公司出貨票據(jù)管理制度

公司出貨票據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司出貨票據(jù)的管理，規(guī)范出貨流程，確保出貨信息的準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，保障公司貨物順利交付，維護(hù)公司與客戶(hù)的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及出貨票據(jù)管理的部門(mén)和人員，包括但不限于銷(xiāo)售部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：出貨票據(jù)上的各項(xiàng)信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，確保與實(shí)際出貨情況相符。2.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)處理出貨票據(jù)，保證出貨流程順暢，避免延誤。3.完整性原則：出貨票據(jù)應(yīng)包含所有必要信息，不得遺漏重要內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：出貨票據(jù)的格式、填寫(xiě)要求等應(yīng)符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。二、出貨票據(jù)的種類(lèi)及用途（一）銷(xiāo)售訂單1.定義：銷(xiāo)售訂單是公司與客戶(hù)簽訂的明確雙方權(quán)利義務(wù)的書(shū)面文件，是出貨的依據(jù)。2.內(nèi)容：包括客戶(hù)信息、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等。3.用途：作為銷(xiāo)售部門(mén)安排生產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)備貨及發(fā)貨的指令性文件。（二）出貨單1.定義：出貨單是記錄貨物實(shí)際出貨情況的單據(jù)。2.內(nèi)容：除包含銷(xiāo)售訂單的基本信息外，還應(yīng)注明出貨日期、運(yùn)輸方式、運(yùn)單號(hào)、包裝形式等。3.用途：倉(cāng)庫(kù)部門(mén)憑此單據(jù)發(fā)貨，并作為貨物已交付的證明；財(cái)務(wù)部門(mén)據(jù)此確認(rèn)銷(xiāo)售收入；物流部門(mén)用于跟蹤貨物運(yùn)輸情況。（三）送貨單1.定義：送貨單是貨物送達(dá)客戶(hù)時(shí)，由客戶(hù)簽收的單據(jù)。2.內(nèi)容：與出貨單基本一致，同時(shí)增加客戶(hù)簽收欄。3.用途：證明貨物已實(shí)際交付給客戶(hù)，是客戶(hù)確認(rèn)收貨的憑證，也是公司與客戶(hù)進(jìn)行貨款結(jié)算的重要依據(jù)之一。三、出貨票據(jù)的開(kāi)具（一）銷(xiāo)售訂單的開(kāi)具1.銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)與客戶(hù)溝通洽談，根據(jù)客戶(hù)需求起草銷(xiāo)售訂單。2.銷(xiāo)售訂單應(yīng)經(jīng)銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給相關(guān)部門(mén)。審核內(nèi)容包括客戶(hù)信息的準(zhǔn)確性、產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)及數(shù)量的合理性、價(jià)格條款的合規(guī)性、交貨日期的可行性等。3.對(duì)于重要客戶(hù)或大額訂單，銷(xiāo)售訂單還需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）出貨單的開(kāi)具1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在接到銷(xiāo)售訂單后，根據(jù)訂單要求進(jìn)行備貨。2.備貨完成后，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照實(shí)際出貨情況填寫(xiě)出貨單。出貨單應(yīng)一式多聯(lián)，分別交倉(cāng)庫(kù)留存、財(cái)務(wù)部門(mén)、物流部門(mén)等。3.出貨單填寫(xiě)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得涂改。如有填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)重新開(kāi)具。（三）送貨單的開(kāi)具1.物流部門(mén)負(fù)責(zé)將貨物送達(dá)客戶(hù)，并在貨物交付時(shí)要求客戶(hù)在送貨單上簽收。2.送貨單應(yīng)隨貨同行，確?？蛻?hù)能夠及時(shí)簽收。如客戶(hù)指定他人代收，應(yīng)在送貨單上注明代收人信息，并要求代收人簽字確認(rèn)。3.物流部門(mén)應(yīng)及時(shí)將客戶(hù)簽收后的送貨單返回公司銷(xiāo)售部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)。四、出貨票據(jù)的傳遞（一）內(nèi)部傳遞1.銷(xiāo)售訂單開(kāi)具后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)將一份副本傳遞給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)填寫(xiě)出貨單后，應(yīng)將出貨單的一聯(lián)留存，其余聯(lián)分別傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)、物流部門(mén)等。3.物流部門(mén)將貨物送達(dá)客戶(hù)并取得客戶(hù)簽收的送貨單后，應(yīng)及時(shí)將送貨單傳遞給銷(xiāo)售部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)。（二）與客戶(hù)傳遞1.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)在出貨前將銷(xiāo)售訂單提供給客戶(hù)，確保客戶(hù)對(duì)訂單內(nèi)容無(wú)異議。2.物流部門(mén)在送貨時(shí)，應(yīng)將送貨單交給客戶(hù)簽收，并要求客戶(hù)妥善保管。3.如客戶(hù)對(duì)出貨票據(jù)有任何疑問(wèn)或要求變更，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。五、出貨票據(jù)的審核（一）銷(xiāo)售訂單審核1.銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)銷(xiāo)售訂單進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核訂單內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性及與公司銷(xiāo)售政策的一致性。2.對(duì)于涉及信用額度、價(jià)格優(yōu)惠等特殊情況的銷(xiāo)售訂單，應(yīng)提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審核通過(guò)后的銷(xiāo)售訂單應(yīng)加蓋公司銷(xiāo)售專(zhuān)用章，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門(mén)。