.評審委員會應按照評審標準對供應商的報價、技術方案、服務承諾等進行綜合評審，推薦中標（成交）候選人。合同簽訂與履行1.采購執(zhí)行部門應根據(jù)評審結(jié)果，與中標（成交）供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購標的、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應及時將合同副本送財務部門、監(jiān)督部門等備案。3.采購執(zhí)行部門應跟蹤合同履行情況，督促供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時與供應商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應商的違約責任。驗收管理1.使用部門負責采購項目的驗收工作。應根據(jù)采購合同和采購文件的要求，制定驗收方案，明確驗收標準和驗收程序。2.驗收過程中，應組織相關人員對采購項目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等進行逐一核對，確保符合要求。對于技術復雜的采購項目，可邀請專業(yè)機構或?qū)＜疫M行驗收。3.驗收合格后，使用部門應出具驗收報告，并送采購執(zhí)行部門、財務部門等備案。對于驗收不合格的采購項目，應及時與供應商協(xié)商處理，要求供應商限期整改或退換貨物。監(jiān)督檢查內(nèi)容與方式監(jiān)督檢查內(nèi)容1.采購程序合規(guī)性：檢查采購活動是否按照規(guī)定的程序進行，包括采購方式選擇、采購文件編制、供應商選擇、采購評審、合同簽訂等環(huán)節(jié)。2.采購文件合法性：審查采購文件的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)要求，是否存在歧視性條款、不合理要求等。3.采購過程公正性：監(jiān)督采購過程中是否存在違規(guī)操作、暗箱操作、利益輸送等行為，評審委員會成員是否獨立評審、公正打分。4.采購合同履行情況：檢查采購合同的簽訂、履行、驗收等情況，是否存在合同違約、擅自變更合同條款等問題。5.采購資金使用情況：審查采購資金的支付是否符合規(guī)定，是否存在資金浪費、挪用等現(xiàn)象。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督部門定期對政府采購項目進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，對重點項目或關鍵環(huán)節(jié)進行不定期抽查。2.專項檢查：針對政府采購活動中出現(xiàn)的突出問題或投訴舉報事項，開展專項檢查，深入調(diào)查核實。3.日常監(jiān)督：采購執(zhí)行部門在采購活動實施過程中，應接受監(jiān)督部門的日常監(jiān)督，及時報告采購進展情況和發(fā)現(xiàn)的問題。4.內(nèi)部審計：內(nèi)部審計部門定期對政府采購活動進行內(nèi)部審計，審查采購項目的財務收支、內(nèi)部控制等情況，提出審計意見和建議。違規(guī)處理與責任追究違規(guī)行為界定1.采購過程中違反法律法規(guī)、公司制度規(guī)定的程序和要求，如擅自變更采購方式、泄露采購信息、與供應商串通等。2.在采購文件編制、評審標準設置等方面存在歧視性條款、不合理要求，影響采購活動公正性。3.采購人員在采購活動中接受供應商賄賂、回扣、禮品等不正當利益。4.采購合同簽訂、履行過程中存在違規(guī)行為，如擅自變更合同條款、不履行合同義務等。5.采購資金使用過程中存在違規(guī)操作，如挪用采購資金、虛報采購費用等。違規(guī)處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，監(jiān)督部門應及時下達整改通知書，責令相關部門或人員限期整改。2.對違規(guī)情節(jié)較輕的，給予警告、通報批評等處理；對違規(guī)情節(jié)較重的，視情況給予扣發(fā)績效獎金、降職、撤職等處分；對違規(guī)情節(jié)嚴重，構成違法犯罪的，依法移交司法機關處理。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關部門或人員應承擔相應的賠償責任。責任追究1.建立責任追究制度，明確采購活動各環(huán)節(jié)相關人員的責任。對于因工作失誤、違規(guī)操作等導致采購活動出現(xiàn)問題的，追究相關人員的責任。2.采購決策失誤、監(jiān)督不力等導致重大采購風險或損失的，追究采購決策機構、監(jiān)督部門及相關負責人的責任。信息公開與檔案管理信息公開1.采購執(zhí)行部門應按照規(guī)定及時公開政府采購信息，包括采購項目公告、采購文件、中標（成交）結(jié)果、采購合同等。2.信息公開應通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄等渠道進行，確保公司員工及相關利益方能夠及時獲取采購信息。檔案管理1.政府采購活動中形成的各類文件、資料，包括采購預算、采購文件、投標文件、評審記錄、合同文本、驗收報告等，均應作為檔案進行管理。2.采購執(zhí)行部門應指定專人負責檔案管理工作，按照