機關(guān)電子檔管理制度

機關(guān)電子檔管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)電子文檔的管理，確保電子文檔的完整性、準確性、安全性和可利用性，提高工作效率，結(jié)合本機關(guān)實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)各部門及全體工作人員在工作過程中形成的電子文檔的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機關(guān)電子文檔由專門的管理部門或崗位進行集中管理，確保文檔的一致性和規(guī)范性。2.分類分級管理原則根據(jù)電子文檔的內(nèi)容、性質(zhì)和用途進行分類分級，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則采取有效的安全保密措施，防止電子文檔的泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則建立便捷的檢索和利用機制，滿足機關(guān)工作人員對電子文檔的查閱需求。二、電子文檔的定義與分類（一）定義本制度所稱電子文檔，是指機關(guān)工作人員在履行職責(zé)過程中形成的，以數(shù)字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像等不同形式的信息記錄。（二）分類1.按內(nèi)容性質(zhì)分類行政公文類：包括上級來文、本級發(fā)文、平行文等各類行政公文。業(yè)務(wù)資料類：與機關(guān)業(yè)務(wù)工作相關(guān)的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)計報表、項目資料等。會議資料類：會議通知、議程、紀要、決議等會議相關(guān)文件。人事檔案類：干部職工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲等人事資料。財務(wù)檔案類：財務(wù)報表、憑證、合同等財務(wù)相關(guān)文件。其他類：除上述類別以外的電子文檔，如工作計劃、總結(jié)、調(diào)研報告等。2.按存儲介質(zhì)分類硬盤存儲文檔光盤存儲文檔磁帶存儲文檔移動存儲設(shè)備存儲文檔（如U盤、移動硬盤等）3.按密級分類絕密級文檔機密級文檔秘密級文檔非涉密文檔三、電子文檔的形成與收集（一）形成要求1.機關(guān)工作人員在工作中應(yīng)按照規(guī)范的格式和要求生成電子文檔，確保文檔內(nèi)容準確、完整、清晰。2.電子文檔應(yīng)使用規(guī)范的文件名和文件夾結(jié)構(gòu)進行命名和存儲，文件名應(yīng)簡潔明了，能夠準確反映文檔的主題和內(nèi)容。3.對于重要的電子文檔，應(yīng)同時生成紙質(zhì)文檔，并確保紙質(zhì)文檔與電子文檔內(nèi)容一致。（二）收集職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門電子文檔的收集工作，指定專人負責(zé)定期收集、整理本部門形成的電子文檔，并按照規(guī)定的分類和存儲要求進行保管。2.對于跨部門形成的電子文檔，由牽頭部門負責(zé)收集，并及時分發(fā)給相關(guān)部門。3.辦公室負責(zé)對機關(guān)各部門收集的電子文檔進行匯總和審核，確保電子文檔的完整性和準確性。四、電子文檔的存儲與保管（一）存儲設(shè)備1.機關(guān)應(yīng)配備專用的電子文檔存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等，確保存儲設(shè)備的可靠性和安全性。2.存儲設(shè)備應(yīng)定期進行維護和檢查，及時清理存儲設(shè)備中的垃圾文件和無用數(shù)據(jù)，確保存儲設(shè)備的存儲空間充足。3.對于重要的電子文檔，應(yīng)采用異地備份的方式進行存儲，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）存儲方式1.電子文檔應(yīng)按照分類分級的原則進行存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.對于涉密電子文檔，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行存儲，采取加密、訪問控制等安全措施，確保文檔的保密性。3.電子文檔的存儲應(yīng)遵循便于長期保存的原則，選擇合適的存儲格式和介質(zhì)，確保文檔的可讀性和可利用性。（三）保管期限1.電子文檔的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和機關(guān)實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管的電子文檔保管期限為15年，中期保管的電子文檔保管期限為510年，長期保管的電子文檔保管期限為10年以上。3.對于具有重要歷史價值和查考利用價值的電子文檔，應(yīng)永久保管。（四）保管措施1.建立電子文檔保管臺賬，詳細記錄電子文檔的名稱、類別、存儲位置、保管期限等信息，便于查詢和管理。2.定期對電子文檔進行清查和核對，確保文檔的完整性和準確性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行處理。3.