企業(yè)合同簽訂管理制度

企業(yè)合同簽訂管理制度一、總則1.目的為加強公司合同簽訂管理，規(guī)范合同簽訂流程，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同、協議等法律文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得簽訂違法違規(guī)的合同。平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害一方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，履行合同約定的義務。二、合同簽訂流程1.合同立項提出立項申請：業(yè)務部門根據工作需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、金額、履行期限、對方當事人等基本情況，并附上相關背景資料和可行性分析報告。立項審批：合同立項申請經部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導應根據公司業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況，對合同立項的必要性、可行性進行審查，并簽署審批意見。2.合同起草確定起草部門：根據合同的性質和內容，確定合同的起草部門。一般情況下，合同由業(yè)務部門負責起草；涉及法律事務的合同，可由法務部門會同業(yè)務部門共同起草。起草合同文本：起草部門應按照合同立項申請的要求，認真起草合同文本。合同文本應內容完整、條款清晰、權利義務明確，避免出現模糊不清、歧義或漏洞。在起草合同文本時，應參考公司的標準合同模板，并結合實際情況進行修改和完善。3.合同審核業(yè)務部門審核：合同起草完成后，起草部門應將合同文本提交本部門負責人進行審核。部門負責人應從業(yè)務角度對合同的條款進行審查，確保合同內容符合業(yè)務要求，不存在潛在的風險。法務部門審核：業(yè)務部門審核通過后，合同文本應提交法務部門進行審核。法務部門應從法律角度對合同的條款進行審查，重點審查合同的合法性、合規(guī)性、有效性以及風險防范措施等方面。法務部門應出具書面審核意見，并對審核結果負責。財務部門審核：對于涉及金額較大的合同，財務部門應參與審核。財務部門應從財務角度對合同的付款方式、結算周期、財務風險等方面進行審查，確保合同的財務條款合理、可行。其他相關部門審核：根據合同的具體情況，可能還需要其他相關部門進行審核。例如，涉及技術條款的合同，需要技術部門進行審核；涉及知識產權的合同，需要知識產權部門進行審核等。4.合同審批分級審批：合同審核通過后，應按照公司的審批權限進行分級審批。一般情況下，合同金額在[X]萬元以下的，由分管領導審批；合同金額在[X]萬元以上的，由總經理審批；重大合同或涉及公司重大利益的合同，需經董事會或股東會審議通過。審批意見：審批人應認真審查合同文本及相關審核意見，對合同的合法性、合規(guī)性、可行性以及風險防范措施等方面進行綜合評估，并簽署審批意見。審批人應對審批結果負責。5.合同簽訂簽訂授權：合同經審批通過后，由法定代表人或其授權代表與對方當事人簽訂合同。授權代表應持有法定代表人簽署的《授權委托書》，明確授權范圍和期限。簽訂合同：簽訂合同前，應仔細核對對方當事人的身份信息、資質證書等相關文件，確保對方當事人具備簽訂合同的主體資格。簽訂合同時，應按照合同文本的內容，認真填寫合同條款，確保合同內容與審批意見一致。合同簽訂后，應加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方當事人簽字或蓋章確認。6.合同備案備案部門：合同簽訂后，業(yè)務部門應將合同文本及相關資料提交至公司辦公室進行備案。辦公室應建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行詳細記錄。備案內容：備案的合同資料應包括合同文本、合同立項申請表、合同審核意見、合同審批表、授權委托書等相關文件。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行明確責任部門：合同簽訂后，業(yè)務部門應指定專人負責合同的執(zhí)行，并明確其職責和權限。執(zhí)行人員應按照合同約定的條款，認真履行合同義務，確保合同的順利履行。跟蹤進度：執(zhí)行人員應定期跟蹤合同的履行進度，及時掌握合同履行過程中的情況。對于合同履行過程中出現的問題或風險，應及時向部門負責人匯報，并采取相應的措施進行解決。2.合同變更提出變更申請：在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時提出合同變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等情況，并附上相關證明材料。變更審批：合同變更申請經部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導應根據實際情況，對合同變更的必要性、合理性進行審查，并簽署審批意見。簽訂變更協議：合同變更申請經審批通過后，雙方當事人應簽訂合同變更協議。