企業(yè)項目合同管理制度

企業(yè)項目合同管理制度一、總則1.目的為加強公司項目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在項目運作過程中所簽訂的各類合同，包括但不限于工程承包合同、采購合同、技術(shù)服務(wù)合同、租賃合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責1.合同管理部門及職責法務(wù)部門負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)要求提出法律意見。參與重大合同的談判、起草工作，從法律角度提供專業(yè)支持。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。業(yè)務(wù)部門負責合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責收集、整理合同履行過程中的相關(guān)資料，建立合同檔案。財務(wù)部門負責審核合同的財務(wù)條款，對合同的付款方式、結(jié)算方式、資金安排等提出財務(wù)意見。負責監(jiān)督合同款項的收付情況，確保公司資金安全。參與合同糾紛的處理，提供財務(wù)方面的支持。審計部門負責對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理的合規(guī)性。對重大合同進行專項審計，提出審計意見和建議。2.合同承辦人職責負責合同的具體經(jīng)辦工作，包括合同的調(diào)研、談判、起草、簽訂等。對合同的真實性、合法性、完整性負責，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。負責合同的履行跟蹤，及時向本部門負責人匯報合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責收集、整理合同履行過程中的相關(guān)資料，按照公司檔案管理規(guī)定及時歸檔。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程立項：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、預(yù)計金額、履行期限等內(nèi)容。調(diào)研：業(yè)務(wù)部門對立項合同進行調(diào)研，了解合同對方的主體資格、經(jīng)營狀況、信用情況等，收集相關(guān)資料。談判：業(yè)務(wù)部門與合同對方就合同條款進行談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。談判過程中，應(yīng)充分考慮公司利益和風險，確保合同條款公平合理。起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本，合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款完整、準確、清晰。審核：合同文本起草完成后，依次提交法務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門進行審核。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。簽訂：經(jīng)審核通過的合同文本，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同審批權(quán)限一般合同：合同金額在[X]萬元以下的，由業(yè)務(wù)部門負責人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要合同：合同金額在[X]萬元至[X]萬元之間的，由業(yè)務(wù)部門負責人、法務(wù)部門負責人、財務(wù)部門負責人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報總經(jīng)理備案。重大合同：合同金額在[X]萬元以上的，由業(yè)務(wù)部門負責人、法務(wù)部門負責人、財務(wù)部門負責人、審計部門負責人審核，總經(jīng)理審批。3.合同簽訂注意事項合同對方應(yīng)具有合法的主體資格，具備相應(yīng)的經(jīng)營資質(zhì)和履約能力。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。合同中的權(quán)利義務(wù)應(yīng)公平合理，不得損害公司利益。合同的簽訂應(yīng)采用書面形式，不得簽訂口頭合同或其他形式的合同。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解合同內(nèi)容，做好合同履行的準備工作。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負責合同履行的跟蹤管理，指定專人定期對合同履行情況進行檢查，及時掌握合同履行進度。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，要求對方限期履行義務(wù)。如對方未能在規(guī)定期限內(nèi)履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向本部門負責人匯報，并采取相應(yīng)的措施，如追究對方違約責任、解除合同等，以維護公司合法權(quán)益。2.合同變更管理合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商，簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核和審批。合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同變更情況通知相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更內(nèi)容，做好相應(yīng)的工作調(diào)整。3.合同終止管理合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方，并辦理相關(guān)的終止手續(xù)。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負責清理合同履行過程中的相關(guān)資料，按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。合同終止后，如因合同履行問題產(chǎn)生糾紛的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司報告，并配合公司相關(guān)部門進行處理。五、合同檔案管理1.合同檔案的收集合同承辦人在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，應(yīng)及時收集相關(guān)資料，包括合同文本、談判記錄、往來函件、履行情況記錄等。合同履行完畢后，合同承辦人應(yīng)將合同檔案整理齊全，移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.合同檔案的整理公司檔案管理部門對接收的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類編號，建立合同檔案目錄。合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、附件、補充協(xié)議等，確保檔案資料的完整性。3.合同檔案的保管公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的合同檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全。合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行保管，定期進行檢查和清點，防止檔案丟失、損壞或泄露。4.合同檔案的查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到公司檔案管理部門查閱。查閱合同檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將合同檔案帶出保管場所。查閱人員不得在合同檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等，如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。六、合同風險管理1.風險識別與評估法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對合同進行風險識別與評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如法律風險、信用風險、財務(wù)風險等。根據(jù)風險識別與評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，降低合同風險。2.風險應(yīng)對措施法律風險應(yīng)對：法務(wù)部門應(yīng)加強合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。在合同履行過程中，如發(fā)生法律糾紛，應(yīng)及時采取法律措施，維護公司合法權(quán)益。信用風險應(yīng)對：業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強對合同對方的信用調(diào)查，選擇信用良好的合作伙伴。在合同履行過程中，應(yīng)密切關(guān)注對方的信用狀況，如發(fā)現(xiàn)對方信用狀況惡化，應(yīng)及時采取措施，防范信用風險。財務(wù)風險應(yīng)對：財務(wù)部門應(yīng)加強對合同財務(wù)條款的審核，確保合同付款方式、結(jié)算方式、資金安排等合理可行。在合同履行過程中，應(yīng)嚴格監(jiān)督合同款項的收付情況，防范財務(wù)風險。3.風險監(jiān)控與預(yù)警建立合同風險監(jiān)控機制，定期對合同風險狀況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。當合同風險達到預(yù)警標準時，應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施，防范風險。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)遵循合法、公正、及時的原則進行處理，盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，避免訴訟、仲裁等法律程序。在處理合同糾紛過程中，應(yīng)維護公司合法權(quán)益，確保公司利益不受損失。2.糾紛處理流程協(xié)商：合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，了解對方的意見和要求，尋求解決方案。調(diào)解：如協(xié)商不成，可由雙方共同認可的第三方進行調(diào)解。調(diào)解過程中，應(yīng)遵循自愿、合法的原則，達成調(diào)解協(xié)議。仲裁或訴訟：如協(xié)商、調(diào)解均不成，可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，公司應(yīng)積極配合，提供相關(guān)