安監(jiān)局文檔管理制度

安監(jiān)局文檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安監(jiān)局文檔管理，確保各類文件資料的規(guī)范、有序、安全保存和有效利用，提高工作效率和決策科學(xué)性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于安監(jiān)局各科室、下屬單位及其工作人員在履行職責(zé)過程中所形成的各類文件、資料、記錄等的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：安監(jiān)局設(shè)立專門的文檔管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)文檔管理工作，對(duì)各類文檔進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類分級(jí)原則：按照文檔的來源、內(nèi)容、性質(zhì)等進(jìn)行分類，并根據(jù)其重要程度和保密級(jí)別進(jìn)行分級(jí)管理。3.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保文檔的內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，及時(shí)進(jìn)行收集、整理、歸檔和更新，保證文檔的時(shí)效性。4.安全保密原則：采取有效措施，確保文檔的安全，防止文檔的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、文檔分類與編號(hào)（一）分類1.法規(guī)政策類：國家、地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、政策文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。2.工作文件類：安監(jiān)局印發(fā)的各類通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。3.業(yè)務(wù)資料類：安全生產(chǎn)監(jiān)管工作中涉及的各類檢查記錄、執(zhí)法文書、事故調(diào)查報(bào)告、隱患排查治理資料等。4.人事檔案類：安監(jiān)局工作人員的個(gè)人檔案，包括入職資料、考核記錄、獎(jiǎng)懲情況等。5.財(cái)務(wù)檔案類：安監(jiān)局的財(cái)務(wù)收支憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.其他類：不屬于上述類別，但對(duì)安監(jiān)局工作有參考價(jià)值的文件、資料等。（二）編號(hào)1.法規(guī)政策類：按照法規(guī)政策的發(fā)布時(shí)間、文號(hào)等進(jìn)行編號(hào)。2.工作文件類：以年度為單位，按照文件的發(fā)文順序進(jìn)行編號(hào)，如“安監(jiān)發(fā)[XXXX]XX號(hào)”。3.業(yè)務(wù)資料類：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和資料形成時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，確保同一業(yè)務(wù)類型的資料編號(hào)連續(xù)。4.人事檔案類：按照人員編號(hào)或檔案類別進(jìn)行編號(hào)。5.財(cái)務(wù)檔案類：依據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。6.其他類：根據(jù)資料的性質(zhì)和內(nèi)容，自行制定編號(hào)規(guī)則。三、文檔收集與整理（一）收集1.各科室、下屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和范圍及時(shí)收集本科室（單位）形成的各類文件、資料。2.對(duì)上級(jí)部門下發(fā)的文件，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并分發(fā)至相關(guān)科室（單位）。3.工作人員在工作過程中形成的文件、資料，應(yīng)在完成后及時(shí)交至本科室（單位）的文件收集負(fù)責(zé)人。（二）整理1.收集到的文件資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無用的文件，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，并在文件首頁右上角加蓋編號(hào)章。3.檢查文件資料的完整性，對(duì)缺頁、破損等情況進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。4.按照文件的形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行排序，確保文件資料的排列有序。四、文檔歸檔（一）歸檔范圍1.法規(guī)政策類文件一經(jīng)收到，應(yīng)及時(shí)歸檔。2.工作文件類在辦理完畢后，由承辦科室（單位）整理歸檔。3.業(yè)務(wù)資料類應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，確保資料的連續(xù)性和完整性。4.人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類按照相關(guān)檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔。5.其他類文件資料根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合文檔整理的要求。2.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。3.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。五、文檔保管（一）保管機(jī)構(gòu)設(shè)立專門的檔案室或檔案庫，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.法規(guī)政策類文件應(yīng)永久保存。2.工作文件類中涉及重要決策、重大事項(xiàng)等文件應(yīng)長期保存；一般性文件保存期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為35年。3.業(yè)務(wù)資料類根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為510年。4.人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。5.其他類文件資料保管期限由文檔管理機(jī)構(gòu)根據(jù)實(shí)際情況確定。（三）保管措施1.檔案室內(nèi)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，確需查閱或借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、文檔查閱與借閱（一）查閱1.安監(jiān)局內(nèi)部人員因工作需要查閱文檔的，應(yīng)填寫《文檔查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在科室（單位）負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文檔管理機(jī)構(gòu)查閱。2.文檔管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的文檔，并做好查閱記錄，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上做任何標(biāo)記。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還文檔管理機(jī)構(gòu)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在科室（單位）負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到文檔管理機(jī)構(gòu)辦理借閱手續(xù)。2.文檔管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)可要求借閱人提供擔(dān)?；虻盅何?。審核通過后，借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還文檔管理機(jī)構(gòu)，并辦理歸還手續(xù)。七、文檔銷毀（一）銷毀范圍對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀程序1.由文檔管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《文檔銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《文檔銷毀清單》經(jīng)文檔管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)安監(jiān)局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《文檔銷毀清單》一式兩份，一份由文檔管理機(jī)構(gòu)留存，一份交銷毀執(zhí)行人。4.銷毀執(zhí)行人應(yīng)按照《文檔銷毀清單》所列內(nèi)容進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、檔案名稱、數(shù)量等信息，與《文檔銷毀清單》一并存檔保管。八、文檔保密管理（一）保密措施1.對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等的文檔，應(yīng)嚴(yán)格按照保密法律法規(guī)的要求進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等措施，確保文檔不泄露。2.在文檔的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中，應(yīng)明確保密責(zé)任，加強(qiáng)保密教育，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致文檔泄露。3.對(duì)存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備，應(yīng)設(shè)置必要的訪問權(quán)限和密碼保護(hù)，定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份。（二）保密責(zé)任1.安監(jiān)局全體工作人員應(yīng)遵守文檔保密規(guī)定，對(duì)所接觸到的文檔負(fù)有保密責(zé)任。2.因工作需要知悉文檔保密內(nèi)容的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.對(duì)違反文檔保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、文檔信息化管理（一）信息化建設(shè)1.逐步推進(jìn)文檔管理的信息化建設(shè)，建立完善的電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（二）系統(tǒng)管理1.明確電子文檔管理系統(tǒng)的管理人員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、安全管理等工作。2.制定電子文檔管理系統(tǒng)的操作規(guī)程和使用規(guī)范，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.定期對(duì)電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制安監(jiān)局成立文檔管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)文檔管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正文檔管理工作中存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.文檔管理制度的執(zhí)行情況，包括文件資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.文檔的分類、編號(hào)、整理是否準(zhǔn)確、有序，檔案的完整性和安全性是否得到保障。3.電子文檔管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，數(shù)據(jù)的備份、存儲(chǔ)、安全等是否符合要求。（三）結(jié)果處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整