上海公司公章管理制度VIP

上海公司公章管理制度一、總則1.目的為加強上海公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于上海公司各部門及全體員工。3.定義本制度所稱公章，是指公司正式對外使用的印章，包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。二、公章的刻制、啟用與廢止1.公章的刻制公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據公司設立、變更等需要，按照國家有關規(guī)定辦理審批手續(xù)后，到公安機關指定的刻章單位刻制?？讨乒卤仨殗栏癜凑找?guī)定的規(guī)格、樣式、字體進行，確保公章的嚴肅性和權威性。2.公章的啟用新刻制的公章啟用前，行政部門應填寫《公章啟用申請表》，經公司法定代表人簽字批準后，方可啟用。公章啟用時，行政部門應在《公章使用登記簿》上登記啟用日期、公章名稱、編號、啟用原因等信息。3.公章的廢止因公司名稱變更、機構撤銷、公章?lián)p壞等原因需要廢止公章時，行政部門應填寫《公章廢止申請表》，經公司法定代表人簽字批準后，將廢止的公章交回公安機關指定的銷毀單位銷毀，并在《公章使用登記簿》上登記廢止日期、公章名稱、編號、廢止原因等信息。嚴禁私自留存、使用已廢止的公章。三、公章的保管1.保管原則公章保管實行專人負責制，確保公章安全、妥善保管。公章保管人員不得將公章轉借他人使用，不得擅自攜帶公章外出。2.保管人員職責負責公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜、丟失或損壞。嚴格按照本制度規(guī)定的使用流程和審批權限使用公章，對公章使用情況進行登記，并定期向行政部門負責人匯報。發(fā)現(xiàn)公章丟失或被盜時，應立即向行政部門負責人報告，并采取相應的措施，如向公安機關報案等，以避免給公司造成損失。3.保管地點公章應存放在公司指定的保險柜或其他安全設施內，確保公章存放安全。四、公章的使用1.使用范圍公司公章主要用于以下方面：以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議等法律文件；公司出具的各類證明、介紹信等；公司向上級主管部門、政府部門報送的文件、報表等；其他需要加蓋公司公章的文件、資料等。合同專用章主要用于以公司名義對外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。財務專用章主要用于公司財務收支、結算等業(yè)務。法定代表人章主要用于公司法定代表人授權的相關業(yè)務。2.使用流程申請：使用公章的部門或個人應填寫《公章使用申請表》，詳細說明使用公章的事由、文件名稱、文號、使用時間等信息，并經部門負責人簽字同意。審批：《公章使用申請表》經部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。對于涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，還需報公司法定代表人審批。登記：公章保管人員在收到經審批的《公章使用申請表》后，應在《公章使用登記簿》上登記使用日期、公章名稱、編號、使用事由、文件名稱、文號、申請人、審批人等信息。蓋章：公章保管人員按照經審批的《公章使用申請表》上的內容，在文件上加蓋公章，并確保蓋章位置準確、清晰。歸還：公章使用完畢后，公章保管人員應及時收回公章，并在《公章使用登記簿》上登記歸還日期。3.使用要求公章使用必須嚴格按照本制度規(guī)定的使用范圍和審批流程進行，嚴禁未經審批擅自使用公章。公章使用應確保文件內容真實、合法、有效，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋公章。加蓋公章的文件應妥善保管，如有遺失、損壞等情況，應及時向行政部門報告，并采取相應的措施。嚴禁在已加蓋公章的文件上涂改、添加內容。如確需修改，應重新填寫《公章使用申請表》，經審批后重新加蓋公章。五、公章的借用1.借用原則公章借用應嚴格控制，確因工作需要借用公章的，必須按照本制度規(guī)定的借用流程辦理審批手續(xù)。2.借用流程申請：借用公章的部門或個人應填寫《公章借用申請表》，詳細說明借用公章的事由、借用時間、歸還時間等信息，并經部門負責人簽字同意。審批：《公章借用申請表》經部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。對于涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，還需報公司法定代表人審批。登記：公章保管人員在收到經審批的《公章借用申請表》后，應在《公章使用登記簿》上登記借用日期、公章名稱、編號、借用事由、借用時間、歸還時間、申請人、審批人等信息。借用：公章保管人員按照經審批的《公章借用申請表》上的內容，將公章借給借用人員，并要求借用人員在《公章借用登記簿》上簽字確認。歸還：借用人員應在規(guī)定的歸還時間內將公章歸還公章保管人員，并在《公章借用登記簿》上登記歸還日期。公章保管人員應認真檢查歸還的公章是否完好無損，如有損壞或遺失，應及時向行政部門報告，并追究借用人員的責任。3.借用要求借用公章的人員必須妥善保管公章，不得轉借他人或用于其他非借用事由的事項。借用公章的人員應在規(guī)定的歸還時間內歸還公章，如需延長借用時間，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借用公章期間，借用人員如發(fā)現(xiàn)公章丟失或被盜，應立即向行政部門報告，并采取相應的措施，如向公安機關報案等，以避免給公司造成損失。六、公章的更換與掛失1.公章的更換因公章?lián)p壞、磨損等原因需要更換公章時，行政部門應填寫《公章更換申請表》，經公司法定代表人簽字批準后，按照本制度規(guī)定的公章刻制流程辦理更換手續(xù)。新公章啟用后，原公章應按照本制度規(guī)定的公章廢止流程進行廢止處理。2.公章的掛失發(fā)現(xiàn)公章丟失或被盜時，公章保管人員應立即向行政部門負責人報告，并填寫《公章掛失申請表》，經公司法定代表人簽字批準后，在報紙上刊登掛失聲明，聲明公章作廢。同時，行政部門應及時向公安機關報案，并采取相應的措施，如重新刻制公章等，以避免給公司造成損失。七、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司行政部門負責對公章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.檢查內容公章的保管情況，包括保管人員是否嚴格按照規(guī)定保管公章，公章存放是否安全等。公章的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全，使用記錄是否完整等。公章的借用情況，包括借用流程是否規(guī)范，借用人員是否妥善保管公章，是否按時歸還等。3.檢查方式定期檢查：行政部門定期對公章管理制度的執(zhí)行情況進行檢查，檢查周期為每季度一次。不定期抽查：行政部門不定期對公章管理制度的執(zhí)行情況進行抽查，抽查內容包括公章的保管、使用、借用等情況。4.違規(guī)處理