公司出差訂票管理制度VIP

公司出差訂票管理制度總則1.目的為規(guī)范公司員工出差訂票流程，確保訂票工作的準確性、及時性和經(jīng)濟性，合理控制公司差旅成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)需要出差的訂票管理。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及航空公司、鐵路部門、票務(wù)代理機構(gòu)等的規(guī)定。合理性原則：根據(jù)出差任務(wù)的實際需求，選擇合適的交通工具和訂票時機，確保出行便利且費用合理。審批原則：所有訂票申請均需按照規(guī)定的審批流程進行，未經(jīng)審批不得訂票。訂票申請1.申請流程員工因公務(wù)需要出差，應(yīng)提前填寫《出差訂票申請表》，詳細注明出差目的地、出發(fā)日期、返回日期、預(yù)計訂票時間、出行人數(shù)、選擇的交通工具類型（如飛機、火車、汽車等）及特殊訂票需求（如靠窗座位、相鄰座位等）。將填寫完整的申請表提交給上級領(lǐng)導(dǎo)審批。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)工作需要和實際情況，對申請進行審核并簽署意見。經(jīng)審批通過的申請表交至行政部門訂票負責(zé)人處。2.申請時間乘坐飛機出差，一般應(yīng)提前[X]個工作日提交訂票申請，以便有足夠時間預(yù)訂合適航班及獲取較優(yōu)惠票價。乘坐火車出差，如為長途列車，建議提前[X]個工作日申請；短途列車可根據(jù)實際情況適當提前申請，但最晚不得晚于出發(fā)前[X]小時。乘坐汽車出差，應(yīng)提前[X]個工作日申請訂票，確保能預(yù)訂到所需車票。訂票操作1.訂票渠道行政部門訂票負責(zé)人優(yōu)先通過公司與航空公司、鐵路部門等建立的合作渠道進行訂票，以獲取更優(yōu)惠的價格和更好的服務(wù)。如合作渠道無法滿足訂票需求，可選擇正規(guī)的票務(wù)代理機構(gòu)進行訂票，但需對其資質(zhì)和信譽進行審核，確保訂票安全可靠。2.訂票信息確認訂票負責(zé)人在接到申請后，應(yīng)仔細核對申請表中的各項信息，確保訂票信息準確無誤。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時與申請人溝通并進行修改。在預(yù)訂機票時，應(yīng)確認乘客姓名、身份證號碼、航班信息、座位信息等；預(yù)訂火車票時，應(yīng)確認乘車人姓名、身份證號碼、車次信息、座位類型等；預(yù)訂汽車票時，應(yīng)確認乘車人姓名、身份證號碼、車次信息等。3.訂票價格及費用控制訂票負責(zé)人應(yīng)關(guān)注各渠道的票價動態(tài)，選擇性價比最高的出行方案。在同等條件下，優(yōu)先選擇折扣力度大、價格優(yōu)惠的機票、火車票或汽車票。對于因特殊情況需要預(yù)訂全價票的，應(yīng)在申請表中詳細說明原因，并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)特別審批。如通過票務(wù)代理機構(gòu)訂票，應(yīng)明確代理費標準，確保訂票總費用在合理范圍內(nèi)。訂票費用包括票價、燃油附加費、機場建設(shè)費（僅適用于飛機票）、訂票手續(xù)費等，原則上訂票費用不得超出公司規(guī)定的差旅標準。機票改簽與退票1.改簽規(guī)定因出差行程變更需要改簽機票的，員工應(yīng)提前[X]小時通知行政部門訂票負責(zé)人。訂票負責(zé)人應(yīng)根據(jù)航空公司的改簽規(guī)定，及時辦理改簽手續(xù)。改簽產(chǎn)生的費用按照航空公司規(guī)定執(zhí)行，如因員工個人原因?qū)е赂暮炠M用增加，超出部分由員工自行承擔(dān)。改簽后的航班應(yīng)符合出差任務(wù)的時間要求，且盡量選擇不影響工作安排的航班。2.退票規(guī)定如因出差任務(wù)取消或其他特殊原因需要退票的，員工應(yīng)提前[X]小時通知行政部門訂票負責(zé)人。訂票負責(zé)人應(yīng)根據(jù)航空公司的退票規(guī)定，及時辦理退票手續(xù)。退票產(chǎn)生的費用按照航空公司規(guī)定執(zhí)行，如因員工個人原因?qū)е峦似辟M用增加，超出部分由員工自行承擔(dān)。退票款項在扣除相應(yīng)退票費用后，應(yīng)及時返還至公司指定賬戶或按照公司財務(wù)規(guī)定進行處理?；疖嚻备暮炁c退票1.改簽規(guī)定員工如需改簽火車票，應(yīng)在開車前[X]小時以上辦理。