企業(yè)淘寶采購管理制度

企業(yè)淘寶采購管理制度總則1.目的為規(guī)范公司在淘寶平臺(tái)的采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的高效、規(guī)范、透明，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門通過淘寶平臺(tái)進(jìn)行的采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、原材料、零部件等各類物資的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行采購合同約定。采購申請(qǐng)與審批1.采購申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫《淘寶采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息。采購申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)、合理、必要。2.審批流程小額采購（預(yù)算金額[X]元以下）：由部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)采購部門備案。中等金額采購（預(yù)算金額[X]元至[X]元）：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交采購部門執(zhí)行。大額采購（預(yù)算金額[X]元以上）：需部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理依次審批后，方可進(jìn)行采購。采購實(shí)施1.采購人員職責(zé)采購人員負(fù)責(zé)按照審批通過的采購申請(qǐng)，在淘寶平臺(tái)上尋找合適的供應(yīng)商和商品。與供應(yīng)商進(jìn)行溝通洽談，明確商品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保采購合同的順利簽訂。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，保證物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：采購人員應(yīng)通過淘寶平臺(tái)的評(píng)價(jià)體系、信用等級(jí)、銷售記錄等多方面因素，篩選出信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。供應(yīng)商評(píng)估：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)調(diào)整合作關(guān)系。供應(yīng)商檔案建立：為每個(gè)合作供應(yīng)商建立檔案，記錄其基本信息、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容，以便于管理和查詢。3.采購合同簽訂采購人員應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商確定的條款，起草采購合同，并提交法務(wù)部門審核。法務(wù)部門審核通過后，由采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交財(cái)務(wù)部門、采購部門和相關(guān)使用部門備案。采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)采購物資的驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。如合同未明確約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、外觀等是否與合同一致，同時(shí)檢查物資的質(zhì)量、性能、功能等是否符合要求。2.驗(yàn)收流程到貨通知：采購人員應(yīng)在物資到貨前通知使用部門和驗(yàn)收人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。初步驗(yàn)收：驗(yàn)收人員在物資到貨后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行初步驗(yàn)收。初步驗(yàn)收主要檢查物資的數(shù)量、外觀等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。詳細(xì)驗(yàn)收：對(duì)于需要進(jìn)行功能測試、質(zhì)量檢驗(yàn)等詳細(xì)驗(yàn)收的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行詳細(xì)驗(yàn)收。詳細(xì)驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《淘寶采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)將《淘寶采購驗(yàn)收單》提交財(cái)務(wù)部門，作為付款的依據(jù)；如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。采購付款1.付款申請(qǐng)采購人員應(yīng)在采購合同約定的付款期限前，根據(jù)驗(yàn)收合格的《淘寶采購驗(yàn)收單》，填寫《淘寶采購付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購物資名稱、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息?！短詫毑少徃犊钌暾?qǐng)表》應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批。2.付款審批小額付款（金額[X]元以下）：經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。中等金額付款（金額[X]元至[X]元）：需分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，方可付款。大額付款（金額[X]元以上）：除分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批外，還需總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部門才能安排付款。3.付款方式公司應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式進(jìn)行付款，常見的付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、網(wǎng)上支付等。對(duì)于采用預(yù)付款方式的采購項(xiàng)目，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的預(yù)付款比例和條件進(jìn)行支付，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)預(yù)付款的跟蹤管理，確保預(yù)付款的安全和有效使用。采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)淘寶采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購物資的驗(yàn)收與付款情況等。采購部門應(yīng)建立健全采購檔案管理制度，妥善保管采購申請(qǐng)、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等相關(guān)資料，以備內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督檢查。2.違規(guī)處理對(duì)于在淘寶采購活動(dòng)中違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法