公司單位結(jié)算卡管理制度VIP

公司單位結(jié)算卡管理制度總則目的為加強(qiáng)公司單位結(jié)算卡的管理，規(guī)范結(jié)算卡的使用行為，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在辦理與銀行相關(guān)的結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)，涉及單位結(jié)算卡的申請(qǐng)、使用、保管、掛失、解掛、注銷等操作。基本原則1.合規(guī)性原則：結(jié)算卡的管理和使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)、金融監(jiān)管要求以及銀行相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：采取有效措施確保結(jié)算卡信息安全，防止資金被盜用、冒用等風(fēng)險(xiǎn)。3.便捷性原則：在保障安全的前提下，優(yōu)化結(jié)算卡使用流程，提高資金結(jié)算效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要。4.責(zé)任明確原則：明確結(jié)算卡使用過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人。管理職責(zé)財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)單位結(jié)算卡的統(tǒng)一申請(qǐng)、開戶、銷戶等工作。2.制定結(jié)算卡使用計(jì)劃，合理安排資金，監(jiān)控結(jié)算卡資金收支情況。3.定期核對(duì)結(jié)算卡賬目，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，確保賬實(shí)相符。4.對(duì)結(jié)算卡使用過程中的異常情況進(jìn)行及時(shí)處理和報(bào)告。業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出結(jié)算卡使用申請(qǐng)，并提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料。2.負(fù)責(zé)本部門結(jié)算卡的日常保管和使用，嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用結(jié)算卡，確保資金安全。3.配合財(cái)務(wù)部門做好結(jié)算卡的對(duì)賬、清查等工作，及時(shí)反饋結(jié)算卡使用過程中的問題。人力資源部門1.負(fù)責(zé)對(duì)涉及結(jié)算卡使用的人員進(jìn)行背景審查和權(quán)限設(shè)定。2.將結(jié)算卡管理制度納入員工培訓(xùn)內(nèi)容，提高員工對(duì)結(jié)算卡安全使用的認(rèn)識(shí)。信息管理部門1.保障結(jié)算卡相關(guān)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止信息泄露。2.協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好結(jié)算卡系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)工作。結(jié)算卡申請(qǐng)與開戶申請(qǐng)流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《單位結(jié)算卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)結(jié)算卡的用途、預(yù)計(jì)使用頻率、資金結(jié)算范圍等信息，并加蓋部門公章。2.將申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的合理性、必要性進(jìn)行審查，重點(diǎn)關(guān)注資金結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)算安排。3.財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體資金狀況和業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)行審批決策。4.審批通過后，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)到合作銀行辦理結(jié)算卡申請(qǐng)開戶手續(xù)，提交相關(guān)資料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證、授權(quán)委托書（如有）等，并按照銀行要求填寫開戶申請(qǐng)表。開戶資料要求1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件，復(fù)印件需加蓋公司公章。2.組織機(jī)構(gòu)代碼證原件及復(fù)印件，復(fù)印件需加蓋公司公章。3.法定代表人身份證原件及復(fù)印件，復(fù)印件需加蓋公司公章。4.若委托他人辦理開戶手續(xù)，需提供法定代表人授權(quán)委托書原件及被委托人身份證原件及復(fù)印件，復(fù)印件均需加蓋公司公章。5.銀行要求提供的其他相關(guān)資料。賬戶信息管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)妥善保管結(jié)算卡開戶相關(guān)資料，并建立檔案進(jìn)行管理。檔案內(nèi)容包括開戶申請(qǐng)表、相關(guān)證明文件復(fù)印件、銀行開戶回執(zhí)等。2.及時(shí)更新結(jié)算卡預(yù)留的公司聯(lián)系信息，如聯(lián)系方式、地址等發(fā)生變更，應(yīng)在變更后[X]個(gè)工作日內(nèi)通知銀行進(jìn)行修改，確保銀行與公司之間的溝通順暢。3.定期核對(duì)結(jié)算卡賬戶信息，確保賬戶名稱、賬號(hào)、開戶行等信息準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)信息不一致，應(yīng)及時(shí)與銀行聯(lián)系進(jìn)行更正。結(jié)算卡使用使用范圍1.辦理公司日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的資金收付業(yè)務(wù)，包括但不限于支付貨款、勞務(wù)費(fèi)用、稅款繳納、資金結(jié)算等。2.經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他資金結(jié)算業(yè)務(wù)。使用規(guī)定1.結(jié)算卡僅限公司內(nèi)部授權(quán)人員使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人。使用人員必須嚴(yán)格按照公司規(guī)定的用途和權(quán)限進(jìn)行操作。2.在進(jìn)行資金支付時(shí)，必須通過公司指定的結(jié)算系統(tǒng)進(jìn)行操作，并確保支付信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。支付金額超過規(guī)定額度的，需按照公司資金審批流程進(jìn)行審批。3.結(jié)算卡密碼應(yīng)妥善保管，不得泄露給他人。使用人員在操作結(jié)算卡時(shí)，應(yīng)注意遮擋密碼鍵盤，防止密碼被他人窺視。4.每次使用結(jié)算卡完成交易后，應(yīng)及時(shí)打印交易憑證，并妥善保存。交易憑證作為資金收付的原始依據(jù)，應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)資料一并歸檔保管。