保險(xiǎn)公司禮品管理制度VIP

保險(xiǎn)公司禮品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品管理，確保禮品的合理使用，充分發(fā)揮禮品在業(yè)務(wù)拓展、客戶維護(hù)等方面的積極作用，同時(shí)維護(hù)公司利益和形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)、客戶拜訪、節(jié)日慰問等場景下涉及禮品的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品的采購、贈(zèng)送等活動(dòng)必須符合國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.必要性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需求，合理確定禮品的使用場景和規(guī)模，避免不必要的禮品支出。3.適度性原則：禮品價(jià)值應(yīng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)、客戶重要程度等相匹配，避免過度贈(zèng)送禮品造成不良影響。4.公開透明原則：禮品管理過程應(yīng)保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、禮品采購管理（一）采購流程1.需求申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《禮品采購申請表》，詳細(xì)說明采購禮品的用途、預(yù)計(jì)數(shù)量、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。2.審核審批：行政部門對禮品采購申請進(jìn)行初步審核，檢查申請信息的完整性和合理性。對于金額較大的禮品采購申請，需提交公司管理層審批。3.采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)審批通過的申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)遵循貨比三家、性價(jià)比最優(yōu)的原則，確保所采購禮品的質(zhì)量和價(jià)格符合公司要求。4.驗(yàn)收入庫：禮品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，確保與采購合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并登記禮品的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇：建立禮品供應(yīng)商庫，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行綜合評估，選擇具有良好口碑和合作意愿的供應(yīng)商作為長期合作伙伴。2.供應(yīng)商評估：定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。3.合作協(xié)議：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品的規(guī)格、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保雙方合作的順利進(jìn)行。（三）采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制：公司每年年初根據(jù)上一年度禮品使用情況和本年度業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃，編制禮品采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)明確禮品采購的總金額、各部門的預(yù)算分配等信息，并報(bào)公司管理層審批。2.預(yù)算執(zhí)行：各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行禮品采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。如因業(yè)務(wù)需要確需調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批流程進(jìn)行申請和調(diào)整。3.預(yù)算監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門定期對禮品采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對超預(yù)算采購的情況進(jìn)行分析和評估，提出改進(jìn)措施和建議。三、禮品使用管理（一）使用范圍1.業(yè)務(wù)拓展：在與潛在客戶溝通、洽談業(yè)務(wù)過程中，贈(zèng)送適當(dāng)?shù)亩Y品以增進(jìn)客戶對公司的了解和信任，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。2.客戶維護(hù)：對長期合作的客戶，在節(jié)日、客戶生日等特殊時(shí)期贈(zèng)送禮品，表達(dá)公司的關(guān)懷和感謝，鞏固客戶關(guān)系。3.員工激勵(lì)：對在業(yè)務(wù)工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)亩Y品獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)員工積極工作，提高工作業(yè)績。4.其他特殊情況：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)的其他禮品使用場景。（二）使用標(biāo)準(zhǔn)1.業(yè)務(wù)拓展禮品：根據(jù)客戶的重要程度和業(yè)務(wù)合作潛力，合理確定禮品的價(jià)值和檔次。一般情況下，送給潛在客戶的禮品價(jià)值不宜過高，以避免給客戶造成壓力或誤解。2.客戶維護(hù)禮品：注重禮品的實(shí)用性和紀(jì)念意義，體現(xiàn)公司對客戶的關(guān)懷。禮品價(jià)值應(yīng)根據(jù)客戶的貢獻(xiàn)和合作規(guī)模進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，確保禮品能夠表達(dá)公司的誠意。3.員工激勵(lì)禮品：根據(jù)員工的工作業(yè)績和貢獻(xiàn)大小，制定相應(yīng)的禮品激勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)。