人員退場信息管理制度

人員退場信息管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人員退場信息管理，確保人員退場過程的有序性、準確性和信息安全性，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有員工、臨時工作人員及外包項目人員退場信息的管理。（三）原則1.準確性原則：確保人員退場信息的真實、準確、完整，避免信息錯誤或遺漏對公司造成不利影響。2.及時性原則：人員退場信息應(yīng)及時收集、整理和更新，以便公司能夠及時做出相應(yīng)決策和安排。3.保密性原則：嚴格保護人員退場信息中的敏感內(nèi)容，防止信息泄露給無關(guān)人員。4.合規(guī)性原則：人員退場信息管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。二、人員退場類型及流程（一）正常離職1.申請：員工應(yīng)提前[X]天向所在部門提交書面離職申請，說明離職原因、預(yù)計離職日期等信息。2.審批：部門負責(zé)人收到離職申請后，應(yīng)與員工進行溝通，了解離職原因，并對其工作交接情況進行評估。如同意離職，在離職申請上簽署意見并提交至人力資源部門。人力資源部門審核離職申請，包括離職手續(xù)是否齊全、是否存在未結(jié)清的財務(wù)或工作事項等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，人力資源部門向員工發(fā)出《離職審批通知》。3.工作交接：員工接到《離職審批通知》后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與接手人員進行工作交接。交接內(nèi)容包括但不限于工作任務(wù)、文件資料、客戶信息、資產(chǎn)設(shè)備等，并填寫《工作交接清單》。交接雙方及監(jiān)交人應(yīng)在《工作交接清單》上簽字確認，確保交接工作的完整性和準確性。4.離職手續(xù)辦理：員工完成工作交接后，依次到人力資源部門、財務(wù)部門、行政部門等辦理離職手續(xù)。人力資源部門辦理離職手續(xù)包括解除勞動合同、出具離職證明、辦理社保公積金減員等；財務(wù)部門辦理工資結(jié)算、費用報銷等；行政部門辦理辦公設(shè)備歸還、門禁權(quán)限注銷等。各部門在辦理完相關(guān)手續(xù)后，應(yīng)在《離職手續(xù)辦理記錄》上簽字確認。5.信息更新：人力資源部門在員工離職手續(xù)辦理完畢后，及時更新員工信息系統(tǒng)中的人員狀態(tài)為“離職”，并將離職人員信息存檔。（二）辭退1.通知：公司因員工違反公司規(guī)章制度、不能勝任工作等原因決定辭退員工時，由人力資源部門向員工發(fā)出《辭退通知》，說明辭退原因、辭退日期等信息。2.溝通：人力資源部門與員工進行溝通，解釋辭退原因，并聽取員工的意見。如員工對辭退決定有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。3.工作交接：辭退員工的工作交接流程與正常離職相同，應(yīng)確保工作交接的順利進行。4.離職手續(xù)辦理：辭退員工按照正常離職手續(xù)辦理流程，辦理各項離職手續(xù)。5.信息更新：人力資源部門在辭退手續(xù)辦理完畢后，及時更新員工信息系統(tǒng)中的人員狀態(tài)為“離職”，并將辭退人員信息存檔。（三）退休1.申請：員工達到法定退休年齡前[X]個月，應(yīng)向人力資源部門提交退休申請，提供相關(guān)證明材料。2.審核：人力資源部門審核退休申請及相關(guān)證明材料，確認員工符合退休條件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，人力資源部門向員工發(fā)出《退休審批通知》。4.工作交接：退休員工的工作交接流程與正常離職相同，確保工作平穩(wěn)過渡。5.離職手續(xù)辦理：退休員工辦理離職手續(xù)時，除正常離職手續(xù)外，還需辦理退休手續(xù)，如領(lǐng)取退休證、辦理養(yǎng)老金領(lǐng)取手續(xù)等。6.信息更新：人力資源部門在退休手續(xù)辦理完畢后，及時更新員工信息系統(tǒng)中的人員狀態(tài)為“退休”，并將退休人員信息存檔。（四）其他退場情況1.合同期滿退場：對于外包項目人員或臨時工作人員，合同期滿不再續(xù)簽的，由相關(guān)部門提前通知對方，并按照合同約定辦理退場手續(xù)。2.崗位調(diào)動退場：員工因崗位調(diào)動不再在原崗位工作的，應(yīng)與原崗位進行工作交接，辦理相關(guān)手續(xù)后到新崗位報到。原崗位所在部門應(yīng)及時更新人員信息。3.死亡退場：員工因死亡等原因退場的，由其家屬或相關(guān)部門及時通知公司人力資源部門。人力資源部門負責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)，如終止勞動合同、處理社保公積金等，并將人員退場信息存檔。三、人員退場信息收集（一）基本信息1.員工姓名、性別、身份證號碼、聯(lián)系方式、入職日期、離職日期等。2.員工所在部門、崗位、職級等。（二）工作交接信息1.《工作交接清單》，包括交接的工作任務(wù)、文件資料、客戶信息、資產(chǎn)設(shè)備等詳細內(nèi)容。2.工作交接過程中的問題及解決方案。（三）財務(wù)信息1.工資結(jié)算情況，包括應(yīng)發(fā)工資、實發(fā)工資、代扣代繳款項等。2.費用報銷情況，已報銷未到賬金額、未報銷費用明細等。3.借款情況，借款金額、借款用途、還款情況等。（四）其他信息1.