代理公司招采管理制度

代理公司招采管理制度總則目的為規(guī)范代理公司的采購與招標(biāo)活動，確保采購流程的公正、透明、高效，保障公司利益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于代理公司內(nèi)部所有采購與招標(biāo)相關(guān)活動，包括但不限于辦公用品采購、項(xiàng)目服務(wù)采購、設(shè)備采購等?；驹瓌t1.合法性原則：采購與招標(biāo)活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，確保競爭環(huán)境公平，評標(biāo)過程公正。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。4.誠信原則：參與采購與招標(biāo)活動的各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。職責(zé)分工采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司需求確定采購項(xiàng)目、數(shù)量、時間等。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。招標(biāo)部門1.制定招標(biāo)方案，包括招標(biāo)方式、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。2.發(fā)布招標(biāo)公告，組織招標(biāo)活動。3.組建評標(biāo)委員會，負(fù)責(zé)評標(biāo)工作。4.整理、保存招標(biāo)相關(guān)文件和資料。財務(wù)部門1.參與采購預(yù)算的編制和審核。2.負(fù)責(zé)采購資金的支付和核算。3.對采購成本進(jìn)行分析和控制。法務(wù)部門1.審查采購與招標(biāo)合同的合法性和合規(guī)性。2.為采購與招標(biāo)活動提供法律咨詢和支持。3.處理采購與招標(biāo)過程中的法律糾紛。其他部門1.根據(jù)實(shí)際需求提出采購申請。2.配合采購和招標(biāo)部門開展相關(guān)工作，提供必要的信息和協(xié)助。采購流程采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等內(nèi)容。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購項(xiàng)目的必要性、合理性進(jìn)行初步審核。2.對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門方可開展后續(xù)采購工作。供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等。3.評估供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面，建立供應(yīng)商評估檔案。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行溝通洽談。采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款達(dá)成一致。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，并提交法務(wù)部門審查。3.經(jīng)法務(wù)部門審查通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購部門按照采購合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。2.貨物到貨后，采購部門通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收報告》，辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報告，填寫《付款申請表》，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核無誤后，按照公司財務(wù)制度和采購合同約定的付款方式進(jìn)行付款。招標(biāo)流程招標(biāo)計劃制定1.對于符合招標(biāo)條件的采購項(xiàng)目，招標(biāo)部門制定招標(biāo)計劃，明確招標(biāo)項(xiàng)目名稱、招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式、招標(biāo)時間等內(nèi)容。2.招標(biāo)計劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。招標(biāo)公告發(fā)布1.根據(jù)招標(biāo)計劃，招標(biāo)部門在相關(guān)媒體、網(wǎng)站等平臺發(fā)布招標(biāo)公告，公開招標(biāo)項(xiàng)目的基本信息、招標(biāo)要求、報名方式等內(nèi)容。2.招標(biāo)公告應(yīng)確保足夠的發(fā)布時間，以吸引潛在投標(biāo)人參與投標(biāo)。報名與資格審查1.潛在投標(biāo)人按照招標(biāo)公告要求，填寫《報名登記表》，提交相關(guān)資格證明文件，進(jìn)行報名。2.招標(biāo)部門對報名投標(biāo)人進(jìn)行資格審查，確定符合要求的投標(biāo)人名單。招標(biāo)文件編制1.招標(biāo)部門根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。2.招標(biāo)文件編制完成后，提交法務(wù)部門審查。投標(biāo)文件接收與開標(biāo)1.投標(biāo)人按照招標(biāo)文件要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定時間內(nèi)提交至招標(biāo)部門。2.招標(biāo)部門在開標(biāo)時間組織開標(biāo)會議，當(dāng)眾開啟投標(biāo)文件，公布投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報價、交貨期等主要內(nèi)容。評標(biāo)與定標(biāo)1.開標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)部門組建評標(biāo)委員會，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審。2.評標(biāo)委員會根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，推薦中標(biāo)候選人，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見，確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出《中標(biāo)通知書》。合同簽訂1.中標(biāo)人收到《中標(biāo)通知書》后，按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件與公司簽訂合同。2.合同簽訂流程與采購合同簽訂流程相同，需經(jīng)法務(wù)部門審查。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督小組，定期對采購與招標(biāo)活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組檢查采購與招標(biāo)流程的執(zhí)行情況、相關(guān)文件資料的完整性、合規(guī)性等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)資料。2.關(guān)注社會公眾的監(jiān)督意見，及時處理和反饋相關(guān)問題。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.在采購與招標(biāo)活動中，存在以下行為屬于違規(guī)行為：違反法律法規(guī)和公司制度進(jìn)行采購與招標(biāo)操作。與供應(yīng)商或投標(biāo)人串通舞弊。泄露采購與招標(biāo)機(jī)密信息。擅自變更采購與招標(biāo)流程或合同條款。其他違反誠信原則和職業(yè)道德的行為。處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。檔案管理采購檔案管理1.采購部門負(fù)責(zé)采購檔案的收集、整理、歸檔工作。2.采購檔案包括采購申請表、采購合同、供應(yīng)商資料、驗(yàn)收報告、付款憑證等相關(guān)文件資料。3.采購檔案應(yīng)按照時間順序和類別進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。招標(biāo)檔案管理1.招標(biāo)部門負(fù)責(zé)招標(biāo)檔案的整理和歸檔工作。2.招標(biāo)檔案包括招標(biāo)計劃、招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評標(biāo)