房產(chǎn)公司招采部管理制度VIP

房產(chǎn)公司招采部管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范房產(chǎn)公司招采部的工作流程，加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的管理與監(jiān)督，確保采購工作的高效、公正、透明，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于房產(chǎn)公司招采部所有采購活動(dòng)，包括但不限于工程物資采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：對(duì)待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保采購過程公平、公正，維護(hù)公司利益。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠(chéng)信原則：與供應(yīng)商建立誠(chéng)信合作關(guān)系，嚴(yán)格履行合同約定。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)招采部設(shè)部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)采購小組，成員包括采購專員若干。（二）職責(zé)分工1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)招采部的日常管理工作，制定部門工作計(jì)劃與目標(biāo)，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)建立和完善招采部管理制度與流程，確保采購工作規(guī)范有序進(jìn)行。審核采購項(xiàng)目的預(yù)算、采購計(jì)劃及采購合同，對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。協(xié)調(diào)與其他部門的工作關(guān)系，及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估與管理，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。組織對(duì)采購人員的培訓(xùn)與考核，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門經(jīng)理開展工作，負(fù)責(zé)分管采購項(xiàng)目的具體實(shí)施。審核采購文件、采購合同等相關(guān)資料，確保采購活動(dòng)符合公司規(guī)定。監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為。參與供應(yīng)商的評(píng)估與選擇，協(xié)助建立良好的合作關(guān)系。負(fù)責(zé)采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，為采購決策提供支持。3.采購專員職責(zé)根據(jù)采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體采購項(xiàng)目的實(shí)施，包括市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商篩選、詢價(jià)、談判、合同簽訂等工作。收集、整理采購相關(guān)信息，建立采購檔案，確保資料完整、準(zhǔn)確。跟蹤采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。協(xié)助供應(yīng)商管理工作，及時(shí)反饋供應(yīng)商的合作情況。參與采購成本的控制與分析，提出降低成本的建議與措施。三、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際需求，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并提交至招采部。2.《采購申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可提交給招采部。（二）采購計(jì)劃制定1.招采部收到《采購申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合公司庫存情況、資金狀況等因素，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)部門經(jīng)理審核。3.經(jīng)審核后的采購計(jì)劃如有調(diào)整，需重新提交審核。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購專員根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，建立潛在供應(yīng)商名單。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況，并填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》。2.供應(yīng)商評(píng)估建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，包括企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面的指標(biāo)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期一般為每年一次，特殊情況可隨時(shí)進(jìn)行評(píng)估。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C三類，A類為優(yōu)秀供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為不合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理與A類供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，優(yōu)先選擇A類供應(yīng)商進(jìn)行采購。對(duì)B類供應(yīng)商進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，督促其改進(jìn)不足，提高服務(wù)質(zhì)量。對(duì)于C類供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并停止與其合作。定期更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（四）采購實(shí)施1.詢價(jià)根據(jù)采購計(jì)劃，采購專員向多家潛在供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、交貨期、付款方式等信息。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析比較，選擇報(bào)價(jià)合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為談判對(duì)象。2.談判與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成最優(yōu)采購條件。談判過程中，應(yīng)做好記錄，形成《談判記錄》。3.合同簽訂談判達(dá)成一致后，采購專員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同需經(jīng)部門經(jīng)理審核、公司法律顧問審查后，方可簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)及時(shí)歸檔保存，確保合同執(zhí)行過程中有據(jù)可查。（五）采購驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購專員應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，由使用部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收小組應(yīng)在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如無法解決，可根據(jù)合同約定進(jìn)行退貨、換貨或索賠等處理。（六）采購付款1.采購專員根據(jù)采購合同及驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明付款金額、付款方式、付款時(shí)間等內(nèi)容，并提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保公司資金安全。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.招采部應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情、歷史采購數(shù)據(jù)等因素，編制采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)部門經(jīng)理審核。3.經(jīng)審核后的采購預(yù)算如有調(diào)整，需重新提交審核。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定的程序進(jìn)行審批。3.招采部應(yīng)定期對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預(yù)算控制1.建立采購預(yù)算控制機(jī)制，對(duì)采購成本進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.采購專員在采購過程中應(yīng)嚴(yán)格控制采購價(jià)格，確保采購成本不超過預(yù)算。3.如發(fā)現(xiàn)采購成本有可能超出預(yù)算，應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.招采部應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定其風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，采取不同的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)因素應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注，采取有效措施進(jìn)行防范和控制。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)和供求關(guān)系變化，合理安排采購時(shí)間和采購數(shù)量。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散采購風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格供應(yīng)商選擇與評(píng)估程序，確保選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理與監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。在采購合同中約定質(zhì)量保證條款和質(zhì)量爭(zhēng)議解決方式，確保采購物資質(zhì)量符合要求。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格合同簽訂、審核、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的控制。聘請(qǐng)專業(yè)法律顧問對(duì)采購合同進(jìn)行審查，確保合同條款合法、合規(guī)、嚴(yán)謹(jǐn)。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。六、采購信息管理（一）信息收集1.采購專員應(yīng)及時(shí)收集與采購活動(dòng)相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、政策法規(guī)信息等。2.信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)期刊、供應(yīng)商提供、實(shí)地調(diào)研等。（二）信息整理與分析1.對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對(duì)采購信息進(jìn)行分析，為采購決策提供參考依據(jù)。（三）信息共享1.招采部應(yīng)與其他部門建立信息共享機(jī)制，及時(shí)通報(bào)采購活動(dòng)的進(jìn)展情況和相關(guān)信息。2.采購信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)向公司內(nèi)部相關(guān)人員開放，以便查詢和使用。七、采購監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)招采部的采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購成本是否合理等。2.招采部應(yīng)定期對(duì)采購工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)工作。2.主動(dòng)接受供應(yīng)商和社會(huì)公