宣傳類材料管理制度

宣傳類材料管理制度總則目的為加強(qiáng)公司宣傳類材料的管理，規(guī)范宣傳材料的制作、審核、發(fā)布及存檔流程，確保宣傳材料的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和一致性，提升公司形象和品牌影響力，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有參與公司宣傳活動的相關(guān)人員?；驹瓌t1.準(zhǔn)確性原則：宣傳材料應(yīng)準(zhǔn)確傳達(dá)公司的政策、產(chǎn)品、服務(wù)等信息，避免虛假或誤導(dǎo)性內(nèi)容。2.規(guī)范性原則：宣傳材料的格式、排版、標(biāo)識等應(yīng)符合公司的統(tǒng)一規(guī)范要求。3.一致性原則：宣傳材料的內(nèi)容和風(fēng)格應(yīng)與公司整體形象保持一致，體現(xiàn)公司的價值觀和文化特色。4.時效性原則：宣傳材料應(yīng)及時更新，反映公司的最新動態(tài)和業(yè)務(wù)進(jìn)展。宣傳類材料的分類及定義公司宣傳冊1.定義：全面介紹公司基本情況、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品或服務(wù)、企業(yè)文化等內(nèi)容的綜合性宣傳資料。2.用途：用于公司對外宣傳、業(yè)務(wù)拓展、客戶接待等場合。產(chǎn)品宣傳資料1.定義：針對公司特定產(chǎn)品或服務(wù)，詳細(xì)介紹其功能、特點(diǎn)、優(yōu)勢、使用方法等信息的宣傳材料。2.用途：幫助客戶了解產(chǎn)品或服務(wù)，促進(jìn)銷售?；顒有麄骱?bào)1.定義：為宣傳公司舉辦的各類活動而設(shè)計(jì)制作的海報(bào)，包括活動主題、時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。2.用途：吸引員工和外部人員參與活動，提高活動知曉度。宣傳視頻1.定義：通過視頻形式展示公司形象、產(chǎn)品或服務(wù)、活動等內(nèi)容的宣傳資料。2.用途：以生動直觀的方式傳播公司信息，增強(qiáng)宣傳效果。企業(yè)內(nèi)刊1.定義：公司內(nèi)部發(fā)行的定期刊物，主要刊載公司新聞、員工風(fēng)采、業(yè)務(wù)動態(tài)、企業(yè)文化等內(nèi)容。2.用途：加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與交流，增強(qiáng)員工歸屬感和凝聚力。其他宣傳類材料1.定義：除上述幾類外，用于公司宣傳的其他各類材料，如宣傳單頁、折頁、展板等。2.用途：根據(jù)不同宣傳場景和需求進(jìn)行靈活使用。宣傳類材料的制作制作流程1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫《宣傳類材料制作申請表》，詳細(xì)說明宣傳材料的名稱、用途、內(nèi)容要求、制作時間等信息，并提交至公司宣傳管理部門。宣傳管理部門對申請表進(jìn)行初審，對于符合公司宣傳戰(zhàn)略和需求的申請予以受理，不符合要求的予以退回并說明原因。2.任務(wù)分配宣傳管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，確定宣傳材料的制作負(fù)責(zé)人，并下達(dá)《宣傳類材料制作任務(wù)單》。制作負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)任務(wù)單要求，制定詳細(xì)的制作計(jì)劃，明確制作步驟、時間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。3.內(nèi)容撰寫與設(shè)計(jì)制作負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行宣傳材料的內(nèi)容撰寫，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、有吸引力。涉及專業(yè)知識的內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)相關(guān)專業(yè)部門或人員審核把關(guān)。設(shè)計(jì)人員根據(jù)宣傳材料的用途和風(fēng)格要求，進(jìn)行創(chuàng)意設(shè)計(jì)和排版工作。