鄉(xiāng)鎮(zhèn)會(huì)議文件管理制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)會(huì)議文件管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)會(huì)議文件管理，確保會(huì)議文件的規(guī)范生成、傳遞、存儲(chǔ)與使用，提高工作效率，保障各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)所有會(huì)議文件的管理，包括但不限于黨委會(huì)、政府辦公會(huì)、專題工作會(huì)等各類會(huì)議所形成的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則所有會(huì)議文件由專門的部門或人員進(jìn)行集中管理，確保文件的完整性和一致性。2.規(guī)范有序原則明確會(huì)議文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和流程，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，保證文件管理工作規(guī)范有序。3.安全保密原則加強(qiáng)會(huì)議文件的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞，確保文件內(nèi)容的安全性。4.高效實(shí)用原則以提高工作效率為目標(biāo)，優(yōu)化文件管理流程，方便文件的查閱、使用和傳遞，充分發(fā)揮文件的作用。二、會(huì)議文件的分類與編號(hào)（一）分類1.按照會(huì)議性質(zhì)分類黨委會(huì)議文件：包括黨委會(huì)決議、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等，主要涉及黨的建設(shè)、重大決策等方面。政府辦公會(huì)議文件：如政府辦公會(huì)紀(jì)要、工作安排部署文件等，側(cè)重于政府日常工作的推進(jìn)和落實(shí)。專題工作會(huì)議文件：針對(duì)特定工作領(lǐng)域召開的會(huì)議所形成的文件，如經(jīng)濟(jì)工作專題會(huì)文件、民生工作專題會(huì)文件等。2.按照文件類型分類決策類文件：如會(huì)議決議、決定等，明確工作方向和目標(biāo)。執(zhí)行類文件：包括工作安排、任務(wù)分解等，用于指導(dǎo)具體工作的開展。記錄類文件：會(huì)議記錄、紀(jì)要等，如實(shí)反映會(huì)議討論情況和結(jié)果。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用年份+會(huì)議類型首字母+順序號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如，2023年黨委會(huì)議的第5號(hào)文件編號(hào)為：2023DW05。政府辦公會(huì)議文件編號(hào)為：2023ZB0X（X為順序號(hào)）。專題工作會(huì)議文件根據(jù)具體專題進(jìn)行編號(hào)，如經(jīng)濟(jì)工作專題會(huì)文件編號(hào)為：2023JJ0X。2.編號(hào)管理編號(hào)由專人負(fù)責(zé)，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。編號(hào)應(yīng)在文件生成后及時(shí)賦予，并在文件的首頁或顯著位置標(biāo)注。三、會(huì)議文件的起草與審核（一）起草1.根據(jù)會(huì)議主題和要求，確定文件起草部門或人員。2.起草人員應(yīng)深入了解會(huì)議精神和相關(guān)工作情況，收集必要的資料，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、全面。3.文件起草應(yīng)遵循以下要求：格式規(guī)范：按照統(tǒng)一的公文格式進(jìn)行起草，包括標(biāo)題、正文、落款等。語言簡潔：表述清晰、簡潔，避免冗長和復(fù)雜的語句。邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：內(nèi)容結(jié)構(gòu)合理，層次分明，邏輯連貫。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交審核。審核分為部門初審和領(lǐng)導(dǎo)終審。2.部門初審起草部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查文件是否符合會(huì)議精神、格式是否規(guī)范、語言是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，在文件上簽署初審意見，并提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。3.領(lǐng)導(dǎo)終審分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件進(jìn)行最終審核，對(duì)文件的內(nèi)容、政策依據(jù)、可行性等進(jìn)行全面把關(guān)。終審?fù)ㄟ^后，領(lǐng)導(dǎo)簽署終審意見，并確定文件的印發(fā)范圍和印發(fā)時(shí)間。四、會(huì)議文件的印發(fā)（一）印發(fā)流程1.文件審核通過后，由專人負(fù)責(zé)文件的印發(fā)工作。2.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)確定的印發(fā)范圍，填寫文件印發(fā)清單，明確文件的發(fā)放部門、份數(shù)等信息。3.將文件電子稿發(fā)送至指定的印刷單位進(jìn)行印刷，印刷過程中要確保文件內(nèi)容清晰、格式準(zhǔn)確。4.印刷完成后，對(duì)文件進(jìn)行清點(diǎn)、裝訂，確保文件完整無缺。5.按照印發(fā)清單將文件發(fā)放至各部門，并做好發(fā)放記錄。（二）印發(fā)要求1.嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)審定的印發(fā)范圍進(jìn)行發(fā)放，不得擅自擴(kuò)大或縮小發(fā)放范圍。2.