物業(yè)現金管理規(guī)定

物業(yè)現金管理規(guī)定

物業(yè)現金管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強本物業(yè)公司現金管理，規(guī)范現金收支行為，保障公司資金安全，提高資金使用效率，確保財務工作的準確性和規(guī)范性，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本物業(yè)公司全體員工涉及現金收支的相關活動，包括但不限于公司總部、各小區(qū)物業(yè)服務中心、各類收費項目及日常運營中的現金處理。3.基本原則：現金管理應遵循合法性、安全性、準確性、效益性原則。嚴格遵守國家有關法律法規(guī)及財務制度，確?，F金的安全保管與合理使用，如實記錄現金收支情況，提高資金的使用效益。二、現金使用范圍1.員工薪酬及福利支出-支付員工的工資、獎金、津貼、補貼、福利費用等。如每月固定的工資發(fā)放，根據績效考核結果發(fā)放的獎金，以及節(jié)日福利、生日福利等以現金形式發(fā)放的部分。-支付因特殊原因需要以現金形式發(fā)放的離職員工工資、經濟補償金等。2.日常辦公費用-購買辦公用品，如紙張、筆、文件夾等小額物品，單次采購金額在[X]元以下的。-支付辦公室水電費、通訊費等日常費用，當無法通過銀行轉賬等方式支付時，可使用現金。3.業(yè)務招待費-因業(yè)務需要，招待業(yè)主、合作伙伴等發(fā)生的餐飲、禮品等費用，在符合公司業(yè)務招待費標準且金額較?。▎未尾怀^[X]元）的情況下，可使用現金支付。4.差旅費-員工因工作需要出差，預借的差旅費以及在出差過程中發(fā)生的符合公司差旅費標準的小額現金支出，如市內交通、小額餐飲等費用。5.維修及應急費用-對小區(qū)內公共設施、設備進行緊急維修時，如搶修水電管道破裂、電梯突發(fā)故障等情況，因時間緊迫無法及時通過銀行轉賬支付維修材料款、臨時請維修工人的費用等，且金額在[X]元以下的。-支付小區(qū)內臨時性的應急物資采購費用，如防汛沙袋、防滑墊等物資采購，單次金額不超過[X]元的。6.業(yè)主小額退款及補償-因各種原因向業(yè)主退還的小額款項，如多收的物業(yè)費、水電費退款等，金額在[X]元以下的。-對業(yè)主造成的小額損失進行補償，如因物業(yè)工作失誤損壞業(yè)主物品給予的現金賠償，賠償金額在[X]元以下的。7.其他經財務部門核準的小額現金支出-符合公司財務規(guī)定和相關審批流程的其他特殊小額現金支出情況。三、現金收付流程現金收款流程1.收費項目確認-各收費崗位人員（如物業(yè)前臺收費員、小區(qū)停車收費崗亭工作人員等）在收取現金前，應明確收費項目及金額。對于物業(yè)費、水電費等常規(guī)收費項目，應依據公司規(guī)定的收費標準和業(yè)主實際使用情況進行核算。-對于臨時性收費項目，如裝修押金、垃圾清運費等，應按照相關規(guī)定及與業(yè)主簽訂的協(xié)議確定收費金額。2.開具收款憑證-收取現金時，必須當場開具公司統(tǒng)一印制的收款收據。收款收據應注明收款日期、付款單位（業(yè)主姓名及房號）、收款項目、金額（大寫和小寫）、收款方式（現金）、收款人員簽名等信息。-收款收據一式三聯(lián)，第一聯(lián)為存根聯(lián)，由收款人員留存；第二聯(lián)為客戶聯(lián)，交付款人（業(yè)主）作為付款憑證；第三聯(lián)為記賬聯(lián)，交財務部門作為入賬依據。-開具收款收據應使用復寫紙，確保三聯(lián)內容一致，字跡清晰、工整，不得涂改。如填寫錯誤，應在收據上注明“作廢”字樣，并保留所有聯(lián)次，不得擅自銷毀。3.現金清點與核對-收款人員在收取現金時，應認真清點現金數量，確保金額準確無誤。