設(shè)計(jì)初稿完成后，應(yīng)提交給制作負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人以及宣傳管理部門進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。4.制作與校對設(shè)計(jì)方案確定后，按照制作計(jì)劃進(jìn)行宣傳材料的制作工作。制作過程中，制作人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保制作質(zhì)量。制作完成后，制作負(fù)責(zé)人組織專人對宣傳材料進(jìn)行校對，檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤、格式是否規(guī)范統(tǒng)一、排版是否美觀合理等。校對無誤后，填寫《宣傳類材料制作完成確認(rèn)表》。5.終審宣傳管理部門將制作完成并校對無誤的宣傳材料提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)對宣傳材料的內(nèi)容、形式、風(fēng)格等進(jìn)行全面審核，提出終審意見。制作負(fù)責(zé)人根據(jù)終審意見對宣傳材料進(jìn)行最后的修改完善，直至通過終審。制作要求1.內(nèi)容要求宣傳材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確，不得夸大或虛假宣傳公司的產(chǎn)品、服務(wù)、業(yè)績等信息。突出公司的核心優(yōu)勢和特色，結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和市場定位，有針對性地進(jìn)行內(nèi)容撰寫和設(shè)計(jì)。語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了、通俗易懂，避免使用過于專業(yè)或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。注重內(nèi)容的時效性，及時更新宣傳材料中的信息，確保與公司實(shí)際情況相符。2.格式要求宣傳冊、產(chǎn)品宣傳資料等應(yīng)統(tǒng)一采用公司規(guī)定的格式模板，包括封面、封底、目錄、正文、頁眉、頁腳等部分的設(shè)計(jì)要求。宣傳海報(bào)的尺寸、分辨率、色彩模式等應(yīng)符合公司宣傳規(guī)范，確保在不同場合能夠清晰展示。宣傳視頻的格式、編碼、幀率等應(yīng)符合公司宣傳管理部門的要求，便于在各種媒體平臺上播放。企業(yè)內(nèi)刊的排版應(yīng)整齊、美觀，欄目設(shè)置合理，文章標(biāo)題、正文、圖片等的排版應(yīng)協(xié)調(diào)一致。3.設(shè)計(jì)要求宣傳材料的設(shè)計(jì)應(yīng)注重整體風(fēng)格的一致性，體現(xiàn)公司的品牌形象和文化特色。色彩搭配應(yīng)協(xié)調(diào)、美觀，符合公司的視覺識別系統(tǒng)（VIS）要求。圖片選擇應(yīng)清晰、高質(zhì)量，與宣傳內(nèi)容緊密相關(guān)，能夠增強(qiáng)宣傳效果。文字排版應(yīng)疏密得當(dāng)、層次分明，便于閱讀和理解。宣傳類材料的審核初審1.審核主體：由公司宣傳管理部門指定專人對宣傳材料進(jìn)行初審。2.審核內(nèi)容檢查宣傳材料的內(nèi)容是否符合公司的宣傳政策和要求，是否存在敏感信息或違規(guī)內(nèi)容。審核宣傳材料的格式、排版、設(shè)計(jì)等是否符合公司的統(tǒng)一規(guī)范。對宣傳材料的語言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)等進(jìn)行初步審核，確保內(nèi)容通順、條理清晰。3.審核流程制作負(fù)責(zé)人將宣傳材料初稿提交給宣傳管理部門初審人員。初審人員按照審核內(nèi)容進(jìn)行審核，并在規(guī)定時間內(nèi)提出初審意見，反饋給制作負(fù)責(zé)人。部門審核1.審核主體：宣傳材料涉及的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。2.審核內(nèi)容對宣傳材料中涉及本部門業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)知識的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。從部門工作角度出發(fā)，對宣傳材料的整體效果和可行性提出意見和建議。3.