禮品應(yīng)具有一定的激勵(lì)性和吸引力，能夠激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力。（三）使用審批1.填寫申請：員工在使用禮品前，需填寫《禮品使用申請表》，詳細(xì)說明禮品的用途、贈(zèng)送對象、預(yù)計(jì)價(jià)值等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料。2.部門審批：部門負(fù)責(zé)人對禮品使用申請進(jìn)行審核，確認(rèn)申請的合理性和必要性。審核通過后，在申請表上簽字批準(zhǔn)。3.上級審批：對于涉及重要客戶或較大金額的禮品使用申請，需提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司禮品管理政策和業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審批。4.特殊情況審批：如遇緊急情況需要臨時(shí)使用禮品，無法按照正常審批流程進(jìn)行申請的，可先口頭向部門負(fù)責(zé)人和上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（四）禮品贈(zèng)送記錄1.建立臺賬：行政部門負(fù)責(zé)建立禮品贈(zèng)送臺賬，詳細(xì)記錄禮品的贈(zèng)送日期、贈(zèng)送對象、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)值等信息。2.定期核對：定期對禮品贈(zèng)送臺賬進(jìn)行核對，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.資料歸檔：將禮品贈(zèng)送申請表、相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料等作為附件，與禮品贈(zèng)送臺賬一并歸檔保存，以備查閱。四、禮品庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.定期盤點(diǎn)：行政部門定期對禮品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期一般為季度或半年，具體時(shí)間根據(jù)公司實(shí)際情況確定。2.臨時(shí)盤點(diǎn)：在禮品采購、使用等業(yè)務(wù)發(fā)生較為頻繁或出現(xiàn)異常情況時(shí)，可進(jìn)行臨時(shí)盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決庫存管理中存在的問題。3.盤點(diǎn)報(bào)告：盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門編制《禮品庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況，包括實(shí)際庫存數(shù)量、賬面庫存數(shù)量、差異情況及原因分析等。對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，提出處理意見和建議，報(bào)公司管理層審批。（二）庫存保管1.倉庫設(shè)置：設(shè)立專門的禮品倉庫，確保倉庫環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.分類存放：按照禮品的種類、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。同時(shí)，對貴重禮品和易損禮品應(yīng)采取特殊的保管措施。3.庫存標(biāo)識：在禮品倉庫內(nèi)設(shè)置明顯的庫存標(biāo)識，標(biāo)明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，確保庫存信息清晰明了。（三）庫存調(diào)撥1.內(nèi)部調(diào)撥：因業(yè)務(wù)需要，各部門之間可進(jìn)行禮品庫存的內(nèi)部調(diào)撥。調(diào)撥部門填寫《禮品庫存調(diào)撥申請表》，詳細(xì)說明調(diào)撥原因、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門審批。2.審批流程：行政部門對禮品庫存調(diào)撥申請進(jìn)行審核，審核通過后辦理調(diào)撥手續(xù)，并調(diào)整禮品庫存臺賬。3.外部調(diào)撥：如因特殊情況需要將禮品調(diào)撥給外部單位，需按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并簽訂調(diào)撥協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。五、禮品監(jiān)督與審計(jì)（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對禮品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查禮品采購、使用、庫存管理等環(huán)節(jié)是否符合公司制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.部門自查：各部門定期對本部門禮品管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況上報(bào)行政部門。3.員工監(jiān)督：鼓勵(lì)公司員工對禮品管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，對經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）審計(jì)內(nèi)容1.采購審計(jì)：審查禮品采購的合規(guī)性，包括采購流程是否規(guī)范、供應(yīng)商選擇是否合理、采購價(jià)格是否公允等。2.使用審計(jì)：檢查禮品使用是否符合規(guī)定的使用范圍和標(biāo)準(zhǔn)，使用審批手續(xù)是否齊全，禮品贈(zèng)送記錄是否真實(shí)、完整。3.庫存審計(jì)：核實(shí)禮品庫存的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，檢查庫存保管是否妥善，庫存調(diào)撥是否合規(guī)。（三）違規(guī)處理1.對于違反禮品管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理，并責(zé)令限期整改。對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如擅自超預(yù)算采購禮品、利用禮品謀取私利等，給予記過、降職、撤職等處分，涉及違法違紀(jì)的，移交司法機(jī)關(guān)處理。2