（二）出貨單審核1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)出貨單進(jìn)行審核，主要審核出貨單與銷(xiāo)售訂單的一致性、貨物數(shù)量及規(guī)格型號(hào)的準(zhǔn)確性、包裝形式及標(biāo)識(shí)的合規(guī)性等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)出貨單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核出貨金額的準(zhǔn)確性、相關(guān)費(fèi)用的核算是否正確、出貨單與財(cái)務(wù)記錄的一致性等。3.審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，要求其進(jìn)行更正或補(bǔ)充說(shuō)明。審核通過(guò)后的出貨單方可作為發(fā)貨及財(cái)務(wù)核算的依據(jù)。（三）送貨單審核1.銷(xiāo)售部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)送貨單進(jìn)行審核，主要審核送貨單上客戶(hù)簽收信息的真實(shí)性、完整性，以及與出貨單、銷(xiāo)售訂單的一致性。2.如發(fā)現(xiàn)送貨單存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與物流部門(mén)或客戶(hù)聯(lián)系核實(shí)情況，并進(jìn)行相應(yīng)處理。六、出貨票據(jù)的存檔（一）存檔要求1.銷(xiāo)售訂單、出貨單、送貨單等出貨票據(jù)應(yīng)按照時(shí)間順序、客戶(hù)名稱(chēng)等進(jìn)行分類(lèi)整理。2.各類(lèi)出貨票據(jù)應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般為[X]年。3.存檔的出貨票據(jù)應(yīng)保持完整、清晰，不得隨意涂改、損壞或丟失。（二）存檔方式1.出貨票據(jù)可以采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照類(lèi)別和時(shí)間順序排列整齊，并做好標(biāo)識(shí)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照類(lèi)別和時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、出貨票據(jù)的查詢(xún)與調(diào)閱（一）查詢(xún)權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢(xún)出貨票據(jù)的，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。2.銷(xiāo)售部門(mén)人員可以查詢(xún)與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的銷(xiāo)售訂單、出貨單及送貨單信息；倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)人員可以查詢(xún)與貨物出入庫(kù)相關(guān)的出貨單信息；財(cái)務(wù)部門(mén)人員可以查詢(xún)與財(cái)務(wù)核算相關(guān)的出貨票據(jù)信息。3.其他部門(mén)人員如需查詢(xún)出貨票據(jù)，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并說(shuō)明查詢(xún)目的和用途。（二）調(diào)閱流程1.需要調(diào)閱出貨票據(jù)的人員應(yīng)填寫(xiě)《出貨票據(jù)調(diào)閱申請(qǐng)表》，注明調(diào)閱的票據(jù)名稱(chēng)、時(shí)間段、調(diào)閱原因等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，在確保符合規(guī)定的前提下，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的出貨票據(jù)復(fù)印件或電子文檔，并做好調(diào)閱記錄。4.調(diào)閱人員應(yīng)妥善保管調(diào)閱的出貨票據(jù)，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露給無(wú)關(guān)人員。調(diào)閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將出貨票據(jù)歸還檔案管理部門(mén)。八、出貨票據(jù)的作廢與紅沖（一）作廢條件1.銷(xiāo)售訂單在簽訂后，如因客戶(hù)原因取消訂單或雙方協(xié)商變更訂單內(nèi)容，導(dǎo)致原訂單不再執(zhí)行的，可以申請(qǐng)作廢。2.出貨單在開(kāi)具后，如發(fā)現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤、貨物未實(shí)際發(fā)出等情況，需要作廢的，應(yīng)及時(shí)辦理作廢手續(xù)。3.送貨單在客戶(hù)簽收前，如發(fā)現(xiàn)存在錯(cuò)誤或需要變更的，可以申請(qǐng)作廢。（二）作廢流程1.申請(qǐng)作廢出貨票據(jù)的部門(mén)或人員應(yīng)填寫(xiě)《出貨票據(jù)作廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明作廢原因及相關(guān)情況。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審批。3.銷(xiāo)售訂單的作廢需經(jīng)銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；出貨單的作廢需經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；送貨單的作廢需經(jīng)銷(xiāo)售部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。4.審批通過(guò)后，在原出貨票據(jù)上加蓋“作廢”章，并將作廢的出貨票據(jù)各聯(lián)次妥善保存。同時(shí)，在相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行作廢處理，確保數(shù)據(jù)的一致性。（三）紅沖處理1.對(duì)于已開(kāi)具的出貨票據(jù)，如因銷(xiāo)售退回、折讓等原因需要調(diào)整出貨金額或數(shù)量的，可以進(jìn)行紅沖處理。2.紅沖出貨票據(jù)的流程與作廢流程基本相同，需填寫(xiě)《出貨票據(jù)紅沖申請(qǐng)表》，說(shuō)明紅沖原因及相關(guān)情況，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.紅沖后的出貨票據(jù)應(yīng)與原票據(jù)一一對(duì)應(yīng)，并在原票據(jù)及紅沖票據(jù)上注明紅沖原因及紅沖日期等信息。同時(shí)，在財(cái)務(wù)核算中進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)出貨票據(jù)的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括出貨票據(jù)的開(kāi)具、傳遞、審核、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查可以采用內(nèi)部審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核措施1.將出貨票據(jù)管理工作納