公司接待用煙酒管理制度

公司接待用煙酒管理制度一、總則1.目的為進一步規(guī)范公司接待用煙酒的管理，節(jié)約費用開支，樹立公司良好形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在公務(wù)接待活動中涉及煙酒的使用、采購、保管、報銷等相關(guān)事宜。3.基本原則節(jié)約適度原則：接待用煙酒應(yīng)根據(jù)實際接待需要，合理安排，避免鋪張浪費。對口接待原則：根據(jù)來訪客人的身份、接待規(guī)格等，安排相應(yīng)檔次的煙酒。審批規(guī)范原則：嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，確保接待用煙酒的使用合規(guī)、透明。二、煙酒的采購1.采購標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司接待業(yè)務(wù)量和過往接待數(shù)據(jù)，綜合考慮市場價格波動等因素，制定年度煙酒采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確不同檔次煙酒的采購數(shù)量、金額上限等。采購的煙酒應(yīng)符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇知名度高、品質(zhì)可靠、市場口碑好的品牌產(chǎn)品。2.采購渠道通過公開招標(biāo)、詢價采購等方式，選擇具有良好信譽的供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，能夠提供正規(guī)發(fā)票等相關(guān)采購憑證。定期對供應(yīng)商進行評估，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨及時性、售后服務(wù)等方面，確保供應(yīng)商能夠持續(xù)滿足公司采購需求。3.采購流程需求申請：各部門根據(jù)接待任務(wù)，提前填寫《接待用煙酒采購申請表》，詳細注明所需煙酒的品牌、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交部門負責(zé)人審核。部門審核：部門負責(zé)人對申請表進行審核，確認接待任務(wù)的必要性和煙酒需求的合理性后，簽字批準(zhǔn)并提交至行政部門。行政審核與采購：行政部門收到申請表后，對申請信息進行再次審核，并結(jié)合庫存情況進行綜合考量。審核通過后，按照既定采購渠道進行采購。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照采購標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保采購環(huán)節(jié)的合規(guī)性。驗收與入庫：煙酒采購到貨后，行政部門負責(zé)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，確保與采購申請一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并做好庫存登記。三、煙酒的保管1.保管場所設(shè)立專門的煙酒倉庫，倉庫應(yīng)具備安全、防潮、防蟲、防火等條件，確保煙酒儲存環(huán)境適宜。2.庫存管理建立詳細的煙酒庫存臺賬，記錄煙酒的入庫時間、品牌、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用情況等信息，做到賬實相符。定期對庫存進行盤點，每月末進行一次小盤點，每季度末進行一次大盤點。盤點結(jié)果應(yīng)形成書面報告，如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應(yīng)及時查明原因并進行處理。3.保管要求不同品牌、規(guī)格的煙酒應(yīng)分類存放，擺放整齊有序，便于識別和查找。倉庫應(yīng)配備相應(yīng)的消防器材，確保消防安全。嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙和使用明火，防止發(fā)生火災(zāi)事故。加強倉庫的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入倉庫。倉庫管理人員應(yīng)定期檢查門窗、防盜設(shè)施等，確保倉庫安全。四、煙酒的領(lǐng)用1.領(lǐng)用流程領(lǐng)用申請：接待部門根據(jù)接待安排，填寫《接待用煙酒領(lǐng)用申請表》，明確領(lǐng)用煙酒的品牌、規(guī)格、數(shù)量、接待事由、預(yù)計接待人數(shù)等信息，并提交部門負責(zé)人審批。部門審批：部門負責(zé)人對領(lǐng)用申請進行審核，確認接待任務(wù)的真實性和必要性，以及煙酒領(lǐng)用數(shù)量的合理性后，簽字批準(zhǔn)。行政審批：將經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)的申請表提交至行政部門。行政部門根據(jù)庫存情況進行審批，如庫存充足，則予以批準(zhǔn)，并辦理領(lǐng)用手續(xù)；如庫存不足，應(yīng)及時通知采購部門補貨，并根據(jù)實際情況調(diào)整領(lǐng)用數(shù)量或安排替代方案。領(lǐng)用發(fā)放：行政部門根據(jù)審批通過的申請表，按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放煙酒。發(fā)放時，雙方應(yīng)在《接待用煙酒領(lǐng)用登記表》上簽字確認。2.領(lǐng)用記錄每次領(lǐng)用煙酒后，應(yīng)及時在庫存臺賬和領(lǐng)用登記表上進行記錄，詳細注明領(lǐng)用時間、部門、接待事由、煙酒品牌規(guī)格及數(shù)量等信息，以便追溯和查詢。五、接待用煙酒的使用標(biāo)準(zhǔn)1.一般接待標(biāo)準(zhǔn)對于一般性業(yè)務(wù)接待，可根據(jù)實際情況選擇適當(dāng)檔次的煙酒。例如，每桌可配備中檔香煙12包，普通瓶裝白酒不超過1瓶。在選擇香煙品牌時，應(yīng)優(yōu)先考慮本地市場常見且具有一定知名度的品牌，如[具體品牌示例1]、[具體品牌示例2]等；白酒可選擇[具體品牌示例3]、[具體品牌示例4]等價位適中的產(chǎn)品。