村公文收發(fā)管理制度

村公文收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本村公文收發(fā)管理工作，提高公文處理效率，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，結(jié)合本村實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村各類公文的收發(fā)、登記、傳遞、保管、歸檔等工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文處理應(yīng)嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和上級有關(guān)規(guī)定，確保公文格式、內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.及時(shí)高效原則：公文收發(fā)應(yīng)及時(shí)處理，不得積壓延誤，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保公文在傳遞、保管過程中的安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。二、公文收發(fā)管理職責(zé)（一）村黨支部書記職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)本村公文收發(fā)管理工作，對重要公文的處理作出決策。2.審核簽發(fā)以本村名義發(fā)出的重要公文。（二）村委會主任職責(zé)1.協(xié)助村黨支部書記做好公文收發(fā)管理工作，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本制度。2.對一般性公文進(jìn)行審核，提出處理意見。（三）文書職責(zé)1.負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、登記、編號、傳閱、催辦、保管、歸檔等具體工作。2.按照規(guī)定格式和要求擬制公文，對公文內(nèi)容進(jìn)行初步審核。3.及時(shí)將公文傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員，跟蹤公文辦理情況，確保公文處理流程順暢。（四）其他人員職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門公文的接收、傳遞和辦理，并對公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性和辦理結(jié)果負(fù)責(zé)。2.全體工作人員應(yīng)積極配合公文收發(fā)管理工作，嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，及時(shí)處理收到的公文。三、公文的種類及格式（一）公文種類1.上行文：主要用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請示問題等，如請示、報(bào)告等。2.下行文：主要用于向下級機(jī)關(guān)傳達(dá)方針政策、發(fā)布決定、通知等，如決定、通知、通報(bào)等。3.平行文：主要用于同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等，如函等。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.公文格式應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，具體要求如下：份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。附件說明：公文附件的順序號和名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期：署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。頁碼：公文頁數(shù)順序號。四、公文收發(fā)管理流程（一）收文管理1.簽收文書負(fù)責(zé)接收上級機(jī)關(guān)、其他單位發(fā)送的公文，并在公文送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)。對收到的公文應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，查看公文的包裝是否完好，封口是否嚴(yán)密，文件份數(shù)是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系解決。2.登記文書對簽收的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括公文的編號、來文機(jī)關(guān)、文號、標(biāo)題、密級、緊急程度、份數(shù)、日期、承辦部門、簽收人等。登記應(yīng)使用統(tǒng)一的公文登記簿，做到字跡清晰、準(zhǔn)確無誤。登記完畢后，應(yīng)在公文首頁右上角加蓋收文章。3.初審文書對收到的公文進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核公文的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，文種使用是否恰當(dāng)，格式是否規(guī)范，行文是否準(zhǔn)確等。對初審中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文機(jī)關(guān)溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見或建議。如公文內(nèi)容存在嚴(yán)重問題，應(yīng)拒絕接收，并及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.呈批經(jīng)初審合格的公文，文書應(yīng)及時(shí)呈送村黨支部書記或村委會主任批示。批示內(nèi)容應(yīng)明確公文的辦理意見、承辦部門和承辦期限等。對重要公文或涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)先由村黨支部書記或村委會主任組織相關(guān)人員進(jìn)行研究討論，再作出批示。5.傳閱根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，文書將公文送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員傳閱。傳閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行，不得隨意擴(kuò)大傳閱范圍。傳閱過程中，傳閱人員應(yīng)在公文傳閱單上簽字，并注明傳閱時(shí)間。如遇緊急公文或重要事項(xiàng)，應(yīng)優(yōu)先傳閱。傳閱完畢后，文書應(yīng)及時(shí)收回公文，檢查公文是否有損壞或遺失情況。6.承辦承辦部門或承辦人員接到交辦的公文后，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和公文要求認(rèn)真辦理。辦理過程中應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，確保公文辦理工作順利進(jìn)行。承辦人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)完成公文辦理工作，并將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給文書。