開車前[X]小時以內(nèi)，可改簽開車后至票面日期當日24:00之間的其他列車，不辦理票面日期次日及以后的改簽。開車之后，旅客仍可改簽當日其他列車，但只能在票面發(fā)站辦理改簽。改簽產(chǎn)生的費用按照鐵路部門規(guī)定執(zhí)行，如因員工個人原因?qū)е赂暮炠M用增加，超出部分由員工自行承擔(dān)。改簽后的車次應(yīng)符合出差任務(wù)的時間要求，且盡量選擇不影響工作安排的車次。2.退票規(guī)定退票應(yīng)在開車前辦理。特殊情況經(jīng)購票地車站或票面乘車站站長同意的，可在開車后2小時內(nèi)辦理退票。團體旅客不應(yīng)晚于開車前48小時。退票產(chǎn)生的費用按照鐵路部門規(guī)定執(zhí)行，如因員工個人原因?qū)е峦似辟M用增加，超出部分由員工自行承擔(dān)。退票款項在扣除相應(yīng)退票費用后，應(yīng)及時返還至公司指定賬戶或按照公司財務(wù)規(guī)定進行處理。汽車票改簽與退票1.改簽規(guī)定汽車票改簽一般應(yīng)在開車前[X]小時辦理，具體以所購車票的承運公司規(guī)定為準。改簽時，如改簽后的票價高于原票價，應(yīng)補足差價；如改簽后的票價低于原票價，差額部分不予退還。因特殊原因無法在規(guī)定時間內(nèi)辦理改簽的，應(yīng)提前與承運公司客服聯(lián)系，說明情況并協(xié)商解決方案。改簽后的車次或座位應(yīng)符合出差任務(wù)的時間要求，且盡量選擇不影響工作安排的車次或座位。2.退票規(guī)定退票應(yīng)在開車前辦理，具體退票時間和退票費用按照所購車票的承運公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，開車前[X]小時退票，收取票面金額[X]%的退票費；開車前[X]小時以內(nèi)至開車前[X]小時退票，收取票面金額[X]%的退票費；開車前[X]小時以內(nèi)退票，不辦理退票。因特殊原因無法在規(guī)定時間內(nèi)退票的，應(yīng)提前與承運公司客服聯(lián)系，說明情況并協(xié)商解決方案。退票款項在扣除相應(yīng)退票費用后，應(yīng)及時返還至公司指定賬戶或按照公司財務(wù)規(guī)定進行處理。訂票報銷1.報銷憑證員工出差訂票后，應(yīng)及時取得有效的報銷憑證。機票報銷憑證為航空運輸電子客票行程單；火車票報銷憑證為鐵路車票；汽車票報銷憑證為汽車票。如通過票務(wù)代理機構(gòu)訂票，應(yīng)取得代理機構(gòu)提供的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括訂票費用明細、代理手續(xù)費等。2.報銷流程員工出差結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)（一般為出差歸來后[X]個工作日內(nèi)）將出差訂票的相關(guān)報銷憑證整理齊全，并填寫《出差訂票費用報銷單》。將填寫好的報銷單及相關(guān)憑證提交給部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)出差任務(wù)的真實性、訂票的合理性等進行審核，并簽署意見。審核通過后，報銷單交至財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度和差旅標準，對訂票費用進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通核實。經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后，按照公司財務(wù)流程進行報銷支付。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對訂票情況進行統(tǒng)計和分析，檢查訂票流程是否規(guī)范、訂票費用是否合理等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行整改，并將相關(guān)情況向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。財務(wù)部門應(yīng)加強對訂票報銷的審核，對不符合規(guī)定的訂票費用不予報銷，并及時向相關(guān)部門反饋情況。2.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批訂票、虛報訂票費用、惡意改簽或退票等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但