宣傳部合同管理制度

宣傳部合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)宣傳部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于宣傳部對外簽訂的各類合同，包括但不限于廣告制作合同、宣傳推廣服務(wù)合同、合作協(xié)議等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。風(fēng)險防控原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險評估與防控，確保公司利益不受損失。全程管理原則：對合同從簽訂到終止的全過程進(jìn)行有效管理。二、合同簽訂前管理1.合同立項宣傳部根據(jù)工作需要提出合同立項申請，明確合同項目名稱、內(nèi)容、預(yù)算、期限等基本信息。立項申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后提交至公司相關(guān)審批流程。2.合同對方主體資格審查對擬簽訂合同的對方主體資格進(jìn)行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明等。核實(shí)對方是否具有良好的商業(yè)信譽(yù)和履約能力，可通過查詢信用記錄、過往合作案例等方式進(jìn)行。3.合同條款審核合同承辦人負(fù)責(zé)起草合同初稿，明確雙方權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價款或報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性及風(fēng)險防范條款。財務(wù)部門對合同價款、支付方式、結(jié)算期限等財務(wù)條款進(jìn)行審核，確保符合公司財務(wù)規(guī)定。宣傳部負(fù)責(zé)人對合同內(nèi)容進(jìn)行業(yè)務(wù)審核，確保合同條款符合宣傳工作要求和公司宣傳策略。4.合同審批合同經(jīng)各部門審核通過后，按照公司規(guī)定的審批流程提交審批。審批流程一般包括承辦人部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部門、財務(wù)部門、總經(jīng)理等環(huán)節(jié)，各級審批人員應(yīng)認(rèn)真履行審批職責(zé)，簽署明確意見。對于重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)公司董事會或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)審議通過。三、合同簽訂管理1.簽訂授權(quán)合同簽訂應(yīng)取得公司法定代表人或其授權(quán)代表的書面授權(quán)。授權(quán)代表應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越權(quán)限。2.合同簽署合同文本經(jīng)雙方協(xié)商一致后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋單位公章或合同專用章。合同一式多份，分別由宣傳部、法務(wù)部門、財務(wù)部門等留存歸檔，確保各部門對合同執(zhí)行情況進(jìn)行有效跟蹤和管理。3.合同編號與備案合同簽訂后，由專人負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行編號登記，建立合同臺賬。合同臺賬應(yīng)詳細(xì)記錄合同編號、合同名稱、簽訂日期、對方主體、合同金額、履行期限等信息，便于查詢和統(tǒng)計分析。重要合同應(yīng)及時報公司辦公室備案，納入公司合同管理檔案。四、合同履行管理1.履行計劃制定合同簽訂后，宣傳部應(yīng)制定詳細(xì)的合同履行計劃，明確各階段工作任務(wù)、責(zé)任人及時間節(jié)點(diǎn)。履行計劃應(yīng)報部門負(fù)責(zé)人審核同意后組織實(shí)施，并及時向相關(guān)部門通報合同履行進(jìn)展情況。2.合同執(zhí)行跟蹤合同承辦人負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估，形成書面報告，向部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施加以解決，同時向法務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。3.合同款項支付財務(wù)部門根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提交的付款申請，審核相關(guān)憑證后辦理款項支付手續(xù)。付款申請應(yīng)注明合同編號、付款金額、付款理由、收款方信息等內(nèi)容，并附合同復(fù)印件及相關(guān)業(yè)務(wù)憑證。嚴(yán)格按照合同約定的支付方式、支付期限進(jìn)行款項支付，確保公司資金安全。五、合同變更與解除管理1.變更申請合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，由合同承辦人提出書面變更申請，說明變更原因、變更事項及對合同履行的影響等。變更申請需經(jīng)宣傳部負(fù)責(zé)人審核同意后，按照合同簽訂前的審批流程進(jìn)行審批。2.變更協(xié)商與簽訂經(jīng)審批同意后，合同承辦人應(yīng)與對方就合同變更事項進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力，應(yīng)按照合同簽訂管理要求進(jìn)行編號、備案和歸檔。3.解除申請合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，由合同承辦人提出書面解除申請，說明解除原因及依據(jù)。解除申請需經(jīng)宣傳部負(fù)責(zé)人審核同意后，按照合同簽訂前的審批流程進(jìn)行審批。4.解除協(xié)商與通知經(jīng)審批同意后，合同承辦人應(yīng)與對方就合同解除事項進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂書面解除協(xié)議。合同解除協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并按照公司規(guī)定辦理合同解除后的相關(guān)手續(xù)，如清理債權(quán)債務(wù)、返還財產(chǎn)等。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)警合同承辦人在合同履行過程中應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的潛在風(fēng)險因素，并向部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門報告。法務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)合同糾紛隱患，提出預(yù)警建議。2.糾紛處理流程當(dāng)合同糾紛發(fā)生時，合同承辦人應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛原因，提出初步處理意見。宣傳部負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行研究討論，制定糾紛處理方案，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)糾紛處理方案，法務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方進(jìn)行溝通協(xié)商，如協(xié)商不成，應(yīng)及時啟動法律程序，通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。3.糾紛處理結(jié)果跟蹤合同糾紛處理過程中，合同承辦人應(yīng)及時跟蹤糾紛處理進(jìn)展情況，向部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。糾紛處理結(jié)束后，應(yīng)對糾紛處理結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，評估對公司的影響，提出改進(jìn)措施和建議，防止類似糾紛再次發(fā)生。七、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料收集齊全，移交至公司檔案室。檔案室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收和整理合同檔案，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理與歸檔檔案室對接收的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同編號、簽訂日期、對方主體等順序進(jìn)行排列，并編制檔案目錄。將整理好的合同檔案進(jìn)行歸檔保存，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，便于查詢和利用。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容，借閱期滿后應(yīng)及時歸還。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司審計部門定期對宣傳部合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性及風(fēng)險防控情況。法務(wù)部門對合同管理中的法律問題進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保合同管理符合法律法規(guī)要求。2.考核評價建立合同管理考核評價機(jī)制，對宣傳部合同管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂合規(guī)