對于大額現金（超過[X]元），應通過驗鈔機進行真?zhèn)舞b別，必要時可要求業(yè)主更換支付方式。-清點現金后，收款人員應與業(yè)主再次核對收款金額，確認無誤后請業(yè)主在收款收據上簽字確認。4.現金繳存-每日下班前，收款人員應將當日收取的現金進行整理、匯總，并填寫“現金繳存登記表”，注明收款日期、收款金額、收款項目、繳存銀行等信息。-收款人員應將現金繳存登記表與現金一同交至財務部門。財務部門核對無誤后，由專人負責將現金繳存至公司指定的銀行賬戶。如因特殊情況當日無法繳存銀行，應將現金妥善保管在公司保險柜內，但次日必須及時繳存。-現金繳存銀行后，財務人員應取得銀行出具的存款回單，并與現金繳存登記表進行核對，確保繳存金額準確無誤。存款回單作為記賬憑證附件，由財務部門妥善保管?，F金付款流程1.付款申請-公司員工因業(yè)務需要支付現金時，應填寫“現金付款申請單”。申請單應注明付款日期、付款事由、付款金額（大寫和小寫）、收款單位（個人）名稱及聯(lián)系方式、付款方式（現金）、申請人簽名等信息。-對于涉及費用報銷的現金付款，申請人還應附上相關的發(fā)票、收據等原始憑證，并確保憑證的真實性、合法性、完整性。原始憑證應符合國家稅收法規(guī)及公司財務制度的要求，發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，收據應注明收款單位名稱、收款項目、金額等信息，并加蓋收款單位公章或財務專用章。2.審批流程-現金付款申請單應按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般情況下，小額現金付款（金額在[X]元以下）由部門負責人審批；金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核后，報財務負責人審批；金額超過[X]元的，需經部門負責人、財務負責人審核后，報公司總經理審批。-審批人員應認真審核付款申請單及相關原始憑證，確保付款事項真實、合理、合規(guī)，付款金額準確無誤。對于不符合規(guī)定的付款申請，審批人員應予以退回，并說明理由。3.現金支付-經審批通過的現金付款申請單交至財務部門。財務人員根據申請單上的金額，從保險柜中支取現金，并在付款申請單上加蓋“現金付訖”章。-財務人員將現金支付給收款人時，應請收款人在付款申請單上簽字確認，并注明身份證號碼、聯(lián)系電話等信息。如收款人委托他人代領現金，代領人應在付款申請單上注明“代領”字樣，并簽字確認，同時提供本人身份證復印件及收款人的授權委托書。4.賬務處理-現金支付完成后，財務人員應及時進行賬務處理，根據付款申請單及相關原始憑證，編制記賬憑證，登記現金日記賬和相關明細賬，確保賬實相符、賬賬相符。四、現金保管1.保險柜管理-公司應配備專門的保險柜用于存放現金及其他重要物品（如印章、支票等）。保險柜應放置在財務部門辦公室內，且安裝位置應安全可靠，避免受到外力撞擊、水淹等影響。-保險柜的鑰匙和密碼應由專人負責保管，鑰匙和密碼應分開保管，不得由同一人掌握。如鑰匙或密碼保管人員離職或崗位變動，應及時更換保險柜鑰匙和密碼。-保險柜的密碼應定期更換，一般每[X]個月更換一次，以確保保險柜的安全性。密碼更換后，應記錄在專門的密碼登記簿上，并由財務負責人簽字確認。2.現金存放要求-現金應按照票面金額分類整理，整齊擺放于保險柜內?，F金應存放于專用的現金袋或錢箱中，避免與其他物品混放，防止現金丟失、損壞。-存放現金的保險柜內不得存放私人財物或其他與公司業(yè)務無關的物品。-每日下班前，財務人員應將當日未繳存銀行的現金全部放入保險柜內，并確保保險柜門已鎖好，密碼已打亂。離開辦公室前，應再次檢查保險柜是否鎖好，周圍環(huán)境是否安全。3.安全防范措施-財務部門辦公室應安裝監(jiān)控設備，確保對保險柜及周邊區(qū)域進行24小時不間斷監(jiān)控。監(jiān)控錄像應保存至少[X]個月，以備查閱。