業(yè)務(wù)傳遞發(fā)票管理制度

業(yè)務(wù)傳遞發(fā)票管理制度總則目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)傳遞發(fā)票的管理，規(guī)范發(fā)票開(kāi)具、傳遞、接收、保管等流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間涉及業(yè)務(wù)傳遞發(fā)票的相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等。基本原則1.合法性原則：業(yè)務(wù)傳遞發(fā)票的各項(xiàng)活動(dòng)必須遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況，不得虛開(kāi)發(fā)票。3.準(zhǔn)確性原則：發(fā)票開(kāi)具的信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括發(fā)票抬頭、金額、稅率、商品或服務(wù)名稱等。4.及時(shí)性原則：業(yè)務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時(shí)開(kāi)具和傳遞發(fā)票，確保財(cái)務(wù)核算的及時(shí)性。發(fā)票開(kāi)具開(kāi)具要求1.銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)票銷(xiāo)售部門(mén)在與客戶簽訂銷(xiāo)售合同或協(xié)議后，應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式、結(jié)算時(shí)間等信息，及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)具發(fā)票。發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照實(shí)際銷(xiāo)售金額、稅額等準(zhǔn)確填寫(xiě)，發(fā)票抬頭應(yīng)與合同簽訂方一致。如客戶有特殊要求，需提供準(zhǔn)確的開(kāi)票信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確?？蛻籼峁┑拈_(kāi)票資料準(zhǔn)確無(wú)誤，包括納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)等。2.采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)票采購(gòu)部門(mén)在收到供應(yīng)商提供的貨物或服務(wù)并驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)催促供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票。采購(gòu)人員應(yīng)審核發(fā)票的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通更正。采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)票的開(kāi)具應(yīng)符合公司采購(gòu)合同的約定，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)的貨物或服務(wù)相符。開(kāi)具流程1.銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)票開(kāi)具流程銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員填寫(xiě)《發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明客戶名稱、開(kāi)票金額、發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)單內(nèi)容是否與銷(xiāo)售合同一致，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。將審核通過(guò)的《發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單》交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員根據(jù)申請(qǐng)單內(nèi)容開(kāi)具發(fā)票，并在發(fā)票管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。發(fā)票開(kāi)具完成后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如有）加蓋發(fā)票專用章，并按照規(guī)定的傳遞方式將發(fā)票交給銷(xiāo)售部門(mén)或直接交付給客戶。2.采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)票開(kāi)具流程采購(gòu)人員收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)首先核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)合同是否一致，包括發(fā)票抬頭、金額、貨物或服務(wù)名稱等。采購(gòu)人員填寫(xiě)《發(fā)票審核登記表》，記錄發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、供應(yīng)商名稱、發(fā)票金額等信息，并附上發(fā)票復(fù)印件，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性及與采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)性，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。將審核通過(guò)的發(fā)票及《發(fā)票審核登記表》交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員再次審核發(fā)票后，辦理入賬手續(xù)。發(fā)票傳遞傳遞方式1.專人傳遞：對(duì)于重要或緊急的發(fā)票，可安排專人進(jìn)行傳遞。傳遞人員應(yīng)確保發(fā)票的安全，避免丟失或損壞。2.內(nèi)部郵件：通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)傳遞發(fā)票電子掃描件或照片，同時(shí)附上發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單或?qū)徍说怯洷淼认嚓P(guān)說(shuō)明文件。郵件主題應(yīng)注明“發(fā)票傳遞[發(fā)票號(hào)碼][業(yè)務(wù)類型]”，以便收件人快速識(shí)別。3.快遞郵寄：對(duì)于需要郵寄給客戶或供應(yīng)商的發(fā)票，應(yīng)選擇正規(guī)的快遞公司，并確保發(fā)票在郵寄過(guò)程中的安全。在快遞單上應(yīng)注明發(fā)票號(hào)碼、業(yè)務(wù)類型等信息，以便跟蹤查詢。傳遞流程1.銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)票傳遞流程財(cái)務(wù)人員開(kāi)具發(fā)票后，將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如有）交給銷(xiāo)售部門(mén)。銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)發(fā)票的交付方式進(jìn)行傳遞：若采用專人傳遞，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員應(yīng)在收到發(fā)票后立即將其傳遞給客戶，并要求客戶在《發(fā)票簽收單》上簽字確認(rèn)?！栋l(fā)票簽收單》應(yīng)包括發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、發(fā)票金額、客戶名稱等信息。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員將客戶簽字后的《發(fā)票簽收單》交回財(cái)務(wù)部門(mén)存檔。