自來水公司采購管理制度

自來水公司采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范自來水公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、合理性，提高采購效率，保證所采購物資和服務的質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風險，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營和工程建設(shè)的需求。2.適用范圍本制度適用于自來水公司及其下屬各部門、子公司涉及的所有物資采購、工程采購以及服務采購等活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。合規(guī)性原則：嚴格按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程和標準進行采購操作。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理采購，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。公正性原則：采購過程應公開、公平、公正，確保所有供應商享有平等的參與機會。廉潔性原則：采購人員應廉潔自律，嚴禁任何形式的商業(yè)賄賂行為。二、采購組織與職責1.采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購領(lǐng)導小組，由公司領(lǐng)導班子成員及相關(guān)部門負責人組成。采購領(lǐng)導小組負責審議重大采購項目的采購策略、預算安排、供應商選擇等重大事項，對采購工作進行決策和指導。2.采購執(zhí)行部門物資采購部門：負責公司日常生產(chǎn)經(jīng)營所需各類物資的采購工作，包括管材管件、機電設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。工程采購部門：承擔公司各類工程建設(shè)項目所需物資和服務的采購工作，如工程項目的原材料采購、施工隊伍招標等。服務采購部門：負責公司非物資類服務的采購，如技術(shù)咨詢服務、運輸服務、維修保養(yǎng)服務等。各采購執(zhí)行部門應明確采購崗位職責，配備專業(yè)的采購人員，并對采購人員進行定期培訓和考核，確保其具備良好的業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德。3.相關(guān)部門職責需求部門：提出物資、工程或服務的采購需求，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等，并對需求的合理性和準確性負責。在采購過程中配合采購部門進行技術(shù)交流、驗收等工作。財務部門：負責審核采購預算、支付采購款項，對采購成本進行核算和控制，參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的使用情況。質(zhì)量部門：參與重要物資采購的質(zhì)量標準制定和供應商質(zhì)量評估，負責對采購物資進行質(zhì)量檢驗和驗收，確保所采購物資符合相關(guān)質(zhì)量要求。審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的合法性以及采購資金的使用效益等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見并監(jiān)督落實。三、采購預算管理1.預算編制各需求部門應于每年年末根據(jù)公司下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、工程建設(shè)計劃等，結(jié)合現(xiàn)有物資庫存情況，編制本部門的采購預算草案，明確采購項目、數(shù)量、預計金額等內(nèi)容。采購執(zhí)行部門對需求部門提交的采購預算草案進行匯總和審核，結(jié)合市場價格波動情況、供應商報價等因素，對預算草案進行調(diào)整和完善，形成公司年度采購預算方案。年度采購預算方案經(jīng)公司財務部門審核、采購領(lǐng)導小組審議后，報公司決策層批準。2.預算執(zhí)行采購執(zhí)行部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得擅自突破預算。因特殊原因需要調(diào)整采購預算的，應按照規(guī)定的程序報經(jīng)批準。財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出與預算進行對比分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。3.預算調(diào)整在采購預算執(zhí)行過程中，如遇下列情況之一，可申請調(diào)整采購預算：因市場價格波動較大，導致原預算采購金額明顯偏離實際采購成本的。因公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、工程建設(shè)計劃等發(fā)生重大變化，需要增加或減少采購項目、數(shù)量的。其他不可預見的因素，導致原采購預算無法滿足實際需求的。采購預算調(diào)整申請由采購執(zhí)行部門提出，經(jīng)需求部門確認、財務部門審核后，報采購領(lǐng)導小組審批。四、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等內(nèi)容，并簽字蓋章后提交給采購執(zhí)行部門。2.采購審批采購執(zhí)行部門收到《采購申請表》后，對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性進行審核。對于金額較小的常規(guī)采購項目，由采購執(zhí)行部門負責人審批；對于金額較大、涉及重要物資或工程項目的采購項目，應報采購領(lǐng)導小組審批。3.供應商選擇與管理供應商開發(fā)：采購執(zhí)行部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對于新的采購項目，應根據(jù)采購需求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選潛在供應商，或者通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、招標邀請等方式開發(fā)新的供應商。供應商評估：采購執(zhí)行部門組織相關(guān)部門對潛在供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。供應商選擇：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項目的特點和需求，從合格供應商名單中選擇若干家供應商進行詢價或招標。對于單一來源采購項目，應按照規(guī)定的程序進行審批后，選擇唯一的供應商。供應商管理：采購執(zhí)行部門應定期對供應商進行評價和考核，考核內(nèi)容包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等方面。對于考核不合格的供應商，應及時采取整改措施或終止合作關(guān)系。4.采購談判與合同簽訂采購談判：采購執(zhí)行部門與選定的供應商就采購價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款進行談判，爭取有利的采購條件。談判過程中應做好記錄，形成談判紀要。合同簽訂：采購談判達成一致后，采購執(zhí)行部門應按照公司合同管理規(guī)定，起草采購合同，并提交相關(guān)部門審核。審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，確保采購活動的順利進行。5.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應根據(jù)合同條款，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并要求供應商簽字確認。6.采購驗收驗收準備：在采購物資或服務到貨前，采購執(zhí)行部門應通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作，明確驗收標準和方法。驗收實施：采購物資或服務到貨后，采購執(zhí)行部門組織需求部門和質(zhì)量部門按照驗收標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。對于重要物資或工程項目，應邀請專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜疫M行驗收。驗收記錄與報告：驗收過程中應做好記錄，形成驗收報告。驗收報告應包括驗收項目、驗收標準、驗收結(jié)果、驗收人員簽字等內(nèi)容。對于驗收不合格的物資或服務，采購執(zhí)行部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或退換貨。7.采購付款付款申請：采購物資或服務驗收合格后，采購執(zhí)行部門應根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，附上相關(guān)憑證，提交財務部門審核。付款審核：財務部門對《付款申請表》及相關(guān)憑證進行審核，重點審核采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等。審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。付款執(zhí)行：公司領(lǐng)導審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項給供應商。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購執(zhí)行部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、質(zhì)量風險、供應商違約風險、法律風險等，并評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險應對措施針對識別出的風險因素，采購執(zhí)行部門應制定相應的風險應對措施，如加強市場調(diào)研和價格分析，合理選擇供應商，簽訂詳細的采購合同，加強合同執(zhí)行監(jiān)督，建立質(zhì)量檢驗和驗收制度，加強法律合規(guī)培訓等，降低采購風險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風險監(jiān)控與預警建立采購風險監(jiān)控機制，對采購活動進行實時監(jiān)控。采購執(zhí)行部門應定期向公司領(lǐng)導和相關(guān)部門匯報采購風險情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理風險預警信號，采取有效的風險控制措施，確保采購活動的順利進行。六、采購信息化管理1.建立采購信息管理系統(tǒng)公司應建立采購信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購流程的信息化管理。采購信息管理系統(tǒng)應涵蓋采購申請、審批、供應商管理、采購訂單下達、驗收、付款等各個環(huán)節(jié)，提高采購工作的效率和透明度。2.數(shù)據(jù)維護與管理采購執(zhí)行部門應指定專人負責采購信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護和管理工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時、準確、完整。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.信息共享與協(xié)同采購信息管理系統(tǒng)應與公司內(nèi)部的其他信息系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。需求部門、財務部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門可以通過系統(tǒng)實時查詢采購信息，及時了解采購進度和相關(guān)情況，提高工作協(xié)同效率。七、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計部門應定期對采購活動進行內(nèi)部審計，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用效益等方面。重點關(guān)注采購決策的科學性、供應商選擇的公正性、采購價格的合理性、驗