機(jī)關(guān)痕跡化管理制度

機(jī)關(guān)痕跡化管理制度總則目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理，規(guī)范工作行為，提高工作效率，確保各項工作有跡可循、責(zé)任可查，特制定本痕跡化管理制度。適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員?；驹瓌t1.全面覆蓋原則：涵蓋機(jī)關(guān)工作的各個環(huán)節(jié)、各類事項，確保不留管理空白。2.客觀真實原則：痕跡記錄應(yīng)如實反映工作開展情況，不得弄虛作假。3.便于查詢原則：痕跡資料應(yīng)分類清晰、存儲有序，便于快速查找和使用。4.責(zé)任明確原則：每項工作痕跡對應(yīng)明確的責(zé)任人，確保責(zé)任落實。工作痕跡管理內(nèi)容及要求文件資料管理1.文件收發(fā)設(shè)立專門的文件收發(fā)登記本，詳細(xì)記錄文件的來文單位、文號、標(biāo)題、收文日期、份數(shù)等信息。對文件進(jìn)行編號登記，確保每份文件有唯一標(biāo)識，便于跟蹤查詢。及時將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，并做好簽收記錄，注明簽收人、簽收日期。2.文件傳閱建立文件傳閱單，記錄文件傳閱路徑、傳閱時間、傳閱人意見等。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成傳閱，并簽署姓名和日期，如有批示意見應(yīng)詳細(xì)注明。文件傳閱完畢后，及時收回存檔，確保文件流轉(zhuǎn)全程可追溯。3.文件歸檔定期對文件進(jìn)行分類整理，按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄索引，注明文件標(biāo)題、文號、日期、保管期限等信息，便于快速查找。電子文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立相應(yīng)的電子索引，確保電子文件與紙質(zhì)文件對應(yīng)一致。會議管理1.會議計劃年初制定年度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、主辦部門等信息。會議計劃如有調(diào)整，應(yīng)及時記錄調(diào)整原因和時間，并通知相關(guān)人員。2.會議通知提前發(fā)布會議通知，明確會議的各項要求，通知應(yīng)記錄通知時間、通知對象、通知方式（如郵件、短信、紙質(zhì)通知等）。對重要會議的通知，應(yīng)要求被通知人回復(fù)確認(rèn)是否參加，記錄回復(fù)情況。3.會議記錄安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。會議記錄應(yīng)使用專用的會議記錄本，記錄要準(zhǔn)確、完整、清晰，不得隨意涂改。會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，經(jīng)主持人審核簽字后存檔。4.會議紀(jì)要根據(jù)會議記錄及時撰寫會議紀(jì)要，會議紀(jì)要應(yīng)明確會議主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任部門、完成時間等。會議紀(jì)要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后，及時分發(fā)給參會人員和相關(guān)部門，并做好發(fā)放記錄。工作流程管理1.工作流程梳理對機(jī)關(guān)各項工作流程進(jìn)行全面梳理，繪制詳細(xì)的工作流程圖，明確每個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責(zé)任人、工作標(biāo)準(zhǔn)和時間要求。工作流程圖應(yīng)定期進(jìn)行更新，確保與實際工作情況相符。2.流程執(zhí)行記錄在工作流程執(zhí)行過程中，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時記錄每個環(huán)節(jié)的工作開展情況，包括工作時間、工作內(nèi)容、遇到的問題及解決措施等。記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、詳細(xì)，可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式，并存檔保存。3.流程監(jiān)督與改進(jìn)定期對工作流程執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。根據(jù)工作實際和監(jiān)督檢查情況，對工作流程進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，不斷提高工作效率和質(zhì)量。決策事項管理1.決策事項記錄對機(jī)關(guān)重大決策事項進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括決策事項名稱、決策背景、決策過程（如會議討論、調(diào)研論證等情況）、決策依據(jù)、決策結(jié)果等。記錄應(yīng)客觀、全面，能夠反映決策的全過程。2.決策執(zhí)行跟蹤明確決策事項的責(zé)任部門和責(zé)任人，對決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤記錄。定期匯報決策執(zhí)行進(jìn)展情況，及時反饋執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保決策事項得到有效落實。日常工作記錄1.工作計劃工作人員應(yīng)每月制定個人工作計劃，明確工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作措施和完成時間。工作計劃應(yīng)報部門負(fù)責(zé)人審核備案，并根據(jù)工作實際情況進(jìn)行調(diào)整。2.工作臺賬建立工作臺賬，記錄日常工作的開展情況，包括工作內(nèi)容、工作進(jìn)度、完成情況等。工作臺賬應(yīng)及時更新，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整，能夠反映工作的實際進(jìn)展。3.工作日報工作人員每天填寫工作日報，總結(jié)當(dāng)天工作完成情況，記錄遇到的問題及解決措施，提出次日工作計劃。工作日報應(yīng)于次日上午提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作日報了解部門工作動態(tài)。痕跡資料存儲與保管存儲方式1.紙質(zhì)存儲：設(shè)立專門的文件柜，按照類別和時間順序存放紙質(zhì)文件資料，確保存放整齊、便于查找。2.電子存儲：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子文件資料進(jìn)行分類存儲，設(shè)置不同的文件夾和子文件夾，按照文件名稱、日期等信息進(jìn)行命名，便于檢索。保管期限1.永久保管：涉及機(jī)關(guān)重大決策、重要歷史資料、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的文件資料等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他文件資料根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。3.保管期限屆滿后，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀：對確無保存價值的文件資料，填寫銷毀清單，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。痕跡資料查閱與使用查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱痕跡資料的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到指定地點查閱。2.外部查閱：因特殊情況需要外部單位或人員查閱痕跡資料的，應(yīng)經(jīng)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，查閱過程應(yīng)安排專人陪同。查閱登記1.建立查閱登記臺賬：詳細(xì)記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。2.查閱人應(yīng)愛護(hù)痕跡資料，不得擅自涂改、抽取、損壞或丟失：查閱完畢后，應(yīng)及時歸還，確保痕跡資料的完整性和安全性。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.定期檢查：機(jī)關(guān)辦公室定期對各部門痕跡化管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件資料管理、會議管理、工作流程執(zhí)行、日常工作記錄等方面。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對重點工作、關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改?？己嗽u價1.建立痕跡化管理考核評價機(jī)制：將痕跡化管理工作納入部門和個人績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)。2.考核結(jié)果與績效掛鉤：根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵，對落實不到位的進(jìn)行通報批評，并責(zé)令限期整改。責(zé)任追究1.對在痕跡化管理工作中違反本制度規(guī)定的行為：如文件資料丟失、記錄造假、未按規(guī)定執(zhí)行工作流程等，視情