若采用內(nèi)部郵件傳遞，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員應(yīng)將發(fā)票電子掃描件或照片發(fā)送給客戶，并在郵件中說(shuō)明發(fā)票的相關(guān)信息。同時(shí)，將郵件發(fā)送記錄截圖保存，交回財(cái)務(wù)部門(mén)作為傳遞憑證?？蛻羰盏桨l(fā)票后，應(yīng)通過(guò)郵件或其他方式回復(fù)確認(rèn)已收到發(fā)票。若采用快遞郵寄，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《發(fā)票郵寄申請(qǐng)表》，注明發(fā)票號(hào)碼、收件人信息、郵寄地址等內(nèi)容，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表交至行政部門(mén)安排快遞郵寄。行政部門(mén)在快遞發(fā)出后，將快遞單號(hào)告知銷(xiāo)售部門(mén)，銷(xiāo)售部門(mén)及時(shí)通知客戶查收發(fā)票?？蛻羰盏桨l(fā)票后，應(yīng)在《發(fā)票簽收單》上簽字并寄回公司，銷(xiāo)售部門(mén)將簽收單交回財(cái)務(wù)部門(mén)存檔。2.采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)票傳遞流程采購(gòu)人員收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，按照發(fā)票傳遞方式進(jìn)行傳遞：若采用專人傳遞，采購(gòu)人員應(yīng)立即將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)，并在《發(fā)票交接單》上簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)人員在收到發(fā)票后，對(duì)發(fā)票進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與采購(gòu)人員溝通。若采用內(nèi)部郵件傳遞，采購(gòu)人員將發(fā)票電子掃描件或照片發(fā)送給財(cái)務(wù)部門(mén)，并在郵件中注明發(fā)票的相關(guān)信息及采購(gòu)業(yè)務(wù)情況。同時(shí)，將郵件發(fā)送記錄截圖保存，作為傳遞憑證。財(cái)務(wù)人員收到郵件后進(jìn)行審核，并回復(fù)確認(rèn)已收到發(fā)票。若采用快遞郵寄，采購(gòu)人員填寫(xiě)《發(fā)票郵寄申請(qǐng)表》，注明發(fā)票號(hào)碼、供應(yīng)商信息、郵寄地址等內(nèi)容，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表交至行政部門(mén)安排快遞郵寄。行政部門(mén)在快遞發(fā)出后，將快遞單號(hào)告知采購(gòu)人員，采購(gòu)人員及時(shí)通知供應(yīng)商發(fā)票已寄出。供應(yīng)商收到發(fā)票后，應(yīng)在《發(fā)票簽收單》上簽字并寄回公司，采購(gòu)人員將簽收單交回財(cái)務(wù)部門(mén)存檔。發(fā)票接收接收要求1.財(cái)務(wù)部門(mén)在接收發(fā)票時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性。檢查發(fā)票是否為國(guó)家稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票監(jiān)制章、發(fā)票專用章等印章是否清晰、齊全。核實(shí)發(fā)票開(kāi)具的內(nèi)容是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票抬頭、金額、稅率、商品或服務(wù)名稱等信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。查看發(fā)票的字跡是否清晰，有無(wú)涂改、刮擦等痕跡。2.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，還應(yīng)進(jìn)行以下特殊審核審核發(fā)票密碼區(qū)的密碼是否清晰、完整，是否可通過(guò)認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)證。檢查發(fā)票抵扣聯(lián)的格式是否符合規(guī)定，與發(fā)票聯(lián)內(nèi)容是否一致。接收流程1.銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)票接收流程財(cái)務(wù)部門(mén)收到銷(xiāo)售部門(mén)傳遞的發(fā)票后，按照接收要求進(jìn)行審核。若發(fā)票審核無(wú)誤，財(cái)務(wù)人員在發(fā)票管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，并將發(fā)票按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔。若發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，如信息錯(cuò)誤、發(fā)票真?zhèn)未嬉傻?，?cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售部門(mén)溝通，要求銷(xiāo)售部門(mén)與客戶聯(lián)系更正或重新開(kāi)具發(fā)票。2.采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)票接收流程財(cái)務(wù)部門(mén)收到采購(gòu)部門(mén)傳遞的發(fā)票后，進(jìn)行認(rèn)真審核。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員根據(jù)發(fā)票金額和業(yè)務(wù)性質(zhì)，按照公司財(cái)務(wù)核算要求進(jìn)行賬務(wù)處理。同時(shí)，在發(fā)票管理系統(tǒng)中登記發(fā)票信息，并將發(fā)票及相關(guān)附件整理歸檔。如發(fā)票不符合要求，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商重新開(kāi)具發(fā)票或補(bǔ)充相關(guān)證明材料等。發(fā)票保管保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)公司發(fā)票的統(tǒng)一保管，設(shè)立專門(mén)的發(fā)票保管崗位或指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的日常管理工作。2.發(fā)票保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守發(fā)票保管制度，確保發(fā)票的安全、完整。保管要求1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防盜的專用場(chǎng)所，配備必要的保險(xiǎn)柜、文件柜等保管設(shè)備。2.按照發(fā)票種類、號(hào)碼順序進(jìn)行分類存放，并建立發(fā)票登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的購(gòu)入、開(kāi)具、使用、作廢、庫(kù)存等情況。3.定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并按照規(guī)定向稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)報(bào)告，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。保管期限1.已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷(xiāo)毀。2.其他與發(fā)票相關(guān)的資料，如發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單、發(fā)票審核登記表、發(fā)票簽收單等，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限根據(jù)公司實(shí)際情況確定，但不得少于三年。