為何制定公文管理制度

為何制定公文管理制度一、總則（一）目的為了提高公司公文處理的效率和質(zhì)量，確保公文的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本公文管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在公文處理過(guò)程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合國(guó)家法律法規(guī)、政策要求以及公司相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)遵循時(shí)效要求，及時(shí)傳遞、辦理，避免延誤，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全，防止信息泄露。4.精簡(jiǎn)實(shí)用原則：公文應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、內(nèi)容實(shí)用，避免冗長(zhǎng)繁瑣，突出重點(diǎn)。二、公文定義與分類（一）公文定義本制度所指公文是公司在管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹公司決策部署、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。（二）公文分類1.上行文：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。2.下行文：上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如決定、通知、通報(bào)、批復(fù)等。3.平行文：同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來(lái)的公文，如函等。三、公文格式（一）一般格式要求1.公文應(yīng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分。2.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由公司全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。3.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。4.標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，力求簡(jiǎn)短精煉、含義明確。5.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。6.正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。正文應(yīng)層次分明，條理清楚，邏輯嚴(yán)密，文字簡(jiǎn)潔。7.附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。8.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。9.成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。10.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。11.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。附注居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。12.附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。附件與正文一起裝訂時(shí)，附件應(yīng)另起頁(yè)，與正文一起連續(xù)編頁(yè)碼。13.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。14.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門(mén)，一般是公司辦公室；印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。（二）特定格式要求1.信函格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線下空二行編排主送機(jī)關(guān)，回行時(shí)仍頂格。正文首行縮進(jìn)二字，回行頂格。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。2.紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。四、公文起草（一）起草要求1.公文起草應(yīng)符合黨的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)公司意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2.一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。3.內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。4.文種正確，格式規(guī)范。5.深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。6.公文涉及其他部門(mén)或者地區(qū)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)部門(mén)或者地區(qū)意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。7.機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。（二）起草流程1.明確發(fā)文目的和主題：由發(fā)起部門(mén)或個(gè)人確定發(fā)文的背景、目的、主要內(nèi)容和預(yù)期效果，明確公文的主題方向。2.收集資料：圍繞主題收集相關(guān)的政策法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定、以往類似公文、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等資料，為起草提供依據(jù)。3.擬定提綱：根據(jù)發(fā)文目的和主題，梳理公文的結(jié)構(gòu)框架，確定各個(gè)部分的主要內(nèi)容和邏輯順序，形成提綱。4.撰寫(xiě)初稿：按照提綱進(jìn)行公文內(nèi)容的撰寫(xiě)，注意語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔，邏輯清晰，層次分明。5.審核修改：初稿完成后，起草人應(yīng)自行進(jìn)行審核，檢查內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，語(yǔ)言是否通順，格式是否符合要求。然后提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。五、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)公司意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（二）審核流程1.部門(mén)審核：公文起草完成后，先由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性以及與本部門(mén)工作的關(guān)聯(lián)性，提出修改意見(jiàn)。2.綜合審核：經(jīng)部門(mén)審核后的公文，提交至公司辦公室進(jìn)行綜合審核。辦公室審核人員從公文格式、行文規(guī)則、語(yǔ)言表達(dá)、整體邏輯等方面進(jìn)行全面審查，提出審核意見(jiàn)，反饋給起草部門(mén)進(jìn)行修改。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：綜合審核通過(guò)后的公文，呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容和公司實(shí)際情況，做出同意、修改或不同意的批示。六、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以公司名義制發(fā)的上行文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.以公司名義制發(fā)的下行文、平行文，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要公文由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.部門(mén)發(fā)文，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉及公司多個(gè)部門(mén)的聯(lián)合發(fā)文，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程公文經(jīng)審核無(wú)誤后，由起草人將公文送呈相應(yīng)的簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)在公文首頁(yè)的簽發(fā)欄內(nèi)簽署意見(jiàn)、姓名和日期。如領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文內(nèi)容有修改意見(jiàn)，起草人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，再次送審簽發(fā)。七、公文印發(fā)（一）印發(fā)準(zhǔn)備1.公文簽發(fā)后，辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)等印發(fā)前的準(zhǔn)備工作。2.編號(hào)：按照公司公文編號(hào)規(guī)則為公文編制發(fā)文字號(hào)，確保每份公文編號(hào)的唯一性。3.排版：根據(jù)公文格式要求進(jìn)行排版，確保文字排版整齊、美觀，格式規(guī)范統(tǒng)一。4.校對(duì)：對(duì)排版后的公文進(jìn)行仔細(xì)校對(duì)，重點(diǎn)檢查文字內(nèi)容、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、格式等是否準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)漏。（二）印發(fā)流程1.經(jīng)校對(duì)無(wú)誤的公文，由辦公室安排印刷。印刷過(guò)程中要保證印刷質(zhì)量，確保公文清晰、整潔。2.印刷完成后，辦公室對(duì)公文進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不缺頁(yè)。3.辦公室按照公文的發(fā)送范圍和份數(shù)進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)要做好登記，記錄公文的發(fā)放對(duì)象、份數(shù)、日期等信息，確保公文準(zhǔn)確送達(dá)相關(guān)部門(mén)和人員。八、公文辦理（一）收文辦理1.簽收：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。2.登記：對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。3.初審：對(duì)收到的公文進(jìn)行初審，初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。4.承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理；需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門(mén)對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。2.登記：對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。3.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。（三）公文歸檔1.公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理歸檔。2.兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。（四）公文清退與銷毀1.清退：公文辦理完畢后，對(duì)于一些需要清退的公文，如絕密級(jí)公文、有重大錯(cuò)誤的公文、被明令撤銷的公文等，由辦公室負(fù)責(zé)及時(shí)清退。清退時(shí)要逐份清點(diǎn)核對(duì)，確保公文全部收回。2.銷毀：對(duì)于已清退的公文以及按照規(guī)定需要銷毀的公文，由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行銷毀處理。銷毀公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保公文信息徹底銷毀，防止泄露。九、公文管理與監(jiān)督（一）管理職責(zé)1.公司辦公室是公文管理的主管部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善公文管理制度，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督各部門(mén)的公文處理工作。2.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)的公文處理工作，嚴(yán)格按照公司公文管理制度的要求，做好公