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企業(yè)材料采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范企業(yè)材料采購行為,加強(qiáng)采購管理,確保采購工作的高效、有序進(jìn)行,保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需材料的及時(shí)供應(yīng)和質(zhì)量,降低采購成本,特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及材料采購的部門和人員,包括但不限于生產(chǎn)部門、研發(fā)部門、項(xiàng)目部門等。3.基本原則按需采購原則:根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求,合理安排采購數(shù)量和時(shí)間,避免盲目采購和庫存積壓。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則:嚴(yán)格把控采購材料的質(zhì)量,確保所采購材料符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)生產(chǎn)要求,優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。成本控制原則:在保證材料質(zhì)量的前提下,通過合理的采購策略和談判技巧,降低采購成本,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。公平公正原則:采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則,確保所有供應(yīng)商享有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì),杜絕不正當(dāng)交易行為。廉潔自律原則:采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定,不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益,維護(hù)企業(yè)利益和形象。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置及人員配備根據(jù)企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)需求,設(shè)立專門的采購部門,配備專業(yè)的采購人員。采購部門應(yīng)明確各崗位的職責(zé)和分工,確保采購工作的順利開展。采購人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德、溝通能力、談判技巧和市場(chǎng)分析能力,熟悉采購業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.采購部門職責(zé)制定采購計(jì)劃:根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和庫存狀況,編制年度、季度、月度采購計(jì)劃,明確采購材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時(shí)間等。供應(yīng)商管理:負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇、審核和管理工作,建立供應(yīng)商檔案,定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià),確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量穩(wěn)定。采購執(zhí)行:按照采購計(jì)劃和審批后的采購訂單,組織實(shí)施采購活動(dòng),與供應(yīng)商簽訂采購合同,跟蹤采購進(jìn)度,確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。采購成本控制:通過市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)、招標(biāo)、談判等方式,合理控制采購價(jià)格,降低采購成本。定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析和評(píng)估,提出改進(jìn)措施和建議。質(zhì)量控制:參與采購材料的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作,確保所采購材料符合質(zhì)量要求。對(duì)不合格材料及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商,辦理退換貨等相關(guān)事宜。合同管理:負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更和終止等工作,確保合同的合法性、有效性和完整性。對(duì)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。信息管理:收集、整理、分析采購相關(guān)信息,建立采購信息數(shù)據(jù)庫,為企業(yè)決策提供支持。及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況和存在的問題。3.其他部門職責(zé)生產(chǎn)部門:根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃,提前向采購部門提供準(zhǔn)確的材料需求清單,包括材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間等,協(xié)助采購部門做好采購計(jì)劃的制定和執(zhí)行工作。負(fù)責(zé)對(duì)采購回來的材料進(jìn)行驗(yàn)收和使用,并及時(shí)反饋材料質(zhì)量和使用過程中出現(xiàn)的問題。研發(fā)部門:在新產(chǎn)品研發(fā)過程中,及時(shí)向采購部門提供所需新材料的技術(shù)要求和規(guī)格參數(shù),協(xié)助采購部門尋找合適的供應(yīng)商,并參與新材料的驗(yàn)收工作。財(cái)務(wù)部門:負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同,監(jiān)督采購資金的支付情況,對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析,提供財(cái)務(wù)支持和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。質(zhì)量部門:制定采購材料的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程,負(fù)責(zé)采購材料的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作,對(duì)不合格材料出具檢驗(yàn)報(bào)告,并跟蹤處理結(jié)果。三、采購流程1.采購申請(qǐng)各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、項(xiàng)目需求或庫存狀況,填寫《采購申請(qǐng)表》,詳細(xì)注明所需材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、用途等信息?!恫少徤暾?qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,提交至采購部門。緊急采購申請(qǐng)應(yīng)在申請(qǐng)表上注明“緊急”字樣,并說明緊急原因。2.采購審批采購部門收到采購申請(qǐng)后,對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核,核實(shí)材料需求的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目,采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。采購申請(qǐng)經(jīng)采購部門審核通過后,按照企業(yè)審批權(quán)限規(guī)定,提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購申請(qǐng)作為采購部門開展采購工作的依據(jù)。3.采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng),結(jié)合庫存情況,制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。采購計(jì)劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及多個(gè)部門或重大項(xiàng)目的采購計(jì)劃,應(yīng)提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過。4.