加強對電子文檔存儲環(huán)境的管理，保持存儲設(shè)備的清潔、干燥和通風(fēng)，防止因環(huán)境因素導(dǎo)致文檔損壞。4.對保管期滿的電子文檔，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，確保文檔的安全性。五、電子文檔的檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子文檔檢索系統(tǒng)，采用先進的檢索技術(shù)和方法，提高檢索效率和準確性。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備全文檢索、分類檢索、關(guān)鍵詞檢索等多種檢索功能，滿足不同用戶的檢索需求。3.定期對檢索系統(tǒng)進行維護和更新，確保檢索系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的準確性。（二）利用權(quán)限1.機關(guān)工作人員因工作需要查閱電子文檔的，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進行申請和審批。2.對于非涉密電子文檔，一般工作人員可直接查閱；對于涉密電子文檔，應(yīng)按照涉密文件管理規(guī)定進行審批，經(jīng)批準后方可查閱。3.查閱電子文檔應(yīng)在指定的場所進行，不得擅自將電子文檔帶出機關(guān)或泄露給無關(guān)人員。（三）利用登記1.建立電子文檔利用登記制度，對查閱、借閱、復(fù)制等利用電子文檔的情況進行詳細記錄。2.利用登記記錄應(yīng)包括利用時間、利用人、文檔名稱、利用目的、歸還時間等信息，便于跟蹤和管理。3.對于借閱的電子文檔，借閱人應(yīng)按時歸還，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。六、電子文檔的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子文檔安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強對電子文檔安全工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。2.定期對機關(guān)工作人員進行電子文檔安全培訓(xùn)，提高工作人員的安全意識和操作技能。3.制定電子文檔安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時、有效地進行處理。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)手段，對電子文檔存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)進行安全防護，防止外部非法入侵和病毒感染。2.對電子文檔進行加密處理，確保文檔在傳輸和存儲過程中的保密性。3.建立用戶認證和訪問控制機制，對電子文檔的訪問進行嚴格授權(quán)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。（三）安全監(jiān)督檢查1.定期對電子文檔安全管理情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.對違反電子文檔安全管理制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、電子文檔的備份與恢復(fù)（一）備份策略1.制定電子文檔備份策略，明確備份的時間間隔、備份方式和備份存儲介質(zhì)。2.對于重要的電子文檔，應(yīng)采用實時備份或定期備份的方式進行備份，確保數(shù)據(jù)的及時性和完整性。3.備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行更換和檢查，確保備份數(shù)據(jù)的可讀性和可恢復(fù)性。（二）恢復(fù)測試1.定期進行電子文檔恢復(fù)測試，確保在需要時能夠快速、準確地恢復(fù)數(shù)據(jù)。2.恢復(fù)測試應(yīng)包括硬件恢復(fù)測試、軟件恢復(fù)測試和數(shù)據(jù)恢復(fù)測試等內(nèi)容，全面檢驗備份與恢復(fù)系統(tǒng)的有效性。3.對恢復(fù)測試結(jié)果進行記錄和分析，針對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，不斷完善備份與恢復(fù)系統(tǒng)。八、電子文檔的鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.制定電子文檔鑒定標準，明確鑒定的依據(jù)和方法。2.鑒定標準應(yīng)包括文檔的內(nèi)容價值、保管期限、密級等因素，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定程序1.成立電子文檔鑒定小組，負責(zé)對電子文檔進行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)按照鑒定標準對電子文檔進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對于需要銷毀的電子文檔，應(yīng)填寫《電子文檔銷毀審批表》，經(jīng)批準后方可進行銷毀。（三）銷毀方式1.電子文檔的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行