公司中介費(fèi)用管理制度

公司中介費(fèi)用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司中介費(fèi)用的管理，確保中介費(fèi)用支出的合理性、合法性和透明度，有效控制成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司因業(yè)務(wù)需要，與各類(lèi)中介機(jī)構(gòu)（包括但不限于房地產(chǎn)中介、財(cái)務(wù)中介、法律咨詢(xún)中介、人力資源中介等）發(fā)生的中介費(fèi)用支出的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則中介費(fèi)用的支出必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定，確保每一筆費(fèi)用都有合法的依據(jù)。2.必要性原則中介服務(wù)的引入應(yīng)基于公司業(yè)務(wù)發(fā)展的必要需求，避免不必要的中介費(fèi)用支出。3.合理性原則中介費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理、公平，與市場(chǎng)行情相符，確保公司利益不受損害。4.審批流程嚴(yán)格原則建立嚴(yán)格的審批流程，明確各級(jí)審批權(quán)限，確保中介費(fèi)用支出經(jīng)過(guò)充分的審核和批準(zhǔn)。二、中介機(jī)構(gòu)的選擇與管理（一）中介機(jī)構(gòu)的選擇1.需求評(píng)估各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《中介服務(wù)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明中介服務(wù)的內(nèi)容、目的、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，提交至公司管理層進(jìn)行審核。2.供應(yīng)商篩選公司通過(guò)多種渠道收集中介機(jī)構(gòu)信息，建立中介機(jī)構(gòu)供應(yīng)商庫(kù)。對(duì)入庫(kù)的中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行資質(zhì)審查、信譽(yù)評(píng)估、業(yè)績(jī)考察等，選擇具有良好口碑、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、收費(fèi)合理的中介機(jī)構(gòu)作為合作對(duì)象。3.招標(biāo)或詢(xún)價(jià)對(duì)于金額較大或重要的中介服務(wù)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)的方式確定合作中介機(jī)構(gòu)；對(duì)于金額較小、服務(wù)內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單的項(xiàng)目，可以采用詢(xún)價(jià)的方式進(jìn)行比較選擇。招標(biāo)或詢(xún)價(jià)過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)采購(gòu)制度執(zhí)行，確保公平、公正、公開(kāi)。（二）中介機(jī)構(gòu)的管理1.合同簽訂與選定的中介機(jī)構(gòu)簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、保密條款、違約責(zé)任等條款。合同應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門(mén)審核后簽訂，確保合同的合法性和有效性。2.服務(wù)監(jiān)督各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保其按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。如發(fā)現(xiàn)中介機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量不符合要求或存在違約行為，應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，并根據(jù)合同約定采取相應(yīng)措施。3.定期評(píng)估公司定期對(duì)中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量、費(fèi)用合理性、合作配合度等方面進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)是否繼續(xù)合作的重要依據(jù)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的中介機(jī)構(gòu)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或終止合作。三、中介費(fèi)用的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃和中介服務(wù)需求，在每年末編制下一年度的中介費(fèi)用預(yù)算，填寫(xiě)《中介費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出各項(xiàng)中介服務(wù)的預(yù)計(jì)費(fèi)用金額，并說(shuō)明費(fèi)用預(yù)算的依據(jù)和合理性。2.財(cái)務(wù)部對(duì)各部門(mén)提交的中介費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算和資金狀況，提出調(diào)整建議，形成公司年度中介費(fèi)用預(yù)算草案。3.公司年度中介費(fèi)用預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審批通過(guò)后，正式下達(dá)各部門(mén)執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的中介費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行，控制中介費(fèi)用支出。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增加中介服務(wù)項(xiàng)目或超出預(yù)算金額的，應(yīng)提前填寫(xiě)《中介費(fèi)用預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，按照預(yù)算審批流程重新進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)中介費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期向公司管理層匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如遇特殊情況需要調(diào)整中介費(fèi)用預(yù)算的，各部門(mén)應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。2.財(cái)務(wù)部對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，分析調(diào)整的必要性和合理性，并提出審核意見(jiàn)。3.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)公司管理層審批通過(guò)后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。四、中介費(fèi)用的審批流程（一）費(fèi)用申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)在發(fā)生中介費(fèi)用支出前，應(yīng)填寫(xiě)《中介費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明中介服務(wù)的內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用金額、支付方式等信息，并附上相關(guān)合同、發(fā)票、服務(wù)報(bào)告等證明材料。2.《中介費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行初審。（二）財(cái)務(wù)部初審1.財(cái)務(wù)部對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提交的《中介費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核費(fèi)用的真實(shí)性、合理性、合法性，以及發(fā)票的合規(guī)性、合同的執(zhí)行情況等。