審核流程制作負(fù)責(zé)人將經(jīng)初審修改后的宣傳材料提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見，反饋給制作負(fù)責(zé)人。終審1.審核主體：公司分管領(lǐng)導(dǎo)。2.審核內(nèi)容對宣傳材料的內(nèi)容、形式、風(fēng)格等進(jìn)行全面審核，確保宣傳材料符合公司整體形象和宣傳戰(zhàn)略。審查宣傳材料是否存在重大問題或潛在風(fēng)險，對公司形象和業(yè)務(wù)可能產(chǎn)生的影響。3.審核流程宣傳管理部門將經(jīng)部門審核修改后的宣傳材料提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成終審，并簽署終審意見。終審?fù)ㄟ^的宣傳材料方可進(jìn)入發(fā)布環(huán)節(jié)。宣傳類材料的發(fā)布發(fā)布渠道1.公司官網(wǎng)：將宣傳冊、產(chǎn)品宣傳資料、宣傳視頻等相關(guān)宣傳材料發(fā)布在公司官方網(wǎng)站上，方便客戶和合作伙伴隨時查閱。2.社交媒體平臺：根據(jù)公司宣傳計(jì)劃，在微信公眾號、微博、抖音等社交媒體平臺上發(fā)布宣傳海報(bào)、宣傳視頻、企業(yè)內(nèi)刊文章等內(nèi)容，擴(kuò)大公司品牌影響力和傳播范圍。3.線下活動場所：在公司舉辦的各類會議、培訓(xùn)、展會、活動等現(xiàn)場擺放宣傳冊、宣傳單頁、展板等宣傳材料，進(jìn)行現(xiàn)場宣傳推廣。4.客戶資料袋：將宣傳冊、產(chǎn)品宣傳資料等放入公司客戶資料袋中，隨產(chǎn)品或服務(wù)一同提供給客戶，作為公司宣傳的一種方式。5.郵寄或快遞：對于需要向特定客戶或合作伙伴發(fā)送宣傳材料的情況，可以通過郵寄或快遞的方式進(jìn)行送達(dá)。發(fā)布流程1.發(fā)布申請宣傳管理部門根據(jù)宣傳材料的制作完成情況和公司宣傳計(jì)劃，填寫《宣傳類材料發(fā)布申請表》，詳細(xì)說明宣傳材料的名稱、發(fā)布渠道、發(fā)布時間、發(fā)布范圍等信息，并提交至公司宣傳管理負(fù)責(zé)人審批。宣傳管理負(fù)責(zé)人對發(fā)布申請進(jìn)行審批，對于符合公司宣傳戰(zhàn)略和發(fā)布要求的申請予以批準(zhǔn)，不符合要求的予以退回并說明原因。2.發(fā)布執(zhí)行宣傳管理部門根據(jù)審批通過的發(fā)布申請，安排專人負(fù)責(zé)宣傳材料的發(fā)布工作。在發(fā)布過程中，發(fā)布人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的發(fā)布流程和要求進(jìn)行操作，確保宣傳材料準(zhǔn)確無誤地發(fā)布到指定渠道和位置。3.發(fā)布記錄宣傳管理部門對宣傳材料的發(fā)布情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括發(fā)布時間、發(fā)布渠道、發(fā)布內(nèi)容、發(fā)布效果等信息。發(fā)布記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于后續(xù)查閱和分析宣傳效果。宣傳類材料的存檔存檔范圍1.公司宣傳冊、產(chǎn)品宣傳資料、宣傳海報(bào)、宣傳視頻、企業(yè)內(nèi)刊等各類宣傳材料的電子文檔和紙質(zhì)文檔。2.宣傳材料制作過程中涉及的相關(guān)申請表、任務(wù)單、設(shè)計(jì)稿、校對記錄、審核意見等文件資料。存檔方式1.電子存檔：將宣傳材料的電子文檔按照公司規(guī)定的文件命名規(guī)則和分類方式進(jìn)行存儲，建立電子檔案庫。電子檔案庫應(yīng)定期進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存檔：對于有保存價值的宣傳材料紙質(zhì)文檔，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂，并存放于公司檔案室。檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案的安全和完整。存檔期限1.一般性宣傳材料的存檔期限為[X]年，自宣傳材料制作完成并發(fā)布之日起計(jì)算。2.涉及公司重大事件、重要業(yè)務(wù)、核心產(chǎn)品等具有長期保存價值的宣傳材料，存檔期限為[X]年或根據(jù)實(shí)際情況確定。