公司出差票務(wù)管理制度

公司出差票務(wù)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司出差票務(wù)管理，規(guī)范票務(wù)預(yù)訂、報(bào)銷等流程，確保出差工作順利進(jìn)行，合理控制差旅成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)出差產(chǎn)生的票務(wù)費(fèi)用管理，包括但不限于飛機(jī)票、火車票、汽車票、船票等。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，確保票務(wù)交易合法合規(guī)。合理性原則：根據(jù)出差任務(wù)的實(shí)際需求，選擇經(jīng)濟(jì)、便捷的交通方式，合理控制票務(wù)費(fèi)用。審批流程原則：所有票務(wù)的預(yù)訂、變更、退票等操作均需按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，確保操作規(guī)范、透明。二、票務(wù)預(yù)訂1.預(yù)訂申請(qǐng)員工因公務(wù)出差需要預(yù)訂票務(wù)時(shí)，應(yīng)提前填寫《出差票務(wù)預(yù)訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明出差目的地、出差時(shí)間、預(yù)計(jì)返程時(shí)間、交通方式選擇及其他特殊要求等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)出差任務(wù)的必要性和合理性后，提交至行政部門或相關(guān)票務(wù)預(yù)訂管理部門。2.預(yù)訂流程行政部門或票務(wù)預(yù)訂管理部門收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)員工提供的信息，按照公司規(guī)定的票務(wù)預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行操作。優(yōu)先選擇與公司簽訂合作協(xié)議的票務(wù)供應(yīng)商，以獲取更優(yōu)惠的價(jià)格和更好的服務(wù)。在預(yù)訂過程中，應(yīng)對(duì)比不同航空公司、鐵路部門、客運(yùn)公司等的票價(jià)、航班/車次時(shí)刻、服務(wù)質(zhì)量等因素，綜合考慮選擇最合適的票務(wù)。對(duì)于飛機(jī)票預(yù)訂，應(yīng)關(guān)注航空公司的促銷活動(dòng)、會(huì)員優(yōu)惠政策等，爭(zhēng)取為公司節(jié)省費(fèi)用。同時(shí)，注意預(yù)訂的航班/車次是否符合出差行程安排，避免出現(xiàn)誤機(jī)/誤車等情況。在預(yù)訂完成后，票務(wù)預(yù)訂人員應(yīng)及時(shí)將預(yù)訂信息反饋給申請(qǐng)員工，包括票務(wù)詳情（如航班號(hào)、車次、座位信息等）、票價(jià)、支付方式及預(yù)計(jì)出票時(shí)間等。3.特殊情況處理如因緊急出差任務(wù)需要立即預(yù)訂票務(wù)，無(wú)法提前提交預(yù)訂申請(qǐng)的，員工應(yīng)在預(yù)訂前電話告知部門負(fù)責(zé)人和行政部門，并在出差結(jié)束后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。若預(yù)訂過程中出現(xiàn)票務(wù)緊張、價(jià)格波動(dòng)較大等特殊情況，票務(wù)預(yù)訂人員應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)員工溝通，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整預(yù)訂方案，并向部門負(fù)責(zé)人和行政部門匯報(bào)。三、票務(wù)變更與退票1.變更申請(qǐng)因出差行程發(fā)生變化需要變更票務(wù)時(shí)，員工應(yīng)提前填寫《出差票務(wù)變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、變更后的出行時(shí)間、交通方式等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)原審批流程再次審核通過后，提交至票務(wù)預(yù)訂管理部門辦理變更手續(xù)。2.變更流程票務(wù)預(yù)訂管理部門收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)與票務(wù)供應(yīng)商聯(lián)系，辦理票務(wù)變更事宜。變更票務(wù)可能涉及手續(xù)費(fèi)、票價(jià)差額等費(fèi)用，相關(guān)費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。票務(wù)預(yù)訂人員應(yīng)在辦理變更手續(xù)前，向員工明確告知費(fèi)用情況，并經(jīng)員工確認(rèn)同意后進(jìn)行操作。變更完成后，票務(wù)預(yù)訂人員應(yīng)將變更后的票務(wù)信息及時(shí)反饋給員工，并更新相關(guān)記錄。3.退票申請(qǐng)若出差任務(wù)取消或因其他原因需要退票時(shí)，員工應(yīng)提前填寫《出差票務(wù)退票申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明退票原因。申請(qǐng)表同樣需經(jīng)原審批流程審核通過后，提交至票務(wù)預(yù)訂管理部門辦理退票手續(xù)。4.退票流程票務(wù)預(yù)訂管理部門收到退票申請(qǐng)后，按照與票務(wù)供應(yīng)商簽訂的退票政策辦理退票業(yè)務(wù)。退票手續(xù)費(fèi)及相關(guān)規(guī)定按照票務(wù)供應(yīng)商的要求執(zhí)行，一般情況下，退票手續(xù)費(fèi)由員工承擔(dān)。票務(wù)預(yù)訂人員應(yīng)在辦理退票手續(xù)時(shí)，準(zhǔn)確計(jì)算并告知員工應(yīng)承擔(dān)的退票費(fèi)用。退票成功后，票務(wù)預(yù)訂人員應(yīng)及時(shí)將退票款項(xiàng)返還至公司指定賬戶（如有需要），并向員工提供退票憑證和退款記錄。四、票務(wù)報(bào)銷1.報(bào)銷憑證要求員工出差結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理并提交票務(wù)報(bào)銷憑證。報(bào)銷憑證必須是由正規(guī)票務(wù)供應(yīng)商提供的有效票據(jù)，包括但不限于機(jī)票行程單、火車票、汽車票、船票等，票據(jù)上應(yīng)清晰顯示票務(wù)信息、票價(jià)、購(gòu)票日期等內(nèi)容。對(duì)于飛機(jī)票報(bào)銷，除行程單外，還需提供登機(jī)牌作為輔助證明材料，登機(jī)牌應(yīng)與行程單上的航班信息一致。所有報(bào)銷憑證應(yīng)保持票面整潔、完整，不得有涂改、損壞等情況。如有不符合要求的票據(jù)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。2.報(bào)銷流程員工將整理好的票務(wù)報(bào)銷憑證粘貼在《差旅費(fèi)報(bào)銷單》上，并按照公司規(guī)定的報(bào)銷審批流程填寫相關(guān)信息，包括出差日期、出差地點(diǎn)、交通費(fèi)用明細(xì)等?！恫盥觅M(fèi)報(bào)銷單》先由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)出差事項(xiàng)的真實(shí)性和合理性，再提交至財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性以及報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)與員工溝通并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。