發(fā)票作廢與紅沖作廢條件1.銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)票作廢發(fā)票開(kāi)具錯(cuò)誤，如發(fā)票抬頭、金額、稅率、商品或服務(wù)名稱等信息有誤。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)終止或取消，且發(fā)票尚未交付給客戶。經(jīng)客戶同意，需要對(duì)已開(kāi)具的發(fā)票進(jìn)行更換。2.采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)票作廢供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票信息錯(cuò)誤，如發(fā)票抬頭、金額、貨物或服務(wù)名稱等與實(shí)際采購(gòu)情況不符。采購(gòu)業(yè)務(wù)終止或取消，且發(fā)票尚未入賬。作廢流程1.銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)票作廢流程銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)發(fā)票需要作廢時(shí)，填寫(xiě)《發(fā)票作廢申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明作廢原因及發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、金額等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)單內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。將審核通過(guò)的《發(fā)票作廢申請(qǐng)單》交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員在發(fā)票管理系統(tǒng)中對(duì)相應(yīng)發(fā)票進(jìn)行作廢操作，并在紙質(zhì)發(fā)票上加蓋“作廢”章。作廢的發(fā)票應(yīng)與《發(fā)票作廢申請(qǐng)單》一起保存，按照發(fā)票保管要求進(jìn)行歸檔。2.采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)票作廢流程采購(gòu)人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票需要作廢時(shí)，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商開(kāi)具紅字發(fā)票沖銷(xiāo)原發(fā)票，并取得供應(yīng)商出具的《紅字發(fā)票開(kāi)具證明》。采購(gòu)人員填寫(xiě)《發(fā)票作廢申請(qǐng)單》，注明發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、供應(yīng)商名稱、作廢原因等信息，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)單交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員根據(jù)供應(yīng)商開(kāi)具的紅字發(fā)票及《紅字發(fā)票開(kāi)具證明》，在公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，并對(duì)原發(fā)票進(jìn)行作廢登記。作廢的發(fā)票及相關(guān)證明材料應(yīng)妥善保管，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。紅沖流程1.銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)票紅沖當(dāng)發(fā)生銷(xiāo)售退回、折讓等情況需要開(kāi)具紅字發(fā)票時(shí)，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《紅字發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明紅沖原因、原發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、金額等信息，并附上相關(guān)證明材料，如銷(xiāo)售退回協(xié)議、折讓說(shuō)明等，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)單及證明材料，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。將審核通過(guò)的《紅字發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單》及證明材料交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員審核后，向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)開(kāi)具紅字發(fā)票通知單。收到稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的紅字發(fā)票通知單后，財(cái)務(wù)人員根據(jù)通知單內(nèi)容開(kāi)具紅字發(fā)票，并在發(fā)票管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)登記。紅字發(fā)票開(kāi)具完成后，按照發(fā)票傳遞流程將紅字發(fā)票交給客戶，并在相關(guān)業(yè)務(wù)記錄中注明紅沖情況。2.采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)票紅沖采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生退貨、折讓等需要紅沖發(fā)票時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，取得供應(yīng)商開(kāi)具的紅字發(fā)票及相關(guān)證明材料。采購(gòu)人員填寫(xiě)《紅字發(fā)票接收登記表》，記錄紅字發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、供應(yīng)商名稱、紅沖金額等信息，并附上紅字發(fā)票復(fù)印件及證明材料，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將登記表及相關(guān)材料交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員審核后，在公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，并將紅字發(fā)票及證明材料按照發(fā)票保管要求進(jìn)行歸檔。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)業(yè)務(wù)傳遞發(fā)票的管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查發(fā)票開(kāi)具、傳遞、接收、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性是否得到有效保障。2.審計(jì)人員通過(guò)查閱相關(guān)憑證、文件、記錄，實(shí)地盤(pán)點(diǎn)發(fā)票庫(kù)存等方式進(jìn)行審計(jì)工作，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門(mén)及時(shí)整改。財(cái)務(wù)部門(mén)自查1.財(cái)務(wù)部門(mén)每月對(duì)發(fā)票管理工作進(jìn)行自查，檢查發(fā)票開(kāi)具、傳遞、接收、保管等流程的執(zhí)行情況，確保財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.自查內(nèi)容包括發(fā)票開(kāi)具信息的準(zhǔn)確性、發(fā)票傳遞的及時(shí)性和完整性、發(fā)票接收的審核情況、發(fā)票保管的安全性等。對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并記錄整改情