傳播推廣物料管理制度

傳播推廣物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司傳播推廣物料的管理，規(guī)范物料的設(shè)計(jì)、制作、使用及存檔流程，確保物料的質(zhì)量和效果，提升公司品牌形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在傳播推廣活動(dòng)中所涉及的各類物料，包括但不限于宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳單頁(yè)、視頻、線上廣告素材、禮品等。（三）基本原則1.規(guī)范性原則：物料的設(shè)計(jì)、制作、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保物料內(nèi)容準(zhǔn)確、合法、合規(guī)。2.一致性原則：物料應(yīng)與公司品牌形象保持一致，體現(xiàn)公司的價(jià)值觀和文化特色，在視覺風(fēng)格、色彩搭配、標(biāo)識(shí)使用等方面保持統(tǒng)一。3.實(shí)效性原則：根據(jù)傳播推廣活動(dòng)的目標(biāo)和時(shí)間要求，合理安排物料的制作和投放進(jìn)度，確保物料能夠及時(shí)、有效地傳達(dá)信息。4.成本效益原則：在保證物料質(zhì)量和效果的前提下，充分考慮成本因素，優(yōu)化物料制作方案，提高資源利用效率。二、職責(zé)分工（一）市場(chǎng)部門1.負(fù)責(zé)制定傳播推廣物料的年度計(jì)劃和預(yù)算，并根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出具體的物料制作申請(qǐng)。2.組織和協(xié)調(diào)物料的設(shè)計(jì)、制作工作，與設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)、供應(yīng)商溝通對(duì)接，確保物料符合設(shè)計(jì)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)制作完成的物料進(jìn)行審核，檢查內(nèi)容準(zhǔn)確性、設(shè)計(jì)合理性、質(zhì)量可靠性等，提出修改意見并跟蹤整改情況。4.負(fù)責(zé)物料的發(fā)放、使用管理和效果評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整物料策略。（二）設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)1.根據(jù)市場(chǎng)部門的需求和要求，進(jìn)行傳播推廣物料的創(chuàng)意設(shè)計(jì)，提供多種設(shè)計(jì)方案供選擇。2.與市場(chǎng)部門密切溝通，深入理解項(xiàng)目背景和目標(biāo)受眾，確保設(shè)計(jì)風(fēng)格和內(nèi)容符合公司品牌形象和傳播需求。3.按照設(shè)計(jì)規(guī)范和制作要求，完成物料的設(shè)計(jì)文件制作，并及時(shí)提交給市場(chǎng)部門審核。4.根據(jù)審核意見對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改完善，直至通過(guò)審核。（三）行政部門1.負(fù)責(zé)物料制作供應(yīng)商的篩選、評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。2.與供應(yīng)商簽訂物料制作合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的執(zhí)行和款項(xiàng)支付。3.協(xié)助市場(chǎng)部門進(jìn)行物料的采購(gòu)、運(yùn)輸、存儲(chǔ)等工作，保障物料的及時(shí)供應(yīng)和安全保管。（四）其他部門1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向市場(chǎng)部門提出傳播推廣物料的制作申請(qǐng)，并提供相關(guān)資料和信息。2.在使用物料過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作，確保物料的正確使用和妥善保管。3.配合市場(chǎng)部門對(duì)物料的使用效果進(jìn)行反饋和評(píng)估，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和建議。三、物料設(shè)計(jì)管理（一）設(shè)計(jì)需求提報(bào)1.各部門如需制作傳播推廣物料，應(yīng)提前填寫《物料制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明物料的名稱、用途、內(nèi)容要求、設(shè)計(jì)風(fēng)格、數(shù)量、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息，并附上相關(guān)參考資料。2.將《物料制作申請(qǐng)表》提交至市場(chǎng)部門，市場(chǎng)部門進(jìn)行匯總和審核后，根據(jù)實(shí)際情況安排設(shè)計(jì)工作。（二）設(shè)計(jì)流程1.市場(chǎng)部門與設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)溝通物料設(shè)計(jì)需求，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)根據(jù)需求進(jìn)行創(chuàng)意構(gòu)思和設(shè)計(jì)方案策劃。2.設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交初步設(shè)計(jì)方案，包括設(shè)計(jì)草圖、效果圖等，供市場(chǎng)部門審核。3.市場(chǎng)部門組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行評(píng)審，從內(nèi)容準(zhǔn)確性、設(shè)計(jì)合理性、視覺效果、品牌一致性等方面提出意見和建議。4.設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)根據(jù)評(píng)審意見對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改完善，再次提交審核，直至通過(guò)審核。（三）設(shè)計(jì)規(guī)范1.物料設(shè)計(jì)應(yīng)符合公司品牌形象識(shí)別系統(tǒng)（VIS）的要求，包括公司標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)字體、標(biāo)準(zhǔn)色彩、排版規(guī)范等的正確使用。2.