估價公司檔案管理制度

估價公司檔案管理制度總則目的為加強估價公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于估價公司各部門及全體員工。檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項業(yè)務活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項業(yè)務活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則：應保證檔案的齊全完整，涵蓋公司業(yè)務活動的各個方面，避免重要檔案的缺失。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密和客戶隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。檔案管理機構及職責綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，建立檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、檢索、利用等進行統(tǒng)一管理。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已過保管期限或無保存價值的檔案進行清理和銷毀。5.負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案查詢、借閱等服務。各部門1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理，并按照公司檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交綜合管理部。3.在業(yè)務活動中形成的各類文件材料，應及時交本部門檔案管理人員進行整理歸檔，不得私自留存或銷毀。4.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案利用需求。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件；公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司內部管理制度、工作計劃、總結、報告等；各類行政公文、通知、通報等。2.人事管理類：員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升、獎懲等相關文件；勞動合同、薪酬福利文件、社保繳納記錄等；員工檔案、人事報表等。3.財務管理類：財務預算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；審計報告、稅務申報資料等；資金管理、資產管理等相關文件。4.業(yè)務經營類：估價項目委托合同、估價報告、相關資料收集清單、現(xiàn)場勘查記錄、市場調研資料等；業(yè)務洽談記錄、客戶信息資料等；業(yè)務統(tǒng)計報表、業(yè)績考核資料等。5.其他類：公司獲得的榮譽證書、資質證書；對外簽訂的合作協(xié)議、租賃合同等；重要會議記錄、紀要；公司大事記等。收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在業(yè)務活動中形成的各類文件材料，確保檔案資料的齊全完整。2.對于重要文件、合同等應實行雙套制歸檔，即同時保存紙質檔案和電子檔案。電子檔案應采用通用格式存儲，并確保數(shù)據的真實性、完整性和可讀性。3.收集的檔案應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，同一類別的檔案應按照時間順序排列。3.每份檔案應編制頁碼，采用阿拉伯數(shù)字逐頁標注，正面標注在右下角，背面標注在左下角。整理方法1.行政管理類檔案：按照文件性質分為綜合性文件、行政事務文件、黨群工作文件等類別，再按照年度進行排列。2.人事管理類檔案：按照員工類別分為招聘檔案、培訓檔案、考核檔案、薪酬檔案等，以員工個人為單位進行整理，將同一員工的各類檔案材料集中在一起。3.財務管理類檔案：按照會計年度進行分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務報表等類別，再按照時間順序排列。4.業(yè)務經營類檔案：按照估價項目類別進行分類，如房地產估價、土地估價等，每個項目檔案按照委托合同、估價報告、相關資料等順序進行排列。5.其他類檔案：根據檔案的性質和內容進行分類整理，如榮譽證書類、資質證書類等。檔案的分類與編號分類公司檔案分為行政管理類（A）、人事管理類（B）、財務管理類（C）、業(yè)務經營類（D）、其他類（E）五大類，每大類下再根據檔案內容細分為若干小類。具體分類如下：1.行政管理類（A）綜合性文件（A1）：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等。行政事務文件（A2）：公司內部管理制度、工作計劃、總結、報告等，各類行政公文、通知、通報等。黨群工作文件（A3）：黨組織建設、黨員管理、工會工作、共青團工作等相關文件。2.人事管理類（B）招聘檔案（B1）：員工招聘啟事、應聘人員簡歷、面試記錄、錄用通知等。培訓檔案（B2）：培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、培訓考核成績等?？己藱n案（B3）：員工績效考核方案、考核記錄、考核結果等。薪酬檔案（B4）：薪酬管理制度、工資表、獎金分配方案等。員工檔案（B5）：員工個人基本信息、學歷證書、資格證書、勞動合同等。3.財務管理類（C）會計憑證（C1）：原始憑證、記賬憑證等。會計賬簿（C2）：總賬、明細賬、日記賬等。