審核通過后的《差旅費(fèi)報(bào)銷單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷支付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，及時(shí)將報(bào)銷款項(xiàng)支付至員工指定的銀行賬戶。3.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)不同職級(jí)和出差地區(qū)制定相應(yīng)的票務(wù)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：職級(jí)A：國(guó)內(nèi)一線城市出差：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙實(shí)報(bào)實(shí)銷，但原則上不得高于同航線全價(jià)票的[X]%；火車一等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；高鐵/動(dòng)車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；長(zhǎng)途汽車票實(shí)報(bào)實(shí)銷，但不得高于同線路合理票價(jià)。國(guó)內(nèi)二線城市出差：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙實(shí)報(bào)實(shí)銷，但原則上不得高于同航線全價(jià)票的[X]%；火車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；高鐵/動(dòng)車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；長(zhǎng)途汽車票實(shí)報(bào)實(shí)銷，但不得高于同線路合理票價(jià)。國(guó)內(nèi)三線及以下城市出差：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙實(shí)報(bào)實(shí)銷，但原則上不得高于同航線全價(jià)票的[X]%；火車硬座實(shí)報(bào)實(shí)銷（特殊情況可乘坐硬臥，硬臥票價(jià)實(shí)報(bào)實(shí)銷）；長(zhǎng)途汽車票實(shí)報(bào)實(shí)銷，但不得高于同線路合理票價(jià)。職級(jí)B：國(guó)內(nèi)一線城市出差：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙實(shí)報(bào)實(shí)銷，但原則上不得高于同航線全價(jià)票的[X]%；火車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；高鐵/動(dòng)車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；長(zhǎng)途汽車票實(shí)報(bào)實(shí)銷，但不得高于同線路合理票價(jià)。國(guó)內(nèi)二線城市出差：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙實(shí)報(bào)實(shí)銷，但原則上不得高于同航線全價(jià)票的[X]%；火車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；高鐵/動(dòng)車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；長(zhǎng)途汽車票實(shí)報(bào)實(shí)銷，但不得高于同線路合理票價(jià)。國(guó)內(nèi)三線及以下城市出差：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙實(shí)報(bào)實(shí)銷，但原則上不得高于同航線全價(jià)票的[X]%；火車硬座實(shí)報(bào)實(shí)銷（特殊情況可乘坐硬臥，硬臥票價(jià)實(shí)報(bào)實(shí)銷）；長(zhǎng)途汽車票實(shí)報(bào)實(shí)銷，但不得高于同線路合理票價(jià)。職級(jí)C：國(guó)內(nèi)一線城市出差：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙實(shí)報(bào)實(shí)銷，但原則上不得高于同航線全價(jià)票的[X]%；火車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；高鐵/動(dòng)車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；長(zhǎng)途汽車票實(shí)報(bào)實(shí)銷，但不得高于同線路合理票價(jià)。國(guó)內(nèi)二線城市出差：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙實(shí)報(bào)實(shí)銷，但原則上不得高于同航線全價(jià)票的[X]%；火車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；高鐵/動(dòng)車二等座實(shí)報(bào)實(shí)銷；長(zhǎng)途汽車票實(shí)報(bào)實(shí)銷，但不得高于同線路合理票價(jià)。國(guó)內(nèi)三線及以下城市出差：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙實(shí)報(bào)實(shí)銷，但原則上不得高于同航線全價(jià)票的[X]%；火車硬座實(shí)報(bào)實(shí)銷（特殊情況可乘坐硬臥，硬臥票價(jià)實(shí)報(bào)實(shí)銷）；長(zhǎng)途汽車票實(shí)報(bào)實(shí)銷，但不得高于同線路合理票價(jià)。對(duì)于國(guó)際出差，根據(jù)實(shí)際情況另行制定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，一般按照經(jīng)濟(jì)、合理的原則進(jìn)行審核報(bào)銷。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)出差票務(wù)管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查票務(wù)預(yù)訂、變更、退票及報(bào)銷等環(huán)節(jié)是否符合公司制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作、虛報(bào)費(fèi)用等問題。2.財(cái)務(wù)審核監(jiān)督財(cái)務(wù)部門在日常報(bào)銷審核過程中，嚴(yán)格把關(guān)票務(wù)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性，對(duì)不符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷，并及時(shí)向相關(guān)部門和人員反饋情況。3.違規(guī)處理對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，如未經(jīng)審批擅自預(yù)訂或變更票務(wù)、虛報(bào)票務(wù)費(fèi)用等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對(duì)初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并要求其退還違規(guī)報(bào)銷的費(fèi)用；對(duì)多次違規(guī)