社保公積金繳納情況，包括參保狀態(tài)、繳費基數(shù)、截止日期等。2.培訓(xùn)記錄，員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)及外部培訓(xùn)的情況。3.獎懲記錄，員工在公司期間獲得的獎勵和處罰情況。四、人員退場信息整理與歸檔（一）信息整理1.人力資源部門負責(zé)對收集到的人員退場信息進行整理，確保信息的準確性和完整性。2.對信息進行分類匯總，如按照退場類型、部門、時間等進行分類，便于查詢和統(tǒng)計。（二）信息審核1.整理后的人員退場信息需經(jīng)過相關(guān)部門負責(zé)人審核，確保信息真實可靠。2.審核內(nèi)容包括工作交接是否完成、財務(wù)手續(xù)是否結(jié)清、社保公積金是否辦理妥當?shù)?。（三）信息歸檔1.審核通過的人員退場信息應(yīng)及時進行歸檔，建立專門的人員退場信息檔案。2.檔案內(nèi)容包括紙質(zhì)文件和電子文檔，紙質(zhì)文件應(yīng)按照順序裝訂成冊，電子文檔應(yīng)進行備份存儲。3.人員退場信息檔案應(yīng)按照公司檔案管理制度進行管理，確保檔案的安全性和保密性。五、人員退場信息查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查詢?nèi)藛T退場信息檔案，但應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得隨意泄露信息。2.其他部門因工作需要查詢?nèi)藛T退場信息的，應(yīng)填寫《人員退場信息查詢申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字、人力資源部門負責(zé)人審批后，方可查詢。3.涉及公司商業(yè)秘密或個人隱私的信息，未經(jīng)授權(quán)不得查詢。（二）信息使用1.人員退場信息僅用于公司內(nèi)部管理，如人力資源規(guī)劃、員工績效評估、財務(wù)核算等。2.未經(jīng)員工本人書面同意，不得將人員退場信息提供給外部單位或個人。3.在使用人員退場信息時，應(yīng)確保信息的合法性和合規(guī)性，不得用于任何違法違規(guī)目的。六、人員退場信息保密（一）保密責(zé)任1.公司所有員工均有義務(wù)對人員退場信息進行保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.涉及人員退場信息管理的部門和工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保密措施1.對人員退場信息檔案進行加密存儲，限制訪問權(quán)限，確保信息安全。2.在信息傳遞過程中，應(yīng)采用加密方式，如加密郵件、加密U盤等，防止信息泄露。3.定期對人員退場信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對違反保密規(guī)定的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。七、人員退場信息安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.加強公司網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致人員退場信息泄露。2.定期對公司網(wǎng)絡(luò)進行安全檢查和漏洞掃描，及時修復(fù)安全隱患。（二）數(shù)據(jù)安全1.對人員退場信息數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。3.限制對人員退場信息數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作。（三）信息系統(tǒng)安全1.加強公司信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限、密碼策略等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問信息系統(tǒng)。2.定期對信息系統(tǒng)進行安全評估和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。3.對信息系統(tǒng)中的人員退場信息進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司人力資源部門負責(zé)對人員退場信息管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.人員退場信息收集的準確性、完整性和及時性。2.工作交接流程的執(zhí)行情況，是否存在交接不清的問題。3.離職手續(xù)辦理的合規(guī)性，是否存在手續(xù)不全的情況。4.人員退場信息整理、歸檔、查詢與使用的規(guī)范性。5.人員退場信息保密和安全管理措施的落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查：人力資源部門定期對人員退場信息管理情況進行檢查，形成檢查報告。2.不定期抽查：對重點部門或關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對人員退場信息管理中的突出問題或重要事項進行專項檢查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應(yīng)及時發(fā)出整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門或人員應(yīng)向人力資源部門