-財務部門辦公室應配備必要的安全防范設施，如防盜門、防盜窗、報警裝置等，以保障現金存放的安全。-公司應加強對財務人員及相關崗位人員的安全教育，提高安全防范意識，要求員工在現金保管過程中嚴格遵守安全規(guī)定，如不得隨意透露保險柜密碼、不得在無人看管的情況下打開保險柜等。五、現金盤點與清查1.定期盤點-財務部門應指定專人負責現金盤點工作，一般每周進行一次現金盤點。現金盤點工作應由財務人員會同審計人員或其他非現金收付崗位人員共同進行，以確保盤點結果的準確性和公正性。-現金盤點應在工作日結束后進行，盤點前應將所有現金收付業(yè)務登記入賬，結出現金日記賬的余額。-盤點人員應將保險柜內的現金與現金日記賬余額進行核對，確保賬實相符。盤點時，應按照現金票面金額分類清點現金數量，并記錄實際盤點金額。-現金盤點結束后，盤點人員應編制“現金盤點表”，注明盤點日期、現金日記賬余額、實際盤點金額、賬實差異金額及原因等信息?，F金盤點表應由盤點人員、財務負責人簽字確認。2.不定期清查-公司財務負責人、審計人員或公司管理層有權對現金進行不定期清查。不定期清查可采用突擊檢查的方式，以確保現金管理的合規(guī)性和資金的安全性。-不定期清查的程序與定期盤點基本相同，但清查范圍可能更廣，除了對保險柜內的現金進行盤點外，還可能檢查現金收付憑證、相關賬簿等資料，以核實現金收支的真實性、合法性。-對于不定期清查中發(fā)現的問題，應及時進行記錄，并要求相關責任人說明情況。如發(fā)現現金管理存在重大違規(guī)行為或資金安全隱患，應立即采取措施進行整改，并追究相關人員的責任。3.賬實差異處理-如果現金盤點或清查中發(fā)現賬實不符，應及時查明原因。如屬于記賬錯誤，應及時調整賬務記錄；如屬于現金短缺或溢余，應區(qū)分不同情況進行處理。-對于現金短缺，如因責任人過失造成的，應由責任人賠償；如無法查明原因，經公司管理層批準后，作為管理費用處理。-對于現金溢余，如屬于應支付給有關人員或單位的，應及時支付；如無法查明原因，經公司管理層批準后，作為營業(yè)外收入處理。六、監(jiān)督與處罰1.內部監(jiān)督-公司財務部門應定期對現金管理情況進行自查，檢查現金收付流程是否合規(guī)、現金保管是否安全、現金盤點與清查是否及時準確等。財務部門應建立內部監(jiān)督檢查記錄，對發(fā)現的問題及時進行整改，并跟蹤整改效果。-公司審計部門應定期對現金管理情況進行審計監(jiān)督，通過檢查財務憑證、賬簿、報表等資料，以及實地盤點現金等方式，評估現金管理內部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現問題及時提出審計意見和建議。-公司管理層應定期聽取財務部門和審計部門關于現金管理情況的匯報，對現金管理工作進行指導和監(jiān)督，確保公司現金管理工作符合法律法規(guī)及公司規(guī)定的要求。2.違規(guī)處罰-對于違反本規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、降薪、辭退等。-如員工未按照規(guī)定的現金收付流程進行操作，導致現金收付錯誤或資金損失的，公司將根據損失金額大小，對責任人處以罰款，并要求責任人賠償相應的損失。情節(jié)嚴重的，將給予降職、降薪或辭退處理。-如員工擅自挪用、侵占公司現金，或故意隱瞞現金收支情況、偽造財務憑證等，公司將依法追究責任人的法律責任，并解除勞動合同。同時，要求責任人退還挪用、侵占的現金，并賠償公司因此遭受的損失。-如因現金保管不善，導致現金丟失、被盜或損壞的，公司將根據具體情況，對相關責任人進行處罰，并要求責任人賠償相應的損失。-對于在現金盤點或清查過程中弄虛作假、隱瞞問題的人員，公司將給予嚴肅處理，情節(jié)嚴重的，將追究其法律責任。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施。