交易限額管理1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和風(fēng)險(xiǎn)控制要求，設(shè)定結(jié)算卡不同交易類型的限額。限額分為單筆限額和日累計(jì)限額。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)定期審查和調(diào)整結(jié)算卡交易限額。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整限額，應(yīng)填寫《結(jié)算卡交易限額調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交銀行進(jìn)行修改。3.使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守結(jié)算卡交易限額規(guī)定，不得超限額操作。如遇特殊情況需要臨時(shí)超限額支付的，必須提前向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行操作。結(jié)算卡保管保管責(zé)任1.結(jié)算卡由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保結(jié)算卡安全存放。2.保管人員不得擅自將結(jié)算卡交與他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管的，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。保管方式1.結(jié)算卡應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等。保險(xiǎn)柜應(yīng)設(shè)置專人專用密碼，并定期更換密碼。2.結(jié)算卡與密碼應(yīng)分開保管，嚴(yán)禁將結(jié)算卡密碼記錄在結(jié)算卡或其他易被他人獲取的地方。定期盤點(diǎn)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)結(jié)算卡進(jìn)行盤點(diǎn)，確保結(jié)算卡實(shí)物與系統(tǒng)記錄一致。盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年。2.盤點(diǎn)時(shí)，保管人員應(yīng)提供結(jié)算卡實(shí)物，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的卡片信息進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。對(duì)于丟失或被盜的結(jié)算卡，應(yīng)立即采取掛失等措施，并報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。結(jié)算卡掛失與解掛掛失情形1.結(jié)算卡遺失、被盜或發(fā)現(xiàn)密碼泄露等情況，應(yīng)立即辦理掛失手續(xù)。2.發(fā)現(xiàn)結(jié)算卡存在異常交易，如資金被盜用、冒用等情況，應(yīng)及時(shí)掛失結(jié)算卡，防止損失擴(kuò)大。掛失流程1.使用人員發(fā)現(xiàn)結(jié)算卡需要掛失時(shí)，應(yīng)立即通知財(cái)務(wù)部門保管人員。保管人員在接到掛失通知后，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)通過電話或其他方式向銀行辦理掛失手續(xù)，并記錄掛失時(shí)間、掛失方式等信息。2.同時(shí)，填寫《結(jié)算卡掛失申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明掛失原因、掛失時(shí)間、結(jié)算卡卡號(hào)等信息，并加蓋公司公章。申請(qǐng)表一式兩份，一份留存財(cái)務(wù)部門，一份提交銀行。3.銀行受理掛失申請(qǐng)后，會(huì)根據(jù)掛失方式采取相應(yīng)的措施。如口頭掛失，有效期為[X]天，在此期間需辦理正式掛失手續(xù)；如正式掛失，銀行將對(duì)結(jié)算卡進(jìn)行止付處理，防止資金進(jìn)一步被盜用。解掛流程1.結(jié)算卡掛失后，如找回結(jié)算卡或密碼已重新設(shè)置并確認(rèn)安全，需要辦理解掛手續(xù)。2.解掛申請(qǐng)由使用人員填寫《結(jié)算卡解掛申請(qǐng)表》，注明解掛原因、結(jié)算卡卡號(hào)等信息，并加蓋公司公章。申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門審核通過后，由保管人員向銀行提交解掛申請(qǐng)。銀行在核實(shí)相關(guān)信息無誤后，辦理解掛手續(xù)，恢復(fù)結(jié)算卡的正常使用。結(jié)算卡注銷注銷情形1.公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、賬戶合并等原因，不再需要使用結(jié)算卡時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理注銷手續(xù)。2.結(jié)算卡出現(xiàn)損壞、遺失且無法找回等情況，經(jīng)銀行確認(rèn)后，可辦理注銷手續(xù)。注銷流程1.業(yè)務(wù)部門或財(cái)務(wù)部門提出結(jié)算卡注銷申請(qǐng)，填寫《結(jié)算卡注銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明注銷原因、結(jié)算卡卡號(hào)等信息，并加蓋公司公章。2.將申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門核對(duì)結(jié)算卡賬戶余額、交易記錄等情況，確保無未結(jié)清的資金往來。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)到銀行辦理結(jié)算卡注銷手續(xù)。辦理注銷手續(xù)時(shí)，需提交結(jié)算卡實(shí)物、相關(guān)證明文件等資料。銀行在完成注銷操作后，出具注銷回執(zhí)。4.財(cái)務(wù)部門收到銀行注銷回執(zhí)后，對(duì)結(jié)算卡相關(guān)檔案資料進(jìn)行整理歸檔，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行銷戶處理。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)結(jié)算卡的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查。審計(jì)內(nèi)容包括結(jié)算卡申請(qǐng)、開戶、使用、保管、掛失、解掛、注銷等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、安全性以及相關(guān)制度的執(zhí)行情況。2.審計(jì)部門在審計(jì)過程中，可通過查閱相關(guān)資料、核對(duì)賬目、實(shí)地盤點(diǎn)、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)結(jié)算卡資金收支情況進(jìn)行檢查，核對(duì)結(jié)算卡交易記錄與銀行對(duì)賬單是否一致，審查資金支付的合規(guī)性、準(zhǔn)確性。2.加強(qiáng)對(duì)結(jié)算卡使用人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和操作規(guī)范程度。對(duì)于違反結(jié)算卡管理制度的行為，及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用結(jié)算卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括