政府收文室管理制度

政府收文室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府收文室的規(guī)范化管理，確保收文處理工作的及時、準(zhǔn)確、高效，提高政府工作的運轉(zhuǎn)效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門收文室的文件接收、登記、傳閱、保管等工作。（三）基本原則1.及時高效原則收文室工作人員應(yīng)及時處理各類文件，確保文件不積壓、不延誤，及時傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。2.準(zhǔn)確無誤原則對收文的內(nèi)容、來源、份數(shù)等信息進(jìn)行準(zhǔn)確登記和傳遞，避免出現(xiàn)錯誤和遺漏。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保文件的安全，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生。二、收文管理（一）文件接收1.收文室工作人員應(yīng)每日定時接收上級政府、其他部門及相關(guān)單位發(fā)來的文件、信函、資料等。2.接收時要認(rèn)真核對文件的數(shù)量、封裝情況等，如有破損、缺頁等問題，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系。3.對于緊急文件，應(yīng)立即開啟并進(jìn)行處理，確保文件的時效性。（二）文件登記1.建立收文登記簿，對接收的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號、來文單位、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、日期、附件等。2.登記人員應(yīng)認(rèn)真填寫，字跡清晰、準(zhǔn)確，不得隨意涂改。3.對于電子文件，應(yīng)在收文登記簿中注明文件的存儲位置和文件名。（三）文件分類1.根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，對收文進(jìn)行分類。可分為上級文件、平行文件、下級文件、內(nèi)部文件等。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)單獨分類存放，以便于快速查找和處理。（四）文件傳閱1.收文室工作人員應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工，及時將文件呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。2.傳閱文件時，應(yīng)填寫文件傳閱單，注明傳閱領(lǐng)導(dǎo)姓名、傳閱時間等信息。3.領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件后，應(yīng)及時將文件退回收文室，不得自行留存。4.對于需要多個領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的順序依次傳閱，避免文件丟失或延誤。（五）文件辦理1.收文室工作人員應(yīng)根據(jù)文件的要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時將文件轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門辦理。2.承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成文件的辦理工作，并將辦理結(jié)果反饋給收文室。3.收文室工作人員應(yīng)對承辦部門的辦理情況進(jìn)行跟蹤和督促，確保文件辦理工作按時完成。三、文件保管（一）文件存儲1.收文室應(yīng)設(shè)置專門的文件存儲柜，對文件進(jìn)行分類存放。2.文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.對于電子文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、借閱時間、借閱用途等信息。2.收文室工作人員應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還文件，如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）文件銷毀1.對于已超過保管期限或失去保存價值的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)填寫文件銷毀申請表，注明銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.收文室工作人員應(yīng)將申請表提交給領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。四、人員職責(zé)（一）收文室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件的接收、登記、分類、傳閱、保管等工作。2.及時處理各類文件，確保文件不積壓、不延誤。3.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件的安全。4.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門做好文件的辦理工作。5.定期對文件進(jìn)行整理和歸檔，確保文件管理的規(guī)范化。（二）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對收文室工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。2.審批重要文件的傳閱、辦理和銷毀等事項。3.協(xié)調(diào)解決收文室工作中出現(xiàn)的問題。（三）承辦部門職責(zé)1.及時辦理收文室轉(zhuǎn)來的文件，并將辦理結(jié)果反饋給收文室。2.配合收文室做好文件的管理工作。五、保密規(guī)定（一）保密制度1.收文室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，保守文件機(jī)密。2.不得將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.在文件處理過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如文件加密、限制訪問等。（二）保密教育1.定期對收文室工作人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識。2.教育內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、保密制度、保密技能等。（三）保密檢查1.定期對收文室的保密工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檢查內(nèi)容包括文件存儲、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實情況。六、信息化管理（一）電子文件管理1.建立電子文件管理系統(tǒng)，對電子文件進(jìn)行集中管理。2.電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相同的分類方法進(jìn)行分類存儲。3.對電子文件的訪問應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，確保文件的安全。（二）文件檢索1.利用電子文件管理系統(tǒng)，建立文件檢索數(shù)據(jù)庫，方便文件的查找和利用。2.檢索方式應(yīng)包括按文件編號、標(biāo)題、文號、日期等進(jìn)行檢索。（三）數(shù)據(jù)備份1.定期對電子文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的存儲介質(zhì)上。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立收文室工作監(jiān)督機(jī)制，定期對收文室的工作進(jìn)行檢查和評估。2.監(jiān)督內(nèi)容包括文件處理的及時性、準(zhǔn)確性、保密性等方面。（二）考核辦法1.制定收文室工作人員考核辦法，對工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、保