公司外部供應(yīng)商管理制度VIP

公司外部供應(yīng)商管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外部供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商選擇、評(píng)估、采購(gòu)、合作及監(jiān)督等流程，確保所采購(gòu)的物資、服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與外部供應(yīng)商發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)的部門(mén)和項(xiàng)目，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等。（三）基本原則1.公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、評(píng)估和合作過(guò)程中，遵循公平公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會(huì)，依據(jù)客觀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)價(jià)和決策。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)的供應(yīng)商，以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)對(duì)物資和服務(wù)質(zhì)量的要求。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，綜合考慮采購(gòu)成本、運(yùn)輸成本、售后服務(wù)成本等因素，實(shí)現(xiàn)成本效益的最大化。4.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過(guò)溝通、協(xié)作和互利共贏，共同促進(jìn)公司和供應(yīng)商的發(fā)展。二、供應(yīng)商選擇（一）供應(yīng)商信息收集1.內(nèi)部推薦：公司各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，推薦潛在供應(yīng)商。推薦時(shí)需提供供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品或服務(wù)特點(diǎn)、聯(lián)系方式等。2.市場(chǎng)調(diào)研：采購(gòu)部門(mén)定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集行業(yè)內(nèi)供應(yīng)商信息?？赏ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商目錄、同行推薦等方式獲取相關(guān)信息。3.供應(yīng)商自薦：接受供應(yīng)商主動(dòng)提交的合作意向書(shū)及相關(guān)資料，包括公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)案例等。（二）供應(yīng)商篩選1.初步篩選：采購(gòu)部門(mén)對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合公司要求的供應(yīng)商，如經(jīng)營(yíng)范圍不符、信譽(yù)不佳、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等。2.資質(zhì)審核：對(duì)通過(guò)初步篩選的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、行業(yè)資質(zhì)證書(shū)等相關(guān)證明文件，并核實(shí)其真實(shí)性和有效性。3.實(shí)地考察：對(duì)于重要物資或服務(wù)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備、售后服務(wù)能力等，以全面了解供應(yīng)商的實(shí)際情況。（三）供應(yīng)商選擇決策1.組建評(píng)估小組：由采購(gòu)部門(mén)牽頭，會(huì)同質(zhì)量部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員組成供應(yīng)商評(píng)估小組，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估和選擇決策。2.評(píng)估指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)公司采購(gòu)需求和供應(yīng)商管理要求，設(shè)定評(píng)估指標(biāo)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平等。各指標(biāo)可根據(jù)重要性賦予不同權(quán)重。3.綜合評(píng)估：評(píng)估小組按照設(shè)定的評(píng)估指標(biāo)和權(quán)重，對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。可通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、樣品測(cè)試、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、信用調(diào)查等方式收集評(píng)估信息，并進(jìn)行量化打分。4.選擇決策：根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，評(píng)估小組確定擬合作的供應(yīng)商名單，并提交公司管理層審批。公司管理層根據(jù)評(píng)估小組的建議，最終確定合格供應(yīng)商，并簽訂合作協(xié)議。三、供應(yīng)商評(píng)估（一）定期評(píng)估1.評(píng)估周期：采購(gòu)部門(mén)每年組織一次對(duì)供應(yīng)商的定期評(píng)估，評(píng)估時(shí)間為每年[具體月份]。2.評(píng)估內(nèi)容：定期評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。評(píng)估小組可通過(guò)數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場(chǎng)檢查、客戶反饋、投訴處理等方式收集評(píng)估信息。3.評(píng)估方式：采用量化打分的方式進(jìn)行評(píng)估，滿分為100分。各評(píng)估指標(biāo)的具體評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)如下：產(chǎn)品質(zhì)量（40分）：根據(jù)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、客戶反饋、產(chǎn)品合格率等情況進(jìn)行評(píng)分。產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、合格率高的給予高分，反之則給予低分。交貨期（20分）：統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商按時(shí)交貨的次數(shù)占總交貨次數(shù)的比例，按時(shí)交貨率高的給予高分，延遲交貨的根據(jù)延遲天數(shù)和影響程度給予相應(yīng)扣分。價(jià)格（15分）：對(duì)比供應(yīng)商的報(bào)價(jià)與市場(chǎng)平均價(jià)格水平，價(jià)格合理且具有競(jìng)爭(zhēng)力的給予高分，價(jià)格過(guò)高或過(guò)低且存在不合理因素的給予相應(yīng)扣分。售后服務(wù)（15分）：根據(jù)供應(yīng)商的售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問(wèn)題能力、客戶滿意度等情況進(jìn)行評(píng)分。