文件印發(fā)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保各部門能夠按時(shí)收到文件并開展工作。3.對(duì)于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行印刷、發(fā)放和管理，采取必要的保密措施，防止文件泄露。五、會(huì)議文件的傳遞與簽收（一）傳遞方式1.對(duì)于一般性文件，可通過鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。2.重要文件或涉密文件應(yīng)采用專人送達(dá)的方式進(jìn)行傳遞，確保文件安全。（二）簽收1.文件接收部門或人員在收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。2.簽收時(shí)要認(rèn)真核對(duì)文件的名稱、份數(shù)、編號(hào)等信息，確保文件準(zhǔn)確無誤。3.簽收人應(yīng)在文件簽收單上簽字確認(rèn)，并注明簽收時(shí)間。六、會(huì)議文件的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.建立專門的會(huì)議文件檔案室，對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)。2.文件應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。3.同時(shí)，應(yīng)建立電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)會(huì)議文件的電子稿進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子文件的安全性和可查閱性。（二）保管要求1.安排專人負(fù)責(zé)文件檔案室的管理，定期對(duì)文件進(jìn)行整理、清點(diǎn)和檢查，確保文件存放有序、無損壞、無丟失。2.加強(qiáng)文件檔案室的安全防范措施，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，保障文件的安全。3.嚴(yán)格控制文件檔案室的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得進(jìn)入檔案室查閱文件。七、會(huì)議文件的查閱與借閱（一）查閱1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱會(huì)議文件，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至文件管理部門進(jìn)行審批。3.文件管理部門根據(jù)審批情況，為查閱人員提供相應(yīng)的文件，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱文件名稱等。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室或進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱會(huì)議文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交至文件管理部門。3.文件管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核通過后，與借閱人員簽訂文件借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還文件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期間，借閱人員要妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、損壞。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告文件管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、會(huì)議文件的清退與銷毀（一）清退1.定期對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行清退，確保文件的時(shí)效性和安全性。2.清退范圍包括已過有效期、已執(zhí)行完畢、不需要繼續(xù)留存的文件等。3.文件管理部門提前發(fā)出文件清退通知，明確清退文件的范圍、時(shí)間和要求。4.各部門按照清退通知要求，將應(yīng)清退的文件整理好后交回文件管理部門。5.文件管理部門對(duì)清退的文件進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確保清退工作的準(zhǔn)確性。（二）銷毀1.對(duì)于需要銷毀的會(huì)議文件，應(yīng)按照保密規(guī)定和相關(guān)程序進(jìn)行處理。2.首先，由文件管理部門填寫文件銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。3.申請(qǐng)表經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，選擇具有資質(zhì)的文件銷毀單位進(jìn)行銷毀。4.在銷毀過程中，要安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保文件徹底銷毀，防止文件信息泄露。5.銷毀完成后，銷毀單位應(yīng)出具銷毀證明，文件管理部門將銷毀證明存檔備案。九、會(huì)議文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.成立會(huì)議文件管理監(jiān)督小組，定期對(duì)會(huì)議文件管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組重點(diǎn)檢查文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、存儲(chǔ)、查閱、借閱、清退、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（二）考核1.將會(huì)議文件管理工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員的績效考核體系。2.考核內(nèi)容包括文件管理工作的準(zhǔn)確