設(shè)計(jì)內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)突出，避免過(guò)于復(fù)雜或冗長(zhǎng)的表述，確保信息能夠快速準(zhǔn)確地傳達(dá)給受眾。3.圖片選擇應(yīng)清晰、高質(zhì)量、與內(nèi)容相關(guān)，避免使用模糊、失真或版權(quán)不明的圖片。4.文字表述應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤、語(yǔ)法正確，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語(yǔ)病或歧義。四、物料制作管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門根據(jù)市場(chǎng)部門提供的物料制作需求，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、推薦等方式篩選合適的供應(yīng)商。2.對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇具有良好口碑和實(shí)力的供應(yīng)商建立合作關(guān)系。3.與選定的供應(yīng)商簽訂物料制作合同，明確制作內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（二）制作過(guò)程監(jiān)控1.市場(chǎng)部門負(fù)責(zé)對(duì)物料制作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，定期與供應(yīng)商溝通制作進(jìn)度，及時(shí)了解制作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題并協(xié)調(diào)解決。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求和設(shè)計(jì)文件進(jìn)行物料制作，在制作過(guò)程中如需對(duì)設(shè)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)提前征得市場(chǎng)部門的同意。3.市場(chǎng)部門可根據(jù)需要安排人員到供應(yīng)商處進(jìn)行實(shí)地考察，檢查制作工藝、質(zhì)量控制等情況，確保物料制作符合要求。（三）質(zhì)量驗(yàn)收1.物料制作完成后，供應(yīng)商應(yīng)提前通知市場(chǎng)部門進(jìn)行驗(yàn)收。市場(chǎng)部門組織相關(guān)人員按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的外觀、尺寸、材質(zhì)、印刷質(zhì)量、內(nèi)容準(zhǔn)確性等方面。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.驗(yàn)收合格后，市場(chǎng)部門填寫《物料驗(yàn)收單》，雙方簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，市場(chǎng)部門應(yīng)出具書面整改意見，要求供應(yīng)商限期整改，整改后再次進(jìn)行驗(yàn)收。五、物料使用管理（一）物料發(fā)放1.物料制作完成并驗(yàn)收合格后，行政部門負(fù)責(zé)將物料發(fā)放至申請(qǐng)部門。申請(qǐng)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物料的領(lǐng)取和保管，并在《物料發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于有數(shù)量限制或使用期限要求的物料，行政部門應(yīng)在發(fā)放時(shí)明確告知申請(qǐng)部門，并做好相應(yīng)記錄。（二）物料使用1.各部門在使用物料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行使用，不得擅自更改物料內(nèi)容或挪作他用。2.使用物料前，應(yīng)檢查物料的質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與市場(chǎng)部門或行政部門聯(lián)系。3.在物料使用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)物料的安全和整潔，避免損壞、丟失或污染。（三）物料回收與銷毀1.傳播推廣活動(dòng)結(jié)束后，各部門應(yīng)及時(shí)將剩余的物料退回行政部門。行政部門對(duì)回收的物料進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，做好記錄。2.對(duì)于已使用過(guò)且無(wú)需留存的物料，由行政部門按照公司規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保物料信息的安全和保密。六、物料存檔管理（一）存檔范圍1.傳播推廣物料的設(shè)計(jì)文件、制作合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)放記錄、使用情況反饋等相關(guān)資料均應(yīng)進(jìn)行存檔。2.對(duì)于重要的物料或具有代表性的物料，應(yīng)留存實(shí)物樣本作為存檔資料。（二）存檔方式1.物料存檔資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查詢和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，并在檔案封面注明物料名稱、項(xiàng)目名稱、存檔時(shí)間等信息。（三）存檔期限物料存檔資料的保存期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下保存期限不少于[X]年。對(duì)于涉及重要項(xiàng)目或具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的物料，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保存期限。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)傳播推廣物料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物料的設(shè)計(jì)、制作、使用、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.市場(chǎng)部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門物料使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核機(jī)制1.將傳播推廣物料管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)在物料管理工作中表