公司與供應(yīng)商管理制度VIP

公司與供應(yīng)商管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司與供應(yīng)商的管理，規(guī)范采購行為，確保所采購的物資和服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購項(xiàng)目中與供應(yīng)商的選擇、評估、采購合同簽訂、執(zhí)行及供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)等相關(guān)活動。3.基本原則公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、評估及采購活動中，遵循公平公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會，不受任何歧視。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量物資和服務(wù)的供應(yīng)商，以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營對產(chǎn)品質(zhì)量的要求。成本效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，綜合考慮采購成本，追求采購活動的整體效益最大化。合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。二、供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集采購部門負(fù)責(zé)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、同行交流等。建立供應(yīng)商信息庫，對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理、分類和存儲，信息內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商篩選根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，從供應(yīng)商信息庫中篩選出初步符合要求的供應(yīng)商名單。采購部門對初步篩選的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員配備等情況，評估其是否具備提供所需物資和服務(wù)的能力。3.供應(yīng)商資質(zhì)審核要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書、稅務(wù)登記證等，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。對供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件進(jìn)行審核，核實(shí)其真實(shí)性、有效性和完整性。對于重要物資和服務(wù)的供應(yīng)商，必要時可向相關(guān)政府部門或行業(yè)協(xié)會查詢其資質(zhì)信譽(yù)情況。4.供應(yīng)商選擇決策采購部門組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門、使用部門等）對篩選和審核后的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、技術(shù)支持等方面。根據(jù)綜合評估結(jié)果，確定最終的供應(yīng)商名單，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)提交公司采購決策委員會審議決定。三、供應(yīng)商評估1.評估周期定期評估：每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評估，評估時間為每年的[具體月份]。不定期評估：在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交貨延遲、價(jià)格異常等情況，應(yīng)及時對其進(jìn)行評估。2.評估內(nèi)容質(zhì)量評估：產(chǎn)品質(zhì)量合格率：統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商所供產(chǎn)品的質(zhì)量合格數(shù)量與總交貨數(shù)量的比例，評估其產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性。質(zhì)量問題處理情況：考察供應(yīng)商對出現(xiàn)的質(zhì)量問題的響應(yīng)速度、處理措施及整改效果。交貨期評估：交貨準(zhǔn)時率：計(jì)算供應(yīng)商按時交貨的訂單數(shù)量與總訂單數(shù)量的比例，評估其交貨的及時性。交貨延遲原因分析：分析供應(yīng)商交貨延遲的原因，如生產(chǎn)計(jì)劃安排不當(dāng)、原材料供應(yīng)不足、運(yùn)輸問題等，并評估其改進(jìn)措施的有效性。價(jià)格評估：價(jià)格合理性：對比供應(yīng)商的報(bào)價(jià)與市場同類產(chǎn)品價(jià)格水平，評估其價(jià)格是否合理。價(jià)格調(diào)整情況：考察供應(yīng)商在合同執(zhí)行期間價(jià)格調(diào)整的頻率和幅度，評估其價(jià)格穩(wěn)定性。售后服務(wù)評估：售后服務(wù)響應(yīng)時間：統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商對客戶售后服務(wù)需求的響應(yīng)時間，評估其服務(wù)的及時性。售后服務(wù)質(zhì)量：通過客戶反饋、投訴處理情況等方面，評估供應(yīng)商售后服務(wù)的質(zhì)量和效果。其他評估內(nèi)容：供應(yīng)商的生產(chǎn)能力：評估供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、人員規(guī)模、生產(chǎn)工藝等是否能夠滿足公司不斷增長的采購需求。供應(yīng)商的信譽(yù)和口碑：通過市場調(diào)研、行業(yè)評價(jià)、客戶反饋等渠道，了解供應(yīng)商在行業(yè)內(nèi)的信譽(yù)和口碑情況。3.評估方法數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析：收集和整理與供應(yīng)商評估相關(guān)的數(shù)據(jù)，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄、價(jià)格清單、售后服務(wù)記錄等，運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析方法進(jìn)行評估。問卷調(diào)查：向公司內(nèi)部使用部門、采購部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員發(fā)放調(diào)查問卷，了解他們對供應(yīng)商的評價(jià)和意見?，F(xiàn)場考察：定期或不定期對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場考察，直觀了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況等。綜合評分：根據(jù)各項(xiàng)評估內(nèi)容的重要性設(shè)定相應(yīng)權(quán)重，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。4.