公司內(nèi)部物品管理制度VIP

公司內(nèi)部物品管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部物品管理，規(guī)范物品采購、使用、保管及處置流程，確保公司資產(chǎn)安全完整，合理配置資源，降低運(yùn)營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的所有辦公物品、生產(chǎn)設(shè)備、耗材等各類物品的管理。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：公司對各類物品實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算的管理體制。合理配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置物品資源，提高使用效率，避免浪費(fèi)。歸口管理原則：各類物品分別歸口相關(guān)部門進(jìn)行管理，明確職責(zé)，確保管理工作的有效開展。成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，嚴(yán)格控制物品采購成本、使用成本和處置成本，降低公司運(yùn)營費(fèi)用。二、管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善公司內(nèi)部物品管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)辦公家具、辦公用品、辦公設(shè)備等物品的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放及報(bào)廢處置等工作。定期對公司物品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的登記、折舊計(jì)提、清查盤點(diǎn)等工作。協(xié)調(diào)各部門之間的物品調(diào)配，提高物品使用效率。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核物品采購預(yù)算、報(bào)銷憑證等，確保財(cái)務(wù)支出的合理性和合規(guī)性。負(fù)責(zé)建立物品管理臺(tái)賬，進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，定期與行政部門核對賬目。參與物品報(bào)廢處置的審核工作，監(jiān)督處置過程中的資金結(jié)算。3.使用部門負(fù)責(zé)本部門所需物品的申購、領(lǐng)用、使用及保管等工作。協(xié)助行政部門做好物品的盤點(diǎn)清查工作，及時(shí)反饋物品使用情況和存在的問題。負(fù)責(zé)本部門物品的日常維護(hù)保養(yǎng)，確保物品正常使用。三、物品采購管理1.采購計(jì)劃各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，提前編制物品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門匯總。行政部門根據(jù)各部門采購計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制公司年度、季度和月度物品采購計(jì)劃。對于臨時(shí)性、緊急性采購需求，使用部門應(yīng)填寫《臨時(shí)采購申請表》，說明采購原因、采購物品明細(xì)等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)行政部門，行政部門審核后及時(shí)安排采購。2.采購流程供應(yīng)商選擇：行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比選等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、售后服務(wù)等因素。采購合同簽訂：采購人員應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同應(yīng)報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。采購實(shí)施：采購人員應(yīng)按照采購合同約定，及時(shí)跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決。驗(yàn)收：物品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行核對，確保驗(yàn)收合格。對于驗(yàn)收不合格的物品，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換或退貨。3.采購預(yù)算公司應(yīng)建立物品采購預(yù)算管理制度，加強(qiáng)采購預(yù)算的編制、審核、執(zhí)行和控制。各部門應(yīng)根據(jù)年度工作目標(biāo)和任務(wù)，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和實(shí)際需求，編制本部門年度物品采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門匯總。行政部門應(yīng)根據(jù)各部門采購預(yù)算，結(jié)合公司整體預(yù)算安排，編制公司年度物品采購預(yù)算草案，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出修改意見。公司年度物品采購預(yù)算經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過后，下達(dá)各部門執(zhí)行。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序辦理。四、物品使用管理1.領(lǐng)用制度各部門員工因工作需要領(lǐng)用物品時(shí)，應(yīng)填寫《物品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)按照審批后的《物品領(lǐng)用申請表》發(fā)放物品，并在物品管理臺(tái)賬上進(jìn)行登記。對于貴重物品或限量領(lǐng)用的物品，行政部門應(yīng)建立領(lǐng)用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、歸還時(shí)間等信息。員工領(lǐng)用物品后，應(yīng)妥善保管，合理使用，不得隨意轉(zhuǎn)借、挪用或丟棄。如因工作變動(dòng)或離職等原因，應(yīng)及時(shí)將領(lǐng)用的物品歸還行政部門。2.使用規(guī)范員工應(yīng)按照物品的使用說明書和操作規(guī)程正確使用物品，不得違規(guī)操作，以免造成物品損壞或安全事故。對于辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備等大型貴重物品，使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)操作和維護(hù)，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。員工在使用物品過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，以便及時(shí)維修或更換。對于因使用不當(dāng)造成物品損壞的，使用部門應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。3.借用管理公司內(nèi)部各部門之間因工作需要借用物品時(shí)，應(yīng)填寫《物品借用申請表》，注明借用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)借用部門負(fù)責(zé)人和出借部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理借用手續(xù)。