財務報表（C3）：資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。審計報告（C4）：內部審計報告、外部審計報告等。稅務申報資料（C5）：納稅申報表、稅務發(fā)票等。4.業(yè)務經營類（D）房地產估價檔案（D1）：房地產估價委托合同、估價報告、相關資料收集清單、現(xiàn)場勘查記錄、市場調研資料等。土地估價檔案（D2）：土地估價委托合同、估價報告、相關資料收集清單、現(xiàn)場勘查記錄、市場調研資料等。其他估價業(yè)務檔案（D3）：除房地產、土地估價以外的其他估價業(yè)務檔案。業(yè)務洽談記錄（D4）：與客戶業(yè)務洽談的詳細記錄。客戶信息資料（D5）：客戶基本信息、業(yè)務往來記錄等。業(yè)務統(tǒng)計報表（D6）：業(yè)務量統(tǒng)計、業(yè)績分析等報表。5.其他類（E）榮譽證書（E1）：公司獲得的各類榮譽證書。資質證書（E2）：公司擁有的資質證書。合作協(xié)議（E3）：對外簽訂的合作協(xié)議、租賃合同等。重要會議記錄（E4）：公司重要會議的記錄、紀要。公司大事記（E5）：記錄公司重大事件的資料。編號檔案編號采用“大類代碼+年度+順序號”的結構，具體編號方法如下：1.大類代碼：按照上述分類，分別用A、B、C、D、E表示行政管理類、人事管理類、財務管理類、業(yè)務經營類、其他類。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023年。3.順序號：按照檔案整理順序依次編寫，從001開始，如A2023001表示2023年形成的第1份行政管理類文件。檔案的存儲與保管存儲方式1.紙質檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據丟失。備份存儲設備應異地存放，以確保數(shù)據的安全性。保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。如公司章程、股東會決議、董事會決議、重要業(yè)務合同等。長期保管：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括公司一般性業(yè)務文件、重要人事檔案、財務報表等。短期保管：保管期限為15年以下的檔案。如一般性行政事務文件、短期業(yè)務統(tǒng)計報表等。2.各部門應根據檔案的性質和價值，提出檔案保管期限的初步意見，報綜合管理部審核確定。保管要求1.綜合管理部應建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的查詢和管理。2.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的賬實相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.嚴格控制檔案的借閱范圍，非檔案管理人員未經授權不得進入檔案庫房。檔案管理人員應定期對檔案庫房進行巡查，確保檔案存儲環(huán)境的安全。4.對電子檔案應設置嚴格的訪問權限，防止數(shù)據被非法篡改或泄露。定期對電子檔案進行病毒查殺和數(shù)據維護，確保數(shù)據的完整性和可用性。檔案的檢索與利用檢索工具1.建立紙質檔案目錄索引，按照檔案類別、編號、名稱等順序編制，便于快速查找紙質檔案。2.利用檔案管理軟件建立電子檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子檔案的快速檢索和查詢。電子檔案檢索系統(tǒng)應具備全文檢索、分類檢索、關鍵詞檢索等功能。利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和合理使用。2.嚴格履行檔案借閱審批手續(xù)，未經批準不得擅自查閱、借閱檔案。借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經部門負責人和綜合管理部負責人審批后，方可借閱。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。如需復印檔案，應經綜合管理部同意，并在復印件上加蓋“與原件核對無誤”章。4.檔案利用完畢后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時向借閱人員核實。利用方式1.查詢：公司員工因工作需要可查詢本部門或與本人工作相關的檔案信息。查詢檔案應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自翻閱檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應按照上述借閱審批手續(xù)辦理。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：根據公司外部單位或個人的需求，可出具檔案證明。出具檔案證明應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保證明內容的真實性和準確性。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。鑒定標準1.根據檔案保管期限的規(guī)定，對已過保管期限的檔案進行鑒定。2.對雖未過保管期限，但已失去保存價值的檔案進行鑒定。如重復文件、內容虛假或無參考價值的文件等。3.對涉及公司機密和客戶隱私的檔案，如確已不再具有保密價值，應按照保密規(guī)定進行解密后再進行鑒定。銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經綜合管理部負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在檔案管理