書法機構(gòu)印章管理制度

書法機構(gòu)印章管理制度一、總則（一）目的為加強書法機構(gòu)印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護機構(gòu)正常運營秩序，保障機構(gòu)和相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于書法機構(gòu)內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及所有以機構(gòu)名義對外開展活動所涉及的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章、業(yè)務專用章等。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.安全性原則：確保印章存放安全，使用過程規(guī)范，防止印章被盜用、冒用、濫用。3.嚴肅性原則：印章的使用應嚴肅認真，嚴格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行審批。4.責任追究原則：對違反印章管理制度的行為，將追究相關(guān)責任人的責任。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報機構(gòu)負責人審批。2.審批通過后，由行政部門統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。3.印章刻制完成后，行政部門應及時與刻制單位辦理交接手續(xù)，檢查印章的質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求，并留存印章印模備案。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，并附印章印模。2.《印章啟用申請表》經(jīng)機構(gòu)負責人審批后，行政部門負責發(fā)布印章啟用通知，明確印章的使用范圍、審批流程等事項。3.印章啟用后，原相關(guān)印章同時廢止，行政部門應及時收回廢止印章，并進行妥善保管或銷毀。三、印章的保管（一）保管人員職責1.各類印章應指定專人負責保管，保管人員須具備高度的責任心和保密意識。2.保管人員應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章丟失、損壞或被盜用。3.嚴格按照規(guī)定的權(quán)限和程序使用印章，對印章使用情況進行詳細登記，并定期向行政部門匯報。4.如發(fā)現(xiàn)印章存在異常情況，應及時報告機構(gòu)負責人，并采取相應措施進行處理。（二）保管方式1.公章、合同專用章、財務專用章等重要印章應實行專人專柜保管，存放于安全可靠的保險柜中，并設置密碼鎖。2.法人章應由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，與財務專用章分開存放。3.業(yè)務專用章可根據(jù)實際情況指定專人保管，但應確保使用安全。（三）印章存放地點變更1.因工作需要變更印章存放地點時，保管人員應填寫《印章存放地點變更申請表》，詳細說明變更原因、變更后的存放地點等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報機構(gòu)負責人審批。2.審批通過后，保管人員應及時將印章轉(zhuǎn)移至新的存放地點，并做好交接手續(xù)。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于書法機構(gòu)對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等的簽署；代表機構(gòu)參加各類會議、活動、招投標等事項；辦理機構(gòu)的各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證照的年檢、變更等手續(xù)；其他需要加蓋公章的事項。2.合同專用章：用于書法機構(gòu)對外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件的簽署。3.財務專用章：用于書法機構(gòu)的財務收支、結(jié)算、報銷等相關(guān)財務業(yè)務的辦理。4.法人章：用于書法機構(gòu)法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、合同等的簽署，以及銀行預留印鑒等事項。5.業(yè)務專用章：用于書法機構(gòu)特定業(yè)務領域的文件、通知、證明等的簽署，如教學活動專用章、學員證書專用章等。（二）使用流程1.用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并在申請表上簽字確認。2.用印文件如涉及多個部門或需要相關(guān)部門會簽的，應先經(jīng)相關(guān)部門負責人審核簽字。3.將填寫完整并經(jīng)審核簽字的《印章使用申請表》提交給印章保管人員。4.印章保管人員對用印申請進行審核，重點審核用印事項是否符合規(guī)定、用印文件是否合法合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全等。如審核通過，在《印章使用申請表》上簽字，并注明用印時間。5.印章保管人員在用印前，應對用印文件進行再次核對，確保文件內(nèi)容準確無誤。然后在文件規(guī)定的用印位置加蓋印章，并在騎縫處加蓋騎縫章（如有需要）。6.用印完成后，印章保管人員應及時將《印章使用申請表》及用印文件進行歸檔保存，并在印章使用登記本上詳細記錄用印情況，包括用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人、保管人等信息。（三）特殊情況用印1.緊急情況下（如因時間緊迫無法按正常流程審批）需要用印的，用印申請人應電話向機構(gòu)負責人說明情況，經(jīng)同意后可先行用印，但事后須及時補辦審批手續(xù)。2.異地用印時，用印申請人應通過傳真、郵件等方式將用印文件及《印章使用申請表》發(fā)送給印章保管人員，經(jīng)審核同意后，可由當?shù)叵嚓P(guān)人員在文件上加蓋印章。印章保管人員應留存相關(guān)傳真、郵件等記錄，并及時補辦審批手續(xù)。（四）禁止使用印章的情況1.未經(jīng)機構(gòu)負責人批準，任何部門或個人不得擅自使用印章。2.涉及違法違規(guī)、損害機構(gòu)利益或未經(jīng)明確授權(quán)的事項，不得使用印章。3.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。特殊情況確需加蓋的，須經(jīng)機構(gòu)負責人批準，并嚴格登記用印情況。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.機構(gòu)名稱變更、重組、撤銷等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)正常使用。3.根據(jù)法律法規(guī)或機構(gòu)規(guī)定，需要停用的其他情形。（二）停用流程1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報機構(gòu)負責人審批。2.審批通過后，行政部門負責發(fā)布印章停用通知，明確印章停用的相關(guān)事宜。3.印章保管人員應在接到停用通知后，立即停止使用印章，并將印章妥善保管。（三）銷毀1.對于需要銷毀的印章，由行政部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)機構(gòu)負責人審批。2.審批通過后，行政部門應會同審計部門或其他相關(guān)部門，對印章進行現(xiàn)場銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀日期、銷毀地點、銷毀方式、參與銷毀人員等信息。3.銷毀完成后，參與銷毀的人員應在《印章銷毀申請表》上簽字確認。六、印章的檢查與監(jiān)督（一）定期檢查1.行政部門應定期對印章的保管、使用情況進行檢查，檢查周期為每季度一次。2.檢查內(nèi)容包括印章存放是否安全、使用登記是否完整準確、審批手續(xù)是否齊全、用印文件是否合法合規(guī)等。3.檢查人員應填寫《印章檢查記錄表》，對檢查情況進行詳細記錄，并提出改進意見和建議。（二）不定期抽查1.機構(gòu)負責人或其他授權(quán)人員可根據(jù)工作需要，不定期對印章的保管、使用情況進行抽查。2.抽查方式包括現(xiàn)場檢查、查閱相關(guān)記錄、詢問相關(guān)人員等。3.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時責令相關(guān)責任人進行整改，并對整改情況進行跟蹤復查。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，如未經(jīng)審批擅自使用印章、使用印章從事違法違規(guī)活動、印章保管不善導致丟失或被盜用等，將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違反印章管理制度給機構(gòu)造成經(jīng)濟損失或其他不