變更協議應明確變更的內容、生效時間、雙方的權利義務等條款，并加蓋雙方當事人的公章或合同專用章。3.合同終止正常終止：合同履行完畢后，雙方當事人應按照合同約定進行結算和清理，合同即告終止。提前終止：在合同履行過程中，如因一方違約或其他原因導致合同無法繼續(xù)履行的，另一方有權提前終止合同。提前終止合同的，應按照合同約定或法律規(guī)定辦理相關手續(xù)，并承擔相應的法律責任。終止備案：合同終止后，業(yè)務部門應將合同終止情況及時通知公司辦公室，并提交相關證明材料進行備案。辦公室應在合同臺賬中對合同的終止情況進行記錄。四、合同風險管理1.風險識別建立風險識別機制：公司應建立合同風險識別機制，定期對合同簽訂、履行過程中的風險進行識別和評估。風險識別應涵蓋合同的合法性、合規(guī)性、有效性、風險防范措施等方面。收集風險信息：通過對合同文本、履行情況、糾紛案例等資料的分析，收集合同風險信息。同時，關注國家法律法規(guī)、政策變化以及市場動態(tài)等外部因素對合同履行的影響。2.風險評估評估風險等級：根據風險識別的結果，對合同風險進行評估，確定風險等級。風險等級一般分為高、中、低三個等級。制定應對策略：針對不同等級的風險，制定相應的應對策略。對于高風險合同，應采取重點監(jiān)控、加強審核等措施；對于中風險合同，應采取適當關注、定期檢查等措施；對于低風險合同，應采取一般管理、常規(guī)審查等措施。3.風險控制加強合同審核：嚴格按照合同審核流程，對合同文本進行全面、細致的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理，避免出現風險漏洞。規(guī)范簽訂流程：明確合同簽訂的各個環(huán)節(jié)，嚴格執(zhí)行審批程序，確保合同簽訂過程的規(guī)范、嚴謹，防止未經授權簽訂合同或簽訂無效合同。強化履行監(jiān)督：加強對合同履行過程的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題，確保合同的順利履行，降低違約風險。建立風險預警機制：建立合同風險預警指標體系，對合同履行過程中的關鍵指標進行實時監(jiān)控。當指標出現異常時，及時發(fā)出預警信號，以便采取相應的措施進行風險控制。五、合同檔案管理1.檔案收集收集范圍：合同檔案應包括合同文本、合同立項申請表、合同審核意見、合同審批表、授權委托書、合同變更協議、合同終止證明等相關文件。收集時間：合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同檔案資料提交至公司辦公室進行歸檔。辦公室應在收到檔案資料后的[X]個工作日內完成歸檔工作。2.檔案整理分類整理：辦公室應按照合同的類別、年度、編號等進行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。裝訂成冊：對合同檔案資料進行裝訂成冊，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管保管期限：合同檔案的保管期限應根據國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年。保管要求：合同檔案應存放在安全、保密的場所，配備必要的防火、防潮、防蟲等設施，確保檔案資料的安全和完整。4.檔案查閱查閱權限：因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人審核后，報分管領導審批。查閱人應嚴格按照審批意見進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或泄露檔案內容。查閱登記：辦公室應建立合同檔案查閱登記制度，對查閱時間、查閱人、查閱內容等進行詳細記錄。查閱完畢后，查閱人應及時歸還檔案資料。六、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督定期檢查：公司應定期對合同簽訂、履行、管理等情況進行檢查，檢查內容包括合同簽訂流程的執(zhí)行情況、合同履行情況、合同風險防范措施的落實情況、合同檔案管理情況等。專項檢查：根據公司業(yè)務發(fā)展需要或合同管理中出現的問題，可開展專項檢查。專項檢查應針對特定的合同或合同管理環(huán)節(jié)進行深入檢查，及時發(fā)現和解決問題。2.外部監(jiān)督接受監(jiān)管部門檢查：公司應積極配合國家有關監(jiān)管部門的檢查，如實提供合同簽訂、履行、管理等方面的資料，接受監(jiān)管部門的監(jiān)督和指導。聘請外部審計：公司可聘請外部審計機構對合同管理情況進行審計，審計結果作為公司改進合同管理工作的重要依據。七、責任追究1.責任認定因故意或重大過失導致合同簽訂、履行過程中出現問題，給公司造成損失的，應追究相關責任人的責任。責任認定應根據合同簽訂、履行過程中的具體情況，結合相關證據進行綜合判斷。2.責任追究方式責令改正：對違反合同簽訂管理制度的責任人，責令其立即改正錯誤行為。警告：對情節(jié)較輕的責任人，給予警告處分。罰款：根據責任人的過錯程度和給公司造成的損失大小，給予相應的罰款處罰。解除勞動