評估結(jié)果處理對于評估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商：給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如?yōu)先合作機(jī)會、增加采購份額、延長付款期限等，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)，鼓勵其他供應(yīng)商學(xué)習(xí)借鑒。對于評估結(jié)果為良好的供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作關(guān)系，要求其繼續(xù)保持良好表現(xiàn)，同時關(guān)注其在各方面的改進(jìn)情況。對于評估結(jié)果為合格的供應(yīng)商：發(fā)出書面通知，指出其存在的問題和不足，要求其限期整改，并對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。如整改后仍不符合要求，可考慮減少采購份額或終止合作關(guān)系。對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商：立即終止合作關(guān)系，并在公司供應(yīng)商信息庫中予以標(biāo)注。同時，對已采購的物資和服務(wù)進(jìn)行追溯，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他隱患，及時采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。四、采購合同管理1.合同簽訂采購部門根據(jù)采購決策確定的供應(yīng)商，起草采購合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同文本起草完成后，提交公司法律部門進(jìn)行審核。法律部門應(yīng)對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)法律部門的審核意見，對采購合同文本進(jìn)行修改完善后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.合同執(zhí)行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、交貨安排等信息，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時間、地點(diǎn)、方式交付物資和服務(wù)。在交貨前，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購部門，采購部門應(yīng)及時安排驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或更換產(chǎn)品。采購部門應(yīng)根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果和合同約定，決定是否接收貨物或支付貨款。3.合同變更在采購合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)需求調(diào)整、供應(yīng)商原因等需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款，并按照采購合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。4.合同終止采購合同履行完畢后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，合同關(guān)系即告終止。如因一方違約或其他原因?qū)е虏少徍贤崆敖K止，違約方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。采購部門應(yīng)及時清理合同執(zhí)行情況，對已交付的物資和服務(wù)進(jìn)行盤點(diǎn)和結(jié)算，對未履行的合同義務(wù)進(jìn)行妥善處理。五、供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.溝通機(jī)制建立定期溝通機(jī)制：采購部門與供應(yīng)商每月至少進(jìn)行一次電話溝通或面對面會議，及時交流采購需求、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量問題、市場動態(tài)等信息，增進(jìn)雙方的了解和信任。設(shè)立專門的溝通渠道：如電子郵箱、即時通訊工具等，方便雙方在日常工作中及時溝通協(xié)調(diào)。對于重要事項(xiàng)或緊急問題，應(yīng)通過電話或面對面溝通方式進(jìn)行處理。2.培訓(xùn)與支持根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，采購部門可組織供應(yīng)商參加相關(guān)培訓(xùn)，如質(zhì)量管理培訓(xùn)、生產(chǎn)工藝培訓(xùn)、安全環(huán)保培訓(xùn)等，幫助供應(yīng)商提升其管理水平和業(yè)務(wù)能力，更好地滿足公司的采購要求。在供應(yīng)商遇到技術(shù)難題或生產(chǎn)困難時，公司技術(shù)部門或相關(guān)專業(yè)人員應(yīng)提供必要的技術(shù)支持和協(xié)助，幫助供應(yīng)商解決問題，確保采購項(xiàng)目的順利進(jìn)行。3.激勵措施設(shè)立供應(yīng)商激勵獎項(xiàng)：如最佳質(zhì)量獎、最佳交貨獎、最佳合作獎等，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商進(jìn)行表彰和獎勵，激勵供應(yīng)商不斷提高自身的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。給予供應(yīng)商一定的優(yōu)惠政策：如優(yōu)先付款、增加采購份額、提供技術(shù)支持等，對與公司長期合作且表現(xiàn)良好的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)膬?yōu)惠，增強(qiáng)供應(yīng)商與公司合作的積極性和穩(wěn)定性。4.供應(yīng)商投訴處理建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制：設(shè)立專門的投訴郵箱或電話，接受供應(yīng)商的投訴和建議。采購部門應(yīng)及時受理供應(yīng)商的投訴，并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。對于供應(yīng)商的投訴，采購部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)給予答復(fù)和處理。如投訴屬實(shí)，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改，并將處理結(jié)果反饋給供應(yīng)商。同時，應(yīng)分析投訴產(chǎn)生的原因，采取預(yù)防措施，避免類似問題再次發(fā)生。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、供應(yīng)商管理是否有效等方面的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。采購部門內(nèi)部應(yīng)建立自我監(jiān)督機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，采購人員應(yīng)相互監(jiān)督，確保采購活動的公正性和廉潔性。2.外部監(jiān)督