辦公設(shè)備及用品管理制度VIP

辦公設(shè)備及用品管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司辦公設(shè)備及用品的管理，規(guī)范辦公設(shè)備及用品的采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等流程，提高辦公設(shè)備及用品的使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有辦公設(shè)備及用品的管理。3.管理原則統(tǒng)一管理原則：公司辦公設(shè)備及用品由行政部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)、調(diào)配和管理。合理配置原則：根據(jù)工作需要，合理配置辦公設(shè)備及用品，避免浪費(fèi)。節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公設(shè)備及用品，降低消耗，延長(zhǎng)使用壽命。責(zé)任到人原則：辦公設(shè)備及用品的使用人對(duì)其使用的設(shè)備及用品負(fù)有保管和維護(hù)責(zé)任。二、辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備的分類電腦設(shè)備：包括臺(tái)式電腦、筆記本電腦、服務(wù)器等。辦公電器設(shè)備：如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、碎紙機(jī)等。通訊設(shè)備：固定電話、移動(dòng)電話等。辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。其他設(shè)備：如空調(diào)、飲水機(jī)、保險(xiǎn)柜等。2.辦公設(shè)備的采購(gòu)需求申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。審核審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行綜合評(píng)估，審核設(shè)備采購(gòu)的必要性和合理性，并根據(jù)公司預(yù)算情況提出意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)執(zhí)行：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門(mén)按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。驗(yàn)收交付：辦公設(shè)備到貨后，行政部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀、性能等。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并將設(shè)備交付使用部門(mén)。3.辦公設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)不同崗位和工作需求，制定辦公設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：管理人員：每人配備一臺(tái)臺(tái)式電腦、一臺(tái)筆記本電腦、一臺(tái)打印機(jī)、一部固定電話。普通員工：根據(jù)工作需要，合理配備臺(tái)式電腦或筆記本電腦、打印機(jī)等設(shè)備。特殊崗位：如財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)，根據(jù)工作要求配備專用辦公設(shè)備。辦公家具的配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)辦公空間和人員數(shù)量進(jìn)行合理配置。4.辦公設(shè)備的使用與維護(hù)使用培訓(xùn)：行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織辦公設(shè)備的使用培訓(xùn)，確保使用人員熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)。使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置。日常維護(hù)：辦公設(shè)備的使用人員負(fù)責(zé)設(shè)備的日常清潔、保養(yǎng)和簡(jiǎn)單故障排除。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)。行政部門(mén)應(yīng)建立辦公設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況。維修管理：對(duì)于辦公設(shè)備出現(xiàn)的故障，使用人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《辦公設(shè)備維修申請(qǐng)表》，提交行政部門(mén)。行政部門(mén)根據(jù)故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修費(fèi)用在規(guī)定額度內(nèi)的，由行政部門(mén)直接審批；超出規(guī)定額度的，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。設(shè)備借用：因工作需要借用辦公設(shè)備的，需填寫(xiě)《辦公設(shè)備借用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)批準(zhǔn)后，方可借用。借用期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借用期間使用人應(yīng)妥善保管設(shè)備，如有損壞或丟失，照價(jià)賠償。5.辦公設(shè)備的盤(pán)點(diǎn)與清查定期盤(pán)點(diǎn)：行政部門(mén)每年定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、使用部門(mén)、使用狀態(tài)等。不定期清查：根據(jù)工作需要，行政部門(mén)可隨時(shí)對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行清查，檢查設(shè)備的使用情況和維護(hù)狀況。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告：盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)編制《辦公設(shè)備盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整賬務(wù)，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。6.辦公設(shè)備的報(bào)廢報(bào)廢條件：辦公設(shè)備符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)使用年限，且無(wú)法正常使用的。因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，已被淘汰的。損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的。其他符合報(bào)廢條件的情況。