售后服務(wù)良好的給予高分，售后服務(wù)差的給予低分。合作配合度（10分）：評(píng)估供應(yīng)商在合作過(guò)程中的溝通協(xié)作情況、對(duì)公司需求的響應(yīng)速度、配合公司完成各項(xiàng)工作的積極性等，合作配合度高的給予高分，反之則給予低分。（二）不定期評(píng)估1.觸發(fā)條件：在以下情況下，采購(gòu)部門(mén)可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行不定期評(píng)估：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)出現(xiàn)重大質(zhì)量問(wèn)題，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或產(chǎn)品質(zhì)量。供應(yīng)商交貨期嚴(yán)重延遲，給公司造成較大損失。公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)提出重大投訴。市場(chǎng)環(huán)境發(fā)生重大變化，可能影響供應(yīng)商的供應(yīng)能力或產(chǎn)品質(zhì)量。2.評(píng)估內(nèi)容和方式：不定期評(píng)估內(nèi)容和方式與定期評(píng)估基本相同，但重點(diǎn)針對(duì)觸發(fā)評(píng)估的問(wèn)題進(jìn)行深入調(diào)查和分析，評(píng)估結(jié)果作為對(duì)供應(yīng)商進(jìn)一步管理的重要依據(jù)。（三）評(píng)估結(jié)果處理1.評(píng)估報(bào)告：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)評(píng)估情況撰寫(xiě)評(píng)估報(bào)告，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的評(píng)估得分、存在問(wèn)題、改進(jìn)建議等內(nèi)容。評(píng)估報(bào)告經(jīng)評(píng)估小組審核后，提交公司管理層。2.分級(jí)管理：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C、D四個(gè)等級(jí)：A級(jí)供應(yīng)商（90分及以上）：表示供應(yīng)商在各方面表現(xiàn)優(yōu)秀，合作良好，公司可給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先采購(gòu)、增加訂單量等。B級(jí)供應(yīng)商（7089分）：表示供應(yīng)商表現(xiàn)較好，基本能夠滿足公司要求，但仍有一定的提升空間。公司可繼續(xù)與其合作，并要求其針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)。C級(jí)供應(yīng)商（6069分）：表示供應(yīng)商存在一些問(wèn)題，需要引起關(guān)注。公司可與供應(yīng)商溝通，提出整改要求，并對(duì)其供應(yīng)情況進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。D級(jí)供應(yīng)商（60分以下）：表示供應(yīng)商表現(xiàn)較差，已不能滿足公司要求。公司應(yīng)暫停與其合作，進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查和評(píng)估，視情況決定是否繼續(xù)合作。3.改進(jìn)措施跟蹤：對(duì)于評(píng)估中發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求其制定改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)情況。改進(jìn)措施完成后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到有效解決。四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求預(yù)測(cè)：各使用部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，定期（每月/每季度）向采購(gòu)部門(mén)提交物資或服務(wù)需求預(yù)測(cè)表，詳細(xì)說(shuō)明所需物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)需求時(shí)間等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃編制：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)各使用部門(mén)提交的需求預(yù)測(cè)表，結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核和公司管理層批準(zhǔn)。（二）采購(gòu)訂單下達(dá)1.選擇供應(yīng)商：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.訂單內(nèi)容明確：采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容，確保雙方對(duì)訂單條款理解一致。采購(gòu)訂單經(jīng)雙方簽字（蓋章）確認(rèn)后生效。3.訂單跟蹤與變更：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如因特殊原因需要變更采購(gòu)訂單內(nèi)容，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議。（三）采購(gòu)合同管理1.合同簽訂：對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)或重要物資和服務(wù)的采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。采購(gòu)合同經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核和公司管理層批準(zhǔn)后簽訂。2.合同執(zhí)行與監(jiān)督：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行和監(jiān)督，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施予以糾正，并根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。3.合同變更與終止：如因市場(chǎng)變化、公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)調(diào)整等原因需要變更或終止采購(gòu)合同，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂變更或終止協(xié)議。合同變更或終止后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理相關(guān)賬務(wù)和文件資料。五、供應(yīng)商合作與溝通（一）合作協(xié)議簽訂1.協(xié)議內(nèi)容：與供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的合作范圍、權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、付款方式、售后服務(wù)、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保雙方在合作過(guò)程中有明確的依據(jù)和規(guī)范。2.