2.重要接待標(biāo)準(zhǔn)針對重要客戶、合作伙伴或上級領(lǐng)導(dǎo)的來訪接待，應(yīng)適當(dāng)提高煙酒檔次。每桌可配備高檔香煙23包，高檔瓶裝白酒12瓶。高檔香煙可選擇[具體品牌示例5]、[具體品牌示例6]等知名品牌；高檔白酒可選擇[具體品牌示例7]、[具體品牌示例8]等具有較高品牌價值的產(chǎn)品。3.外事接待標(biāo)準(zhǔn)外事接待應(yīng)遵循國際慣例和外交禮儀，煙酒配備應(yīng)體現(xiàn)公司的國際化形象和尊重。具體標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)來訪外賓的級別、國別、文化背景等因素，在充分征求外事部門意見后確定。一般情況下，外事接待用煙可選擇國際知名品牌，如[具體國際品牌示例1]、[具體國際品牌示例2]等；用酒可根據(jù)外賓的飲酒習(xí)慣，選擇優(yōu)質(zhì)葡萄酒、洋酒或具有中國特色的高檔白酒，如[具體品牌示例9]、[具體品牌示例10]等。六、接待用煙酒的報銷1.報銷憑證接待用煙酒的報銷必須提供正規(guī)的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰注明煙酒的品牌、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。發(fā)票上的購貨單位名稱應(yīng)與公司全稱一致。同時，應(yīng)附《接待用煙酒領(lǐng)用申請表》和《接待用煙酒領(lǐng)用登記表》作為報銷附件，詳細說明煙酒的領(lǐng)用用途、接待情況等。2.報銷流程經(jīng)辦人填寫報銷單：接待任務(wù)完成后，經(jīng)辦人按照公司財務(wù)報銷制度的要求，填寫費用報銷單，將發(fā)票及相關(guān)附件粘貼整齊，并在報銷單上注明接待事由、日期、參與接待人員等信息。部門審核：經(jīng)辦人所在部門負責(zé)人對報銷單進行審核，核實接待事項的真實性、煙酒使用的合理性以及報銷金額的準(zhǔn)確性等，審核通過后簽字確認。財務(wù)審核：財務(wù)部門收到報銷單后，對報銷憑證的合法性、合規(guī)性以及報銷金額的計算等進行審核。如有不符合規(guī)定的情況，應(yīng)及時通知經(jīng)辦人進行更正或補充相關(guān)資料。審核無誤后，財務(wù)負責(zé)人簽字批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公司財務(wù)審批權(quán)限規(guī)定，報銷單提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進行最終審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，報銷單方可進入報銷流程。報銷支付：財務(wù)部門根據(jù)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后的報銷單，按照公司資金支付流程進行款項支付，將報銷金額支付至經(jīng)辦人指定的賬戶。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對接待用煙酒的采購、使用、保管、報銷等情況進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、庫存管理準(zhǔn)確性、報銷憑證真實性等方面。審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反制度規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。2.定期檢查行政部門定期對煙酒倉庫進行檢查，包括庫存數(shù)量核對、保管情況檢查等，確保庫存賬實相符，煙酒保管安全、規(guī)范。同時，不定期對各部門接待用煙酒的使用情況進行抽查，檢查是否按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程使用煙酒，是否存在超標(biāo)準(zhǔn)接待或違規(guī)使用煙酒的情況。3.投訴舉報機制設(shè)立投訴舉報郵箱和電話，鼓勵公司員工對違規(guī)使用接待用煙酒的行為進行監(jiān)督和舉報。對于收到的投訴舉報信息，公司將及時進行調(diào)查核實。對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、責(zé)令整改、經(jīng)濟處罰、紀(jì)律處分等，并對舉報人給予適當(dāng)?shù)莫剟?。八、違規(guī)處理1.對違規(guī)領(lǐng)用煙酒行為的處理對于未經(jīng)審批擅自領(lǐng)用接待用煙酒的行為，責(zé)令退回所領(lǐng)用的煙酒，并對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育。如因擅自領(lǐng)用導(dǎo)致庫存賬目混亂或其他不良后果的，根據(jù)情節(jié)輕重給予責(zé)任人警告、罰款等處罰。罰款金額根據(jù)造成的損失情況確定，一般不低于所領(lǐng)用煙酒價值的[X]%。2.對超標(biāo)準(zhǔn)使用煙酒行為的處理發(fā)現(xiàn)超標(biāo)準(zhǔn)使用接待用煙酒的情況，責(zé)令相關(guān)部門或人員說明原因。如因特殊情況確需超標(biāo)準(zhǔn)使用的，應(yīng)補辦審批手續(xù)。如無法說明合理原因或未補辦審批手續(xù)的，對超標(biāo)準(zhǔn)部分的費用由相關(guān)責(zé)任人自行承擔(dān)，并給予警告處分。對于多次超標(biāo)準(zhǔn)使用煙酒且情節(jié)嚴(yán)重的部門或個人，除承擔(dān)超標(biāo)準(zhǔn)費用外，還將給予降職、降薪等紀(jì)律處分。3.對其他違規(guī)行為的處理對于在煙酒采購、保管、報銷過程中存在弄虛作假、貪污受賄等違規(guī)行為的，一經(jīng)查實，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任，并追回違規(guī)所得。同時，對涉及違規(guī)行為的部門或個人進行全公司通報批評，以起到警示作用，防止類似問題再次發(fā)生。九、附則