企業(yè)培訓(xùn)文件管理制度

企業(yè)培訓(xùn)文件管理制度總則目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)文件的管理，確保培訓(xùn)文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和有效性，提高培訓(xùn)質(zhì)量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓(xùn)文件的管理，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)記錄及相關(guān)資料等。管理原則1.集中統(tǒng)一原則：培訓(xùn)文件由公司統(tǒng)一歸口管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)文件的收集、整理、保管和使用，并接受公司統(tǒng)一管理和監(jiān)督。3.有效利用原則：充分發(fā)揮培訓(xùn)文件的作用，提高培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)員工的職業(yè)發(fā)展。培訓(xùn)文件分類與編號(hào)分類1.培訓(xùn)計(jì)劃類：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.培訓(xùn)教材類：涵蓋內(nèi)部編寫的培訓(xùn)教材、外部引進(jìn)的培訓(xùn)教材等。3.培訓(xùn)課件類：由公司員工制作或外部采購的用于培訓(xùn)的電子文檔、PPT等。4.培訓(xùn)記錄類：如培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評(píng)估表、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告等。5.其他培訓(xùn)文件類：與培訓(xùn)相關(guān)的通知、協(xié)議、證書等。編號(hào)1.培訓(xùn)文件編號(hào)采用“部門代碼+年份+序號(hào)”的格式。2.部門代碼：按照公司組織架構(gòu)，為每個(gè)部門設(shè)定兩位代碼，如人力資源部為“HR”，財(cái)務(wù)部為“CF”等。3.年份：取文件編制年份的后兩位數(shù)字，如2023年編制的文件，年份標(biāo)注為“23”。4.序號(hào)：按照文件生成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。例如，人力資源部2023年第5份培訓(xùn)計(jì)劃的編號(hào)為：HR23005。培訓(xùn)計(jì)劃管理培訓(xùn)計(jì)劃制定1.年度培訓(xùn)計(jì)劃每年12月中旬，各部門根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、員工崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合上一年度培訓(xùn)工作情況，制定下一年度培訓(xùn)需求調(diào)查表，提交至人力資源部。人力資源部匯總各部門培訓(xùn)需求調(diào)查表，進(jìn)行分析和整理，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定公司年度培訓(xùn)計(jì)劃草案。年度培訓(xùn)計(jì)劃草案經(jīng)公司管理層審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。2.月度培訓(xùn)計(jì)劃每月25日前，各部門根據(jù)年度培訓(xùn)計(jì)劃和本部門工作安排，制定下月培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)主題、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、參加人員等信息，提交至人力資源部。人力資源部對(duì)各部門月度培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行匯總、協(xié)調(diào)和平衡，編制公司月度培訓(xùn)計(jì)劃匯總表，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布實(shí)施。3.專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要、員工專項(xiàng)技能提升需求或外部培訓(xùn)資源情況，由相關(guān)部門提出專項(xiàng)培訓(xùn)需求，填寫專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃申請(qǐng)表。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交至人力資源部。人力資源部對(duì)專項(xiàng)培訓(xùn)需求進(jìn)行評(píng)估和審核，制定專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃草案，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織實(shí)施。培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整1.在培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施過程中，如因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、工作任務(wù)變化、外部培訓(xùn)資源變更等原因，需要對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，由相關(guān)部門提出培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)。2.培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交至人力資源部。3.人力資源部對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核和評(píng)估，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施調(diào)整。培訓(xùn)計(jì)劃執(zhí)行與監(jiān)督1.各部門按照批準(zhǔn)后的培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.