供應(yīng)商選擇與評(píng)估根據(jù)采購計(jì)劃和材料特點(diǎn),采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選,確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。采購部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估,評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果,采購部門建立供應(yīng)商檔案,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理,并確定合格供應(yīng)商名單。合格供應(yīng)商名單應(yīng)定期進(jìn)行更新和調(diào)整,確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量穩(wěn)定。5.采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判,就采購材料的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商,爭(zhēng)取最有利的采購條件。采購談判達(dá)成一致后,采購部門起草采購合同,合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后,提交至企業(yè)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。審核通過后的采購合同,由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。6.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)簽訂的采購合同,下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購材料的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息,并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購訂單下達(dá)后,采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況,確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為,應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。7.采購驗(yàn)收采購材料到貨前,采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門根據(jù)采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案。采購材料到貨時(shí),采購部門組織質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格的材料,由驗(yàn)收人員在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn),并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的材料,采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商,辦理退換貨等相關(guān)事宜。8.采購付款采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況,填寫《付款申請(qǐng)單》,詳細(xì)注明采購材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式、付款時(shí)間等信息?!陡犊钌暾?qǐng)單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,提交至財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門按照企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度和采購合同約定,及時(shí)支付采購款項(xiàng)。9.采購記錄與檔案管理采購部門應(yīng)建立完善的采購記錄,包括采購申請(qǐng)、采購計(jì)劃、采購訂單、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等相關(guān)文件和資料。采購記錄應(yīng)妥善保存,以備查閱和審計(jì)。采購部門負(fù)責(zé)采購檔案的整理、歸檔和保管工作,確保采購檔案的完整性和準(zhǔn)確性。采購檔案的保管期限按照企業(yè)檔案管理制度執(zhí)行。四、采購方式1.招標(biāo)采購對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購項(xiàng)目,采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的程序進(jìn)行,發(fā)布招標(biāo)公告,邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo),通過評(píng)標(biāo)確定中標(biāo)供應(yīng)商。招標(biāo)采購應(yīng)編制詳細(xì)的招標(biāo)文件,明確采購項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。評(píng)標(biāo)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則,確保評(píng)標(biāo)結(jié)果的客觀性和公正性。2.詢價(jià)采購對(duì)于采購金額較小、技術(shù)要求相對(duì)簡(jiǎn)單、市場(chǎng)供應(yīng)充足的采購項(xiàng)目,采用詢價(jià)采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單,要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià),通過比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和其他條件,選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。詢價(jià)采購應(yīng)選擇至少三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià),確保詢價(jià)結(jié)果具有可比性。詢價(jià)單應(yīng)明確采購材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購對(duì)于采購時(shí)間緊迫、采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、獨(dú)家供應(yīng)商或無供應(yīng)商可供選擇等特殊情況,采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購方式。采購部門與少數(shù)具備相應(yīng)資格和能力的供應(yīng)商進(jìn)行談判,通過談判確定成交供應(yīng)商。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購應(yīng)制定談判方案,明確談判的程序、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等要求。談判過程中應(yīng)注重與供應(yīng)商的溝通和協(xié)商,爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的采購條件。4.單一來源采購對(duì)于只能從唯一供應(yīng)商處采購的材料或服務(wù),采用單一來源采購方式。單一來源采購應(yīng)提供充分的理由和依據(jù),經(jīng)企業(yè)內(nèi)部審批后,與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判,確定采購價(jià)格和其他條款。單一來源采購應(yīng)嚴(yán)格控制,確保采購的必要性和合理性。在采購過程中,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理,防止出現(xiàn)壟斷或不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求和采購計(jì)劃,制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃,明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍、方式等內(nèi)容。通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、行業(yè)協(xié)會(huì)介紹等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選,確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。