幼兒園檔案編制管理制度VIP

幼兒園檔案編制管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映幼兒園工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：確保檔案材料的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國家機(jī)密、幼兒園商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，確保檔案的安全與完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為幼兒園各項(xiàng)工作提供檔案資料服務(wù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體教職員工的檔案意識(shí)。（二）各部門檔案管理員1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、分類、裝訂等工作，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。3.對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行初步鑒定，確保檔案的質(zhì)量。4.配合綜合檔案室開展檔案清查盤點(diǎn)工作，及時(shí)反饋本部門檔案管理情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。2.幼兒園制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.教學(xué)活動(dòng)中形成的教案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、學(xué)生成績冊、試卷等。4.科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。5.師資隊(duì)伍建設(shè)方面的教師檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.招生、學(xué)籍管理方面的招生計(jì)劃、招生簡章、學(xué)生檔案等。7.財(cái)務(wù)工作中的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.后勤管理方面的物資采購合同、設(shè)備維修記錄、房產(chǎn)檔案等。9.幼兒園組織的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。10.幼兒園開展的各類活動(dòng)的方案、總結(jié)、照片、錄像等資料。11.教職工個(gè)人提交的各類申請(qǐng)、報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書等。12.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、科研管理類、師資隊(duì)伍建設(shè)類、財(cái)務(wù)管理類、后勤管理類、聲像檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.排列：按照分類編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案：本園制定的規(guī)章制度、重要工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。上級(jí)主管部門頒發(fā)的屬于本園主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件。幼兒園組織的重大活動(dòng)的文件材料。幼兒園與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。教職工的重要人事檔案材料。幼兒園的歷史沿革、大事記等。2.定期保管30年的檔案：本園一般性工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。教學(xué)活動(dòng)中形成的一般性教案、教學(xué)計(jì)劃等。師資隊(duì)伍建設(shè)方面的一般性培訓(xùn)記錄、考核材料等。招生、學(xué)籍管理方面的一般性材料。財(cái)務(wù)工作中的一般性會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。后勤管理方面的一般性物資采購合同、設(shè)備維修記錄等。3.定期保管10年的檔案：臨時(shí)性工作形成的文件材料。一般性會(huì)議記錄、紀(jì)要等。幼兒園開展的一般性活動(dòng)的方案、總結(jié)等。（二）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持清潔衛(wèi)生。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案的存放1.按照檔案的分類編號(hào)順序，將檔案存放于檔案柜或檔案架上，確保排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》。（二）銷毀審批1.《檔案銷毀審批表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、園長審批簽字。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上登記，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本園教職工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)園長批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。（二）移交1.各部門應(yīng)在每年年底將本年度形成的檔案整理完畢，移交綜合檔案室。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合檔案室應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集，并及時(shí)移交綜合檔案室。2.收集的電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可讀性和可利用性，同時(shí)應(yīng)收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息。（二）電子檔案的整理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其長期保存和利用。（三）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（四）電子檔案的利用1.電子檔案的查閱和借閱應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，利用電子檔案時(shí)應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定。2.應(yīng)建立電子檔案利用記錄，對(duì)利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。九、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集1.幼兒園在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄像、錄音等聲像材料，應(yīng)及時(shí)收集整理。2.收集的聲像材料應(yīng)主題明確、圖像清晰、聲音清楚，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。（二）聲像檔案的整理1.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類整理，建立聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2.對(duì)聲像材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，注明其題名、日期、拍攝者、保管期限等內(nèi)容。（三）聲像檔案的保管1.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份介