報(bào)廢申請(qǐng)：使用部門(mén)填寫(xiě)《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備報(bào)廢原因、使用年限、資產(chǎn)原值等信息，并提交行政部門(mén)。鑒定審批：行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。鑒定通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。報(bào)廢處理：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行處理。報(bào)廢設(shè)備可采取變賣(mài)、捐贈(zèng)、報(bào)廢等方式進(jìn)行處理，處理收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。三、辦公用品管理1.辦公用品的分類文具類：如筆、紙、筆記本、文件夾、訂書(shū)機(jī)、膠水等。辦公耗材類：如打印機(jī)墨盒、硒鼓、復(fù)印紙、傳真紙等。辦公生活用品類：如紙巾、洗手液、茶葉、一次性水杯等。其他用品類：如計(jì)算器、電池、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。2.辦公用品的采購(gòu)需求計(jì)劃：各部門(mén)每月末根據(jù)下月工作需要，填寫(xiě)《辦公用品需求計(jì)劃表》，提交行政部門(mén)。行政部門(mén)匯總各部門(mén)需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)審批：辦公用品采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政部門(mén)按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式：辦公用品采購(gòu)可采取集中采購(gòu)、分散采購(gòu)或網(wǎng)上采購(gòu)等方式。對(duì)于常用的、標(biāo)準(zhǔn)化的辦公用品，可進(jìn)行集中采購(gòu)；對(duì)于特殊規(guī)格或緊急需求的辦公用品，可采取分散采購(gòu)或網(wǎng)上采購(gòu)。驗(yàn)收入庫(kù)：辦公用品到貨后，行政部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保管。3.辦公用品的發(fā)放領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)：公司根據(jù)不同崗位和工作需求，制定辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：管理人員：每月發(fā)放[X]支筆、[X]本筆記本、[X]個(gè)文件夾等。普通員工：每月發(fā)放[X]支筆、[X]本筆記本、[X]個(gè)文件夾等。特殊崗位：如財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)，根據(jù)工作要求發(fā)放專用辦公用品。領(lǐng)用流程：使用人員填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門(mén)領(lǐng)取辦公用品。行政部門(mén)應(yīng)建立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、用品名稱、數(shù)量等信息。4.辦公用品的使用與節(jié)約使用規(guī)范：辦公用品使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照使用規(guī)范使用辦公用品，不得浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)辦公用品有損壞或質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)更換。節(jié)約措施：公司倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，采取以下節(jié)約措施：推行無(wú)紙化辦公，盡量減少紙張的使用。雙面打印、復(fù)印文件，降低紙張消耗。合理使用辦公耗材，如及時(shí)更換墨盒、硒鼓等，避免浪費(fèi)。妥善保管辦公用品，延長(zhǎng)使用壽命。5.辦公用品的盤(pán)點(diǎn)與清查定期盤(pán)點(diǎn)：行政部門(mén)每季度對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、庫(kù)存地點(diǎn)等。不定期清查：根據(jù)工作需要，行政部門(mén)可隨時(shí)對(duì)辦公用品進(jìn)行清查，檢查用品的使用情況和庫(kù)存狀況。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告：盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)編制《辦公用品盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整賬務(wù)，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。四、費(fèi)用管理1.辦公設(shè)備及用品采購(gòu)費(fèi)用辦公設(shè)備及用品采購(gòu)費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)算執(zhí)行。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)遵循成本效益原則，選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品。對(duì)于辦公設(shè)備及用品采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，提供合法有效的發(fā)票和相關(guān)審批文件。2.辦公設(shè)備維護(hù)費(fèi)用辦公設(shè)備維護(hù)費(fèi)用包括設(shè)備維修、保養(yǎng)、更換零部件等費(fèi)用。維護(hù)費(fèi)用應(yīng)根據(jù)設(shè)備的實(shí)際使用情況和維護(hù)需求進(jìn)行合理安排。辦公設(shè)備維護(hù)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)，應(yīng)提供維修發(fā)票、維修清單等相關(guān)證明材料，并經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦公用品費(fèi)用辦公用品費(fèi)用應(yīng)根據(jù)公司制定的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際使用情況進(jìn)行控制。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決費(fèi)用超支問(wèn)題。辦公用品費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)，應(yīng)提供發(fā)票、領(lǐng)用清單等相關(guān)證明材料，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。五、責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自采購(gòu)、使用、處置辦