如因特殊情況需要延長辦理期限的，應(yīng)提前向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。7.催辦文書負(fù)責(zé)對公文承辦情況進(jìn)行跟蹤催辦，及時(shí)了解公文辦理進(jìn)度，對超過辦理期限的承辦部門或承辦人員進(jìn)行催辦。催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等，催辦情況應(yīng)做好記錄。對多次催辦仍未辦理的，應(yīng)及時(shí)向村黨支部書記或村委會主任報(bào)告。8.歸檔公文辦理完畢后，承辦部門或承辦人員應(yīng)將公文的原件、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等相關(guān)材料整理齊全，交文書歸檔。文書按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對歸檔公文進(jìn)行分類、編號、裝訂、存儲等工作，確保公文檔案的完整、安全和便于查閱。（二）發(fā)文管理1.擬稿各部門根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人或指定專人擬寫公文初稿。擬稿應(yīng)符合公文格式要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔、明了，語言規(guī)范。擬稿人應(yīng)認(rèn)真核對公文內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、事實(shí)清楚、引用法律法規(guī)和政策依據(jù)正確。擬稿完成后，應(yīng)在公文初稿上簽名，并注明擬稿日期。2.審核擬好的公文初稿應(yīng)送部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對公文的內(nèi)容、格式、行文等進(jìn)行全面審核，提出修改意見或建議。審核通過后，公文初稿應(yīng)送文書進(jìn)行格式審核。文書按照公文格式標(biāo)準(zhǔn)對公文進(jìn)行審核，確保公文格式規(guī)范統(tǒng)一。3.簽發(fā)經(jīng)審核合格的公文，由村黨支部書記或村委會主任簽發(fā)。重要公文或涉及重大事項(xiàng)的公文，應(yīng)經(jīng)村黨支部會議或村委會會議研究討論后，由村黨支部書記或村委會主任簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對公文的準(zhǔn)確性、合法性、可行性負(fù)責(zé)，并在公文簽發(fā)欄簽字確認(rèn)。4.編號文書對簽發(fā)后的公文進(jìn)行編號。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。編號一般由年份、發(fā)文順序號組成，如“[年份]第[發(fā)文順序號]號”。編號應(yīng)標(biāo)注在公文首頁的右上角。5.印制文書將編號后的公文交指定的印刷部門進(jìn)行印制。印制過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公文格式要求進(jìn)行排版、印刷，確保公文印制質(zhì)量。印刷部門應(yīng)對印制的公文進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與文書溝通解決。印制完成后，應(yīng)將公文成品交文書核對數(shù)量。6.用印文書對印制好的公文進(jìn)行用印。用印應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保印章使用的合法性和嚴(yán)肅性。用印前，應(yīng)認(rèn)真核對公文內(nèi)容、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期等信息，確認(rèn)無誤后，在公文落款處加蓋村公章。用印應(yīng)清晰、端正，不得模糊、歪斜。7.登記文書對發(fā)出的公文進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括公文的編號、發(fā)文機(jī)關(guān)、文號、標(biāo)題、密級、緊急程度、份數(shù)、日期、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等。登記應(yīng)使用統(tǒng)一的發(fā)文登記簿，做到準(zhǔn)確無誤。登記完畢后，應(yīng)將公文副本留存歸檔。8.分發(fā)根據(jù)公文的主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，文書將公文分別封裝，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)應(yīng)確保公文及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。對重要公文或緊急公文，應(yīng)采用專人送達(dá)或特快專遞等方式進(jìn)行傳遞，確保公文安全、快速送達(dá)。五、公文的保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和本村保密制度，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的公文進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.設(shè)立專門的公文保管場所，配備必要的保密設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，確保公文存放安全。3.對涉密公文實(shí)行專人管理，管理人員應(yīng)經(jīng)過保密培訓(xùn)，具備保密意識和技能。4.在公文傳遞、傳閱、辦理過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，不得擅自擴(kuò)大。嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)撋婷芄膬?nèi)容。（二）保密措施1.對涉密公文應(yīng)標(biāo)明密級和保密期限，按照規(guī)定的程序進(jìn)行傳遞、保管和銷毀。2.復(fù)制涉密公文應(yīng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記、編號和管理。復(fù)制件應(yīng)視同原件進(jìn)行保密。3.借閱涉密公文應(yīng)履行審批手續(xù)，借閱人員應(yīng)妥善保管公文，不得轉(zhuǎn)借他人，使用完畢后及時(shí)歸還。4.銷毀涉密公文應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并做好記錄。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限。六、公文的歸檔與查閱（一）歸檔管理1.公文辦理完畢后，承辦部門或承辦人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將公文及相關(guān)材料整理齊全，交文書歸檔。2.文書按照檔案管理的要求，對歸檔公文進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等工作，建立健全公文檔案管理制度。3.歸檔公文應(yīng)做到分類科學(xué)、編號有序、裝訂整齊、編目準(zhǔn)確，便于查閱和利用。（二）查閱管理1.本村工作人員因工作需要查閱公文檔案的，應(yīng)填寫《公文查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文書處查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定