鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件收發(fā)管理制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件收發(fā)管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)、各站所及所屬村（社區(qū)）的文件收發(fā)管理工作。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則。文件收發(fā)要做到及時(shí)登記、傳遞、辦理，不得積壓延誤。2.準(zhǔn)確無(wú)誤原則。確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)，避免出現(xiàn)錯(cuò)傳、漏傳等情況。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，防止文件丟失、泄密。二、文件收發(fā)機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）文件收發(fā)室鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立文件收發(fā)室，負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一收發(fā)、登記、保管、傳遞等工作。文件收發(fā)室配備專職工作人員，負(fù)責(zé)日常文件管理事務(wù)。（二）職責(zé)分工1.收發(fā)員職責(zé)負(fù)責(zé)接收上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位發(fā)送的各類文件、信件、資料等，并進(jìn)行詳細(xì)登記。對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系。按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)將文件傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)，并做好交接記錄。負(fù)責(zé)文件的整理、歸檔工作，定期對(duì)文件進(jìn)行分類存放，便于查找和使用。嚴(yán)格遵守文件保密制度，妥善保管文件，防止文件丟失、泄密。2.領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)重要文件的批示、處理，對(duì)文件收發(fā)管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的審核、批示，協(xié)調(diào)文件的辦理工作。三、文件接收管理（一）接收渠道1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，通過(guò)機(jī)要交換、專人送達(dá)、郵政特快專遞等方式傳遞至鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件收發(fā)室。2.其他單位發(fā)送的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、信件、資料等，通過(guò)郵寄、專人送達(dá)等方式送至文件收發(fā)室。（二）接收登記1.收發(fā)員收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)、收到日期等。2.登記應(yīng)使用統(tǒng)一的文件登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。登記完畢后，在文件首頁(yè)加蓋“收文章”，注明收文日期。（三）文件審核1.收發(fā)員對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，主要檢查文件的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、簽字蓋章是否齊全等。2.對(duì)于不符合要求的文件，收發(fā)員應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。（四）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，收發(fā)員及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)。分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件傳閱單，注明文件名稱、文號(hào)、傳閱范圍、傳閱時(shí)間等信息。2.對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞至相關(guān)人員手中。四、文件傳閱管理（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。（二）傳閱程序1.收發(fā)員將文件送至傳閱范圍的第一位人員，并在文件傳閱單上注明傳閱開(kāi)始時(shí)間。2.傳閱人員接到文件后，應(yīng)在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱時(shí)間。傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件傳遞給下一位傳閱人員，不得積壓。3.對(duì)于重要文件，傳閱人員應(yīng)認(rèn)真閱讀，如有批示意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)在文件傳閱單上。（三）傳閱跟蹤1.收發(fā)員負(fù)責(zé)對(duì)文件傳閱情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握文件的傳閱進(jìn)度。對(duì)于超過(guò)規(guī)定傳閱時(shí)間仍未歸還的文件，收發(fā)員應(yīng)及時(shí)催問(wèn)。2.傳閱完畢后，收發(fā)員應(yīng)及時(shí)收回文件，檢查文件是否完整，傳閱人員的批示意見(jiàn)是否落實(shí)。五、文件辦理管理（一）文件承辦1.承辦部門(mén)收到文件后，應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)辦理相關(guān)事項(xiàng)。承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的具體辦理工作，并明確辦理時(shí)限。2.承辦人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件，領(lǐng)會(huì)文件精神，按照規(guī)定的程序和要求辦理文件。辦理過(guò)程中，如遇問(wèn)題或需要協(xié)調(diào)其他部門(mén)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通聯(lián)系。（二）文件催辦1.對(duì)于需要辦理的文件，收發(fā)員應(yīng)定期進(jìn)行催辦。催辦方式可采用電話催辦、書(shū)面催辦等。2.承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向收發(fā)員反饋文件辦理情況，對(duì)于未能按時(shí)辦理的文件，應(yīng)說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)辦理時(shí)間。（三）文件辦結(jié)1.承辦部門(mén)完成文件辦理后，應(yīng)將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給發(fā)文單位或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。辦理結(jié)果應(yīng)以書(shū)面形式報(bào)送，并附相關(guān)材料。2.收發(fā)員收到承辦部門(mén)報(bào)送的文件辦理結(jié)果后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，將文件辦理結(jié)果歸檔保存。六、文件歸檔管理（一）歸檔范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、資料。2.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)制發(fā)的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.其他單位發(fā)送的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的重要文件、資料。（二）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于緊急文件或需要及時(shí)查閱的文件，可先進(jìn)行臨時(shí)保管，待辦理完畢后再進(jìn)行歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，確保檔案信息的安全和完整。七、文件保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)保密制度，確保文件信息安全。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限定知悉范圍。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、摘抄、銷毀文件。（二）保密措施1.文件收發(fā)室應(yīng)配備必要的保密設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、碎紙機(jī)等，確保文件存放安全。2.對(duì)涉密文件的傳遞、傳閱、辦理等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取專人專送、專柜存放等保密措施，防止文件泄露。3.加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密責(zé)任書(shū)。八、文件查閱管理（一）查閱范圍本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔保存的文件。（二）查閱程序1.查閱人員需填寫(xiě)文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至文件收發(fā)室。2.文件收發(fā)員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在文件登記簿上登記查閱人員信息和查閱時(shí)間，并將文件提供給查閱人員。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱室。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，并在文件查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）查閱限制1.涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要文件，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。2.查閱文件時(shí)，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。如需摘錄、復(fù)制文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文件收發(fā)室同意，并按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。九、文件銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)需要銷毀的涉密文件。（二）銷毀程序1.由文件收發(fā)室定期對(duì)需要銷毀的文件進(jìn)行清理、造冊(cè)，填寫(xiě)文件銷毀清單，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.文件銷毀清單經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用焚