查閱與借閱1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱宣傳材料存檔資料的，應(yīng)填寫《宣傳類材料存檔資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到宣傳管理部門或檔案室進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將存檔資料帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)存檔資料，不得進(jìn)行涂改、損壞等行為。2.借閱因特殊原因需要借閱宣傳材料存檔資料的，應(yīng)填寫《宣傳類材料存檔資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和宣傳管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時歸還存檔資料，如因特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向宣傳管理部門提出申請并獲得批準(zhǔn)。借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管存檔資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。宣傳類材料的保密管理保密范圍1.宣傳材料在制作過程中涉及的公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密、技術(shù)資料等。2.宣傳材料在發(fā)布前尚未公開的內(nèi)容和信息。保密措施1.參與宣傳材料制作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.宣傳材料制作過程中涉及的文件資料應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格限制知悉范圍，防止信息泄露。3.對于涉及公司機(jī)密信息的宣傳材料，應(yīng)采取加密存儲、專人傳遞等保密措施，確保信息安全。4.在宣傳材料發(fā)布過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的發(fā)布流程和權(quán)限進(jìn)行操作，防止未授權(quán)的發(fā)布和傳播。宣傳類材料的效果評估評估指標(biāo)1.曝光量：統(tǒng)計(jì)宣傳材料在各發(fā)布渠道上的曝光次數(shù)，反映宣傳材料的傳播范圍。2.點(diǎn)擊量：統(tǒng)計(jì)宣傳材料在網(wǎng)絡(luò)平臺上的點(diǎn)擊次數(shù)，評估宣傳材料的吸引力和關(guān)注度。3.閱讀量：對于宣傳冊、企業(yè)內(nèi)刊等文字類宣傳材料，統(tǒng)計(jì)其閱讀量，了解受眾對宣傳內(nèi)容的關(guān)注程度。4.分享量：統(tǒng)計(jì)宣傳材料在社交媒體平臺上的分享次數(shù)，評估宣傳材料的傳播效果和口碑效應(yīng)。5.咨詢量：統(tǒng)計(jì)通過宣傳材料獲取的客戶咨詢數(shù)量，評估宣傳材料對業(yè)務(wù)拓展的促進(jìn)作用。6.轉(zhuǎn)化率：統(tǒng)計(jì)通過宣傳材料達(dá)成的業(yè)務(wù)合作、產(chǎn)品銷售等實(shí)際轉(zhuǎn)化數(shù)量，評估宣傳材料的實(shí)際宣傳效果。評估周期1.對于短期宣傳活動的宣傳材料，應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行效果評估。2.對于長期宣傳的宣傳材料，應(yīng)每[X]個月進(jìn)行一次效果評估，定期分析宣傳效果的變化趨勢。評估方法1.數(shù)據(jù)分析：利用各發(fā)布渠道提供的數(shù)據(jù)分析工具和平臺，對宣傳材料的曝光量、點(diǎn)擊量、閱讀量、分享量等數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和分析。2.問卷調(diào)查：針對宣傳材料的受眾開展問卷調(diào)查，了解受眾對宣傳材料的滿意度、意見和建議等，評估宣傳材料的傳播效果和受眾反饋。3.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)通過宣傳材料達(dá)成的業(yè)務(wù)合作、產(chǎn)品銷售等實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，評估宣傳材料對業(yè)務(wù)的實(shí)際促進(jìn)作用。評估結(jié)果應(yīng)用1.根