人力資源部定期對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，通過現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱培訓(xùn)記錄、與參訓(xùn)人員溝通等方式，了解培訓(xùn)實(shí)施情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門整改。3.各部門應(yīng)在每次培訓(xùn)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，將培訓(xùn)記錄（包括培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評(píng)估表等）提交至人力資源部存檔。4.人力資源部定期對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，通過培訓(xùn)考核、員工反饋、業(yè)績?cè)u(píng)估等方式，分析培訓(xùn)對(duì)員工知識(shí)、技能和工作績效的提升情況，為培訓(xùn)計(jì)劃的優(yōu)化提供依據(jù)。培訓(xùn)教材管理教材編寫1.根據(jù)培訓(xùn)需求和培訓(xùn)大綱，由人力資源部組織相關(guān)部門或?qū)I(yè)人員編寫培訓(xùn)教材。2.培訓(xùn)教材編寫人員應(yīng)深入了解培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)對(duì)象的特點(diǎn)，結(jié)合公司實(shí)際案例和業(yè)務(wù)需求，編寫具有針對(duì)性、實(shí)用性和可操作性的教材。3.培訓(xùn)教材編寫完成后，編寫人員應(yīng)按照公司文件格式要求進(jìn)行排版和校對(duì)，確保教材內(nèi)容準(zhǔn)確、文字通順、格式規(guī)范。4.培訓(xùn)教材編寫完成后，提交至人力資源部進(jìn)行審核。人力資源部組織相關(guān)專家或業(yè)務(wù)骨干對(duì)教材進(jìn)行評(píng)審，提出修改意見和建議。編寫人員根據(jù)評(píng)審意見進(jìn)行修改完善后，報(bào)人力資源部部長審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。教材采購1.對(duì)于內(nèi)部無法編寫或編寫難度較大的培訓(xùn)教材，由人力資源部根據(jù)培訓(xùn)需求進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇合適的外部培訓(xùn)教材供應(yīng)商。2.人力資源部與外部培訓(xùn)教材供應(yīng)商簽訂采購合同，明確教材的名稱、版本、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量要求等條款。3.外部培訓(xùn)教材到貨后，人力資源部組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)教材的數(shù)量、版本、質(zhì)量等是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并將教材分發(fā)至相關(guān)部門。教材使用與保管1.各部門根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)內(nèi)容，合理使用培訓(xùn)教材，確保教材能夠滿足培訓(xùn)教學(xué)的需要。2.培訓(xùn)教材應(yīng)妥善保管，由專人負(fù)責(zé)登記和管理。各部門應(yīng)建立培訓(xùn)教材臺(tái)賬，記錄教材的名稱、版本、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間、使用情況等信息。3.員工領(lǐng)用培訓(xùn)教材時(shí)，應(yīng)填寫培訓(xùn)教材領(lǐng)用登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后領(lǐng)取。員工使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還培訓(xùn)教材，由管理人員在臺(tái)賬上進(jìn)行登記。4.培訓(xùn)教材如有損壞或丟失，員工應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。教材更新與修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、行業(yè)知識(shí)更新和法律法規(guī)變化，培訓(xùn)教材需要適時(shí)進(jìn)行更新與修訂。2.人力資源部定期收集各部門對(duì)培訓(xùn)教材的更新建議和意見，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定培訓(xùn)教材更新與修訂計(jì)劃。3.培訓(xùn)教材更新與修訂計(jì)劃經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。編寫人員按照計(jì)劃對(duì)培訓(xùn)教材進(jìn)行更新和修訂，審核和批準(zhǔn)流程與教材編寫相同。培訓(xùn)課件管理課件制作1.培訓(xùn)課件由公司內(nèi)部培訓(xùn)講師或外部專業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)培訓(xùn)教材和培訓(xùn)大綱制作。2.培訓(xùn)課件應(yīng)注重內(nèi)容的系統(tǒng)性、邏輯性和趣味性，采用圖表、案例、視頻等多種形式展示培訓(xùn)內(nèi)容，提高培訓(xùn)效果。3.培訓(xùn)課件制作完成后，制作人員應(yīng)按照公司文件格式要求進(jìn)行排版和校對(duì)，確保課件內(nèi)容準(zhǔn)確、文字通順、格式規(guī)范、畫面清晰。4.培訓(xùn)課件制作完成后，提交至人力資源部進(jìn)行審核。人力資源部組織相關(guān)專家或業(yè)務(wù)骨干對(duì)課件進(jìn)行評(píng)審，提出修改意見和建議。制作人員根據(jù)評(píng)審意見進(jìn)行修改完善后，報(bào)人力資源部部長審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。課件使用與保管1.培訓(xùn)講師根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)內(nèi)容，合理使用培訓(xùn)課件進(jìn)行授課。培訓(xùn)課件應(yīng)妥善保管，由專人負(fù)責(zé)登記和管理。2.各部門應(yīng)建立培訓(xùn)課件臺(tái)賬，記錄課件的名稱、版本、制作時(shí)間、使用情況等信息。3.培訓(xùn)講師領(lǐng)用培訓(xùn)課件時(shí)，應(yīng)填寫培訓(xùn)課件領(lǐng)用登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后領(lǐng)取。