2.如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)材料不符合要求或存在疑問(wèn)的，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（三）部門(mén)負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)部初審?fù)ㄟ^(guò)后，將《中介費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》提交至業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對(duì)費(fèi)用的必要性、合理性進(jìn)行再次審核，并簽字確認(rèn)。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，《中介費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和審批權(quán)限，對(duì)費(fèi)用進(jìn)行審批，并簽字確認(rèn)。（五）財(cái)務(wù)總監(jiān)審批對(duì)于金額較大或重要的中介費(fèi)用支出，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，還需提交財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)總監(jiān)從財(cái)務(wù)角度對(duì)費(fèi)用的合理性、資金安排等進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。（六）總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)總監(jiān)審批通過(guò)后，《中介費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》最終提交至總經(jīng)理進(jìn)行審批。總經(jīng)理根據(jù)公司整體經(jīng)營(yíng)情況和戰(zhàn)略規(guī)劃，對(duì)費(fèi)用進(jìn)行全面審批，并簽字確認(rèn)。（七）費(fèi)用支付經(jīng)總經(jīng)理審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部按照合同約定的支付方式和時(shí)間，辦理中介費(fèi)用的支付手續(xù)。五、中介費(fèi)用的支付管理（一）支付方式1.公司應(yīng)根據(jù)與中介機(jī)構(gòu)簽訂的合同約定，選擇合適的支付方式，常見(jiàn)的支付方式包括支票、銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等。2.對(duì)于金額較大的中介費(fèi)用支付，原則上應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，確保資金支付的安全和可追溯性。（二）支付時(shí)間1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的支付時(shí)間支付中介費(fèi)用，不得無(wú)故拖延。如因特殊原因需要延遲支付的，應(yīng)提前與中介機(jī)構(gòu)溝通并取得其同意。2.對(duì)于首次合作的中介機(jī)構(gòu)，在支付費(fèi)用前，應(yīng)確保其已按照合同約定提供了完整的服務(wù)并驗(yàn)收合格。（三）支付審核1.財(cái)務(wù)部在辦理中介費(fèi)用支付前，應(yīng)再次對(duì)相關(guān)審批手續(xù)的完整性、費(fèi)用金額的準(zhǔn)確性、支付方式的合規(guī)性等進(jìn)行審核。2.審核無(wú)誤后，方可進(jìn)行支付操作，并在支付憑證上加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和相關(guān)人員印章。（四）支付記錄與檔案管理1.財(cái)務(wù)部應(yīng)建立完善的中介費(fèi)用支付記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一筆中介費(fèi)用的支付日期、支付金額、支付對(duì)象、支付方式等信息，確保支付記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.中介費(fèi)用支付相關(guān)的合同、發(fā)票、審批文件等資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，以便日后查閱和審計(jì)。六、中介費(fèi)用的核算與賬務(wù)處理（一）核算原則中介費(fèi)用應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則進(jìn)行核算，即在費(fèi)用發(fā)生時(shí)確認(rèn)入賬，而不論款項(xiàng)是否實(shí)際支付。（二）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部根據(jù)審核通過(guò)的《中介費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》及相關(guān)支付憑證，按照公司會(huì)計(jì)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，正確記錄中介費(fèi)用的支出。2.中介費(fèi)用應(yīng)根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)分別計(jì)入相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，如“管理費(fèi)用中介服務(wù)費(fèi)”、“銷(xiāo)售費(fèi)用中介服務(wù)費(fèi)”、“財(cái)務(wù)費(fèi)用手續(xù)費(fèi)”等。3.對(duì)于跨期的中介費(fèi)用，應(yīng)按照受益期間進(jìn)行合理分?jǐn)?，確保費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性。（三）財(cái)務(wù)報(bào)表披露財(cái)務(wù)部應(yīng)在公司財(cái)務(wù)報(bào)表中如實(shí)披露中介費(fèi)用的發(fā)生情況，包括費(fèi)用金額、費(fèi)用類(lèi)別、支付對(duì)象等信息，以便公司管理層和外部利益相關(guān)者了解公司中介費(fèi)用支出的全貌。七、中介費(fèi)用的審計(jì)與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)中介費(fèi)用的支出情況進(jìn)行審計(jì)，檢查中介費(fèi)用的審批流程是否合規(guī)、費(fèi)用支出是否合理、合同執(zhí)行是否到位等。2.內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)通過(guò)查閱相關(guān)文件、合同、發(fā)票、支付記錄等資料，與中介機(jī)構(gòu)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員進(jìn)行溝通訪(fǎng)談等方式，開(kāi)展審計(jì)工作。3.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部審計(jì)1.公司聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)時(shí)，中介費(fèi)用的支出情況也是審計(jì)的重點(diǎn)內(nèi)容之一。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照審計(jì)準(zhǔn)則和相關(guān)法律法規(guī)的要求，對(duì)中介費(fèi)用的真實(shí)性、合法性、合理性進(jìn)行審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。3.公司應(yīng)積極配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的工作，提供所需的資料和信息，確保審計(jì)工作的順利進(jìn)行。（三）監(jiān)督舉報(bào)1.公司鼓勵(lì)全體員工對(duì)中介費(fèi)用支出過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。員工發(fā)現(xiàn)中介費(fèi)用支出存在問(wèn)題時(shí)，可以向公司管理層、內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)反映情況。2.公司對(duì)舉報(bào)信息應(yīng)進(jìn)行及時(shí)