采購部門組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估,評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果,建立供應(yīng)商檔案,確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核,評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采購部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理,分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商,給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策;對(duì)于不合格供應(yīng)商,及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或淘汰。采購部門建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系,明確各項(xiàng)考核指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)??己酥笜?biāo)應(yīng)具有可操作性和可衡量性,能夠客觀反映供應(yīng)商的實(shí)際表現(xiàn)。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束采購部門建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制,對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì),如增加采購份額、優(yōu)先付款、提供合作機(jī)會(huì)等。通過激勵(lì)措施,提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿,促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。采購部門建立供應(yīng)商約束機(jī)制,對(duì)違反采購合同或存在其他違規(guī)行為的供應(yīng)商,采取相應(yīng)的懲罰措施,如扣除貨款、暫停合作、取消合格供應(yīng)商資格等。通過約束措施,規(guī)范供應(yīng)商的行為,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。4.供應(yīng)商關(guān)系管理采購部門與供應(yīng)商保持密切的溝通與合作,定期召開供應(yīng)商會(huì)議,及時(shí)傳達(dá)企業(yè)的采購需求和質(zhì)量要求,了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和存在的問題,共同協(xié)商解決辦法。采購部門協(xié)助供應(yīng)商解決生產(chǎn)經(jīng)營過程中遇到的困難和問題,如提供技術(shù)支持、協(xié)助改進(jìn)質(zhì)量等。通過建立良好的供應(yīng)商關(guān)系,實(shí)現(xiàn)互利共贏,共同發(fā)展。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估,包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面。采購部門根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果,制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,明確風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn),確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。2.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài),及時(shí)了解材料價(jià)格波動(dòng)情況和市場(chǎng)供應(yīng)狀況。通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式,降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。建立市場(chǎng)信息收集和分析機(jī)制,加強(qiáng)與行業(yè)協(xié)會(huì)、市場(chǎng)研究機(jī)構(gòu)等的合作,及時(shí)獲取市場(chǎng)信息,為采購決策提供參考依據(jù)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格把控采購材料的質(zhì)量,加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理和監(jiān)督。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款,要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強(qiáng)采購材料的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作,按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程進(jìn)行檢驗(yàn),確保所采購材料符合質(zhì)量要求。對(duì)不合格材料及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商,辦理退換貨等相關(guān)事宜。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估,建立供應(yīng)商檔案,定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚、供貨能力強(qiáng)的供應(yīng)商進(jìn)行合作,降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。加強(qiáng)對(duì)采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商違約問題。5.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購合同的管理,嚴(yán)格按照合同審批流程進(jìn)行審核和簽訂。合同條款應(yīng)明確、具體、合法,避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。定期對(duì)采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更或終止,應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)辦理手續(xù)。6.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn),提高法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。采購人員在采購過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī),確保采購行為的合法性。在采購合同簽訂前,應(yīng)提交企業(yè)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核,確保合同條款符合法律法規(guī)要求。對(duì)于重大采購項(xiàng)目,應(yīng)咨詢專業(yè)律師的意見,防范法律風(fēng)險(xiǎn)。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、采購合同的履行情況等方面。內(nèi)部審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)結(jié)果,出具審計(jì)報(bào)告,提出改進(jìn)建議和意見。采購部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告,及時(shí)整改存在的問題,完善采購管理制度和流程。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門對(duì)采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督,審核采購預(yù)算的執(zhí)行情況、采購付款的合規(guī)性等方面。確保采購資金的安全、合理使用,防止出現(xiàn)資金浪費(fèi)和違規(guī)支出。財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購
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