培訓(xùn)講師使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還培訓(xùn)課件，由管理人員在臺(tái)賬上進(jìn)行登記。4.培訓(xùn)課件如有損壞或丟失，培訓(xùn)講師應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。課件更新與共享1.隨著培訓(xùn)內(nèi)容的更新和培訓(xùn)需求的變化，培訓(xùn)課件需要適時(shí)進(jìn)行更新。培訓(xùn)講師應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)培訓(xùn)課件進(jìn)行更新和完善，并及時(shí)提交至人力資源部進(jìn)行審核和備案。2.人力資源部定期收集優(yōu)秀的培訓(xùn)課件，進(jìn)行整理和分類，建立公司培訓(xùn)課件共享平臺(tái)。各部門和培訓(xùn)講師可以在共享平臺(tái)上查閱和下載所需的培訓(xùn)課件，實(shí)現(xiàn)資源共享。培訓(xùn)記錄管理記錄內(nèi)容1.培訓(xùn)記錄應(yīng)包括培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評(píng)估表、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告等。2.培訓(xùn)簽到表：記錄培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)主題、參加人員姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。3.培訓(xùn)評(píng)估表：由參訓(xùn)人員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)效果等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出意見和建議。4.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告：培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)講師應(yīng)撰寫培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告，總結(jié)培訓(xùn)的實(shí)施情況、培訓(xùn)效果、存在問題及改進(jìn)措施等。記錄填寫與收集1.培訓(xùn)簽到表應(yīng)由培訓(xùn)組織部門在培訓(xùn)開始前負(fù)責(zé)填寫，并組織參訓(xùn)人員簽到。2.培訓(xùn)評(píng)估表應(yīng)由參訓(xùn)人員在培訓(xùn)結(jié)束后當(dāng)場(chǎng)填寫，確保評(píng)價(jià)結(jié)果真實(shí)、客觀。3.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告應(yīng)由培訓(xùn)講師在培訓(xùn)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)撰寫完成，并提交至人力資源部。4.各部門應(yīng)在每次培訓(xùn)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，將培訓(xùn)記錄（包括培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評(píng)估表、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告等）提交至人力資源部存檔。記錄保管與查閱1.人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)培訓(xùn)記錄進(jìn)行統(tǒng)一保管，建立培訓(xùn)記錄檔案，按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類存放。2.培訓(xùn)記錄檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。未經(jīng)人力資源部部長批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱培訓(xùn)記錄檔案。3.因工作需要查閱培訓(xùn)記錄檔案的，查閱人員應(yīng)填寫培訓(xùn)記錄查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部。人力資源部安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、摘抄培訓(xùn)記錄檔案內(nèi)容。其他培訓(xùn)文件管理培訓(xùn)通知1.培訓(xùn)通知由人力資源部或相關(guān)部門根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃發(fā)布，明確培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、內(nèi)容、參加人員等信息。2.培訓(xùn)通知應(yīng)采用書面形式或電子郵件形式發(fā)送至相關(guān)部門和參訓(xùn)人員，并要求收件人進(jìn)行簽收或回復(fù)確認(rèn)。3.培訓(xùn)通知發(fā)布后，如有變更或取消，應(yīng)及時(shí)發(fā)布變更通知或取消通知，并確保相關(guān)部門和參訓(xùn)人員能夠及時(shí)收到信息。培訓(xùn)協(xié)議1.公司與員工簽訂培訓(xùn)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定培訓(xùn)費(fèi)用的承擔(dān)、服務(wù)期限、違約責(zé)任等條款。2.培訓(xùn)協(xié)議由人力資源部負(fù)責(zé)起草和審核，經(jīng)公司法律顧問審查后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.員工參加外部培訓(xùn)需要簽訂培訓(xùn)協(xié)議的，培訓(xùn)組織部門應(yīng)在培訓(xùn)前將培訓(xùn)協(xié)議文本送達(dá)員工本人，由員工簽字確認(rèn)后生效。培訓(xùn)證書管理1.員工參加外部培訓(xùn)獲得的培訓(xùn)證書，由培訓(xùn)組織部門統(tǒng)一收集和保管。2.培訓(xùn)組織部門應(yīng)建立培訓(xùn)證書臺(tái)賬，記錄證書的名稱、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間、員工姓名、部門等信息。3.員工因工作需要使用培訓(xùn)證書的，應(yīng)填寫培訓(xùn)證書借用申請(qǐng)表