企業(yè)外協(xié)外購(gòu)管理制度

企業(yè)外協(xié)外購(gòu)管理制度總則目的為加強(qiáng)公司外協(xié)外購(gòu)管理，規(guī)范外協(xié)外購(gòu)行為，確保外協(xié)外購(gòu)產(chǎn)品和服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)外購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、零部件加工、設(shè)備維修、技術(shù)服務(wù)等。基本原則1.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：外協(xié)外購(gòu)產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量應(yīng)符合公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，確保公司產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制外協(xié)外購(gòu)成本，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。3.供應(yīng)商管理原則：建立科學(xué)合理的供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與溝通，確保供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。4.合規(guī)合法原則：外協(xié)外購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)。職責(zé)分工采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，及時(shí)準(zhǔn)確地采購(gòu)所需的原材料、零部件等物資。2.尋找、篩選、評(píng)估和選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的有效履行。4.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的控制和核算，進(jìn)行采購(gòu)價(jià)格分析和談判，降低采購(gòu)成本。需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，提出準(zhǔn)確的外協(xié)外購(gòu)需求，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量要求方面的意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)對(duì)外協(xié)外購(gòu)產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合公司要求，并及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。4.協(xié)助采購(gòu)部門處理采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)調(diào)解決與供應(yīng)商之間的糾紛。質(zhì)量部門1.制定外協(xié)外購(gòu)產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，負(fù)責(zé)對(duì)外協(xié)外購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)證。2.對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評(píng)估和審核，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證能力。3.參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)工作，提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見(jiàn)。4.負(fù)責(zé)處理外協(xié)外購(gòu)產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量問(wèn)題，跟蹤整改措施的落實(shí)情況，確保質(zhì)量問(wèn)題得到有效解決。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同的付款條款，確保付款方式和時(shí)間符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.對(duì)外協(xié)外購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，確保資金安全。3.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)成本分析和控制，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。根據(jù)公司的采購(gòu)需求和供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)質(zhì)量等因素，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、需求部門等）對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員資質(zhì)、環(huán)保情況等。質(zhì)量部門對(duì)供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試，確保其質(zhì)量符合公司要求。需求部門根據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格等方面的表現(xiàn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。3.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，應(yīng)簽訂年度框架協(xié)議，約定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，確保采購(gòu)活動(dòng)的穩(wěn)定性和連續(xù)性。供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)質(zhì)量指標(biāo)：包括產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量投訴率等。交貨指標(biāo)：包括按時(shí)交貨率、交貨準(zhǔn)確率等。價(jià)格指標(biāo)：包括采購(gòu)價(jià)格的合理性、價(jià)格波動(dòng)情況等。服務(wù)指標(biāo)：包括售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量等。2.考核周期采購(gòu)部門每月對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次月度考核，每季度進(jìn)行一次季度綜合考核，每年進(jìn)行一次年度全面考核。3.考核方式采購(gòu)部門收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄、發(fā)票等，作為考核依據(jù)。質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際情況對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和打分，采購(gòu)部門匯總各部門的考核結(jié)果，計(jì)算供應(yīng)商的綜合得分。4.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)供應(yīng)商的考核結(jié)果，采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先采購(gòu)、增加采購(gòu)量、延長(zhǎng)合作期限等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，發(fā)出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，減少采購(gòu)量直至終止合作。供應(yīng)商淘汰1.對(duì)于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)予以淘汰：連續(xù)兩次季度考核不合格，且整改無(wú)效的。提供的產(chǎn)品或服務(wù)出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題，給公司造成重大損失的。違反法律法規(guī)或公司規(guī)章制度，嚴(yán)重?fù)p害公司利益的。經(jīng)營(yíng)狀況惡化，無(wú)法正常履行合同義務(wù)的。2.采購(gòu)部門在淘汰供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)更新供應(yīng)商信息庫(kù)，并通知相關(guān)部門停止與該供應(yīng)商的合作。同時(shí)，對(duì)淘汰供應(yīng)商的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，以備查閱。外協(xié)外購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、用途等信息，并提交給采購(gòu)部門。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效，確保申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、合理。采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購(gòu)金額的大小，按照公司的審批權(quán)限規(guī)定，將《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交給相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，采購(gòu)部門方可開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)；審批不通過(guò)的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，說(shuō)明原因，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行調(diào)整或重新申請(qǐng)。采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)或技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)過(guò)程公平、公正、公開(kāi)。2.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)部門跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。到貨驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門按照既定的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)到貨物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)證。檢驗(yàn)內(nèi)容包括物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量證明文件等。3.需求部門根據(jù)采購(gòu)合同和實(shí)際需求，對(duì)物資的功能、性能等進(jìn)行驗(yàn)收。4.驗(yàn)收合格的物資，質(zhì)量部門和需求部門應(yīng)在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物資，質(zhì)量部門應(yīng)出具《不合格報(bào)告》，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并跟蹤處理結(jié)果。付款結(jié)算1.采購(gòu)部門收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)合同一致，發(fā)票金額準(zhǔn)確無(wú)誤。2.采購(gòu)部門將審核通過(guò)的發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同的付款條款和公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款審批。3.審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付貨款，并進(jìn)行賬務(wù)處理。風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)公司的外協(xié)外購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄和分析，評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果，采用定性或定量的方法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，優(yōu)先進(jìn)行處理；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)因素，可進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控和管理。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確違約責(zé)任。建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。在采購(gòu)合同中約定適當(dāng)?shù)谋ＷC金條款或擔(dān)保措施，以降低供應(yīng)商違約給公司造成的損失。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和評(píng)估程序，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證能力。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保不合格物資不進(jìn)入公司。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償方式，要求供應(yīng)商對(duì)質(zhì)量問(wèn)題負(fù)責(zé)到底。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握價(jià)格波動(dòng)情況。在采購(gòu)合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格變化情況，合理調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。與供應(yīng)商協(xié)商采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式，鎖定采購(gòu)價(jià)格，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。在采購(gòu)合同簽訂前，由法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，避免合同中存在法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，可聘請(qǐng)專業(yè)律師提供法律咨詢和服務(wù)，保障公司的合法權(quán)益。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)外協(xié)外購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、合同的簽訂與履行情況、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)成本控制情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。日常監(jiān)督1.采購(gòu)部門應(yīng)建立健全采購(gòu)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，包括采購(gòu)申請(qǐng)、審批、采購(gòu)實(shí)施、到貨驗(yàn)收、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息。2.質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量和使用情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)反饋問(wèn)題，協(xié)助