行政部門應(yīng)按照審批后的《物品借用申請表》辦理借用手續(xù)，并在物品管理臺(tái)賬上進(jìn)行登記。借用部門應(yīng)按照約定時(shí)間歸還借用物品，如因特殊原因需要延長借用時(shí)間，應(yīng)提前向行政部門申請，經(jīng)出借部門同意后方可延長。借用部門應(yīng)妥善保管借用物品，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。如因保管不善造成物品損壞或丟失的，借用部門應(yīng)照價(jià)賠償。五、物品保管管理1.倉庫管理行政部門應(yīng)設(shè)立專門的物品倉庫，負(fù)責(zé)各類物品的存放保管。倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，確保物品安全。倉庫管理人員應(yīng)按照物品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立物品存放標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。倉庫管理人員應(yīng)定期對物品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。倉庫應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫管理制度，物品出入庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保出入庫準(zhǔn)確無誤。2.庫存盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期組織對公司物品進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每月一次。盤點(diǎn)工作應(yīng)由行政部門牽頭，財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員參與。盤點(diǎn)人員應(yīng)按照物品管理臺(tái)賬逐一核對實(shí)物，記錄盤點(diǎn)結(jié)果。對于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)查明原因，填寫《物品盤點(diǎn)盈虧表》，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，調(diào)整物品管理臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目，確保賬實(shí)相符。對于因管理不善造成的盤虧損失，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。3.庫存安全倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保庫存物品安全。倉庫管理人員應(yīng)定期檢查消防器材和安全設(shè)施的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。倉庫應(yīng)建立安全管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫安全操作規(guī)程，不得在倉庫內(nèi)吸煙、使用明火等。對于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防范措施。六、物品處置管理1.報(bào)廢鑒定對于已損壞、無法使用或已達(dá)到報(bào)廢年限的物品，使用部門應(yīng)填寫《物品報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料，如維修記錄、使用年限證明等，報(bào)行政部門審核。行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對申請報(bào)廢的物品進(jìn)行鑒定，核實(shí)物品是否符合報(bào)廢條件。對于符合報(bào)廢條件的物品，行政部門應(yīng)簽署審核意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報(bào)廢處置經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意報(bào)廢的物品，行政部門應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定和公司內(nèi)部程序進(jìn)行處置。對于有回收價(jià)值的物品，行政部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理，并將回收款項(xiàng)上繳公司財(cái)務(wù)。對于無回收價(jià)值的物品，行政部門應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如委托有資質(zhì)的單位進(jìn)行銷毀等。在處置過程中，行政部門應(yīng)做好記錄，確保處置過程可追溯。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)報(bào)廢處置情況，及時(shí)調(diào)整物品管理臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目，核銷相關(guān)資產(chǎn)。3.資產(chǎn)核銷物品報(bào)廢處置完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)。資產(chǎn)核銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行，填寫《資產(chǎn)核銷申請表》，附上相關(guān)證明材料，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核資產(chǎn)核銷申請，核實(shí)相關(guān)證明材料的真實(shí)性和完整性。審核通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)，將已報(bào)廢的資產(chǎn)從公司資產(chǎn)賬目中核銷。七、監(jiān)督檢查與考核1.監(jiān)督檢查公司成立物品管理監(jiān)督檢查小組，定期對公司物品管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由行政部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督檢查小組應(yīng)重點(diǎn)檢查物品采購、使用、保管、處置等環(huán)節(jié)的管理制度執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作、浪費(fèi)資源、資產(chǎn)流失等問題。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。整改完成后，監(jiān)督檢查小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.考核評價(jià)公司將物品管理工作納入各部門績效考核體系，對物品管理工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對工作不力、造成損失的部門和個(gè)人進(jìn)行批評和處罰?？己嗽u價(jià)指標(biāo)主要包括物品采購成本控制、物品使用效率、物品保管安全、物品處置規(guī)范等方面。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門制定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。各部門應(yīng)按