協(xié)議審批：合作協(xié)議經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核和公司管理層批準(zhǔn)后生效。在簽訂合作協(xié)議前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)協(xié)議條款進(jìn)行評(píng)審，確保協(xié)議內(nèi)容符合公司利益和要求。（二）日常溝通機(jī)制1.建立溝通渠道：采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商應(yīng)建立多種溝通渠道，如電話、郵件、即時(shí)通訊工具等，確保雙方能夠及時(shí)、有效地溝通交流。2.定期溝通會(huì)議：采購(gòu)部門(mén)定期（每月/每季度）組織與供應(yīng)商的溝通會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容包括總結(jié)上一階段的合作情況、討論解決合作過(guò)程中存在的問(wèn)題、協(xié)調(diào)下一階段的工作安排等。通過(guò)溝通會(huì)議，加強(qiáng)雙方的合作與信任，及時(shí)解決合作中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.問(wèn)題反饋與處理：在合作過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或需要供應(yīng)商協(xié)助解決的事項(xiàng)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商反饋，并跟蹤處理結(jié)果。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)和解決方案，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。（三）合作激勵(lì)機(jī)制1.建立激勵(lì)措施：公司建立供應(yīng)商合作激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加訂單量、優(yōu)先付款、授予榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)等。激勵(lì)措施旨在鼓勵(lì)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、提升服務(wù)水平，增強(qiáng)雙方的合作意愿和積極性。2.激勵(lì)評(píng)估與實(shí)施：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果、合作表現(xiàn)等情況，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行激勵(lì)評(píng)估。對(duì)于符合激勵(lì)條件的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)按照公司制定的激勵(lì)措施進(jìn)行實(shí)施，并將激勵(lì)情況通報(bào)相關(guān)部門(mén)。六、供應(yīng)商監(jiān)督與考核（一）質(zhì)量監(jiān)督1.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)制定：質(zhì)量部門(mén)會(huì)同采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員，根據(jù)公司產(chǎn)品質(zhì)量要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定采購(gòu)物資或服務(wù)的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范應(yīng)明確檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、合格判定標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.進(jìn)貨檢驗(yàn)：采購(gòu)物資到貨后，質(zhì)量部門(mén)按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)。檢驗(yàn)方式可包括抽檢、全檢等，確保所采購(gòu)的物資或服務(wù)符合質(zhì)量要求。對(duì)于檢驗(yàn)不合格的物資或服務(wù)，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施予以解決。3.質(zhì)量跟蹤與反饋：質(zhì)量部門(mén)對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤，及時(shí)收集使用部門(mén)的質(zhì)量反饋信息。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其分析原因，采取糾正措施，并跟蹤整改效果。同時(shí)，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為供應(yīng)商評(píng)估和管理提供依據(jù)。（二）交貨期監(jiān)督1.交貨期跟蹤：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的交貨期進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)交貨，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施確保按時(shí)交貨，并及時(shí)向公司相關(guān)部門(mén)通報(bào)情況。2.逾期交貨處理：對(duì)于供應(yīng)商逾期交貨的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同約定追究其違約責(zé)任。同時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨時(shí)間、采取緊急補(bǔ)貨措施等，以減少對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。（三）價(jià)格監(jiān)督1.價(jià)格調(diào)研：采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)研，了解同類(lèi)物資或服務(wù)的價(jià)格變動(dòng)情況。通過(guò)與供應(yīng)商的價(jià)格談判、市場(chǎng)詢價(jià)等方式，確保公司采購(gòu)價(jià)格合理、具有競(jìng)爭(zhēng)力。2.價(jià)格調(diào)整：如市場(chǎng)價(jià)格發(fā)生重大變化或供應(yīng)商提出價(jià)格調(diào)整申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)估和審核。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整采購(gòu)價(jià)格，并簽訂價(jià)格變更協(xié)議。（四）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估內(nèi)容和管理要求，設(shè)定供應(yīng)商考核指標(biāo)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作配合度等方面?？己酥笜?biāo)應(yīng)明確、具體、可量化，以便于考核評(píng)價(jià)。2.考核周期與方式：采購(gòu)部門(mén)每月/每季度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核方式采用量化打分的方式進(jìn)行。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)日常管理記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、