合同章用印管理制度

合同章用印管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同章的使用管理，規(guī)范用印行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在簽訂合同、協(xié)議、文件等涉及公司權(quán)利義務(wù)的書面材料時(shí)使用合同章的管理。3.基本原則（1）嚴(yán)格審批原則。用印必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保用印文件合法合規(guī)、真實(shí)有效。（2）專人保管原則。合同章由專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。（3）登記備案原則。每次用印都要進(jìn)行詳細(xì)登記，留存相關(guān)資料備案。二、合同章的管理1.合同章的刻制（1）合同章的刻制由公司行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需要，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定辦理刻章手續(xù)。（2）新刻制的合同章應(yīng)在公安部門指定的刻章單位進(jìn)行，并留存印模備案。2.合同章的保管（1）合同章由公司指定的專人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。（2）保管人員應(yīng)將合同章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并確保印章存放處有必要的安全防范措施。（3）未經(jīng)批準(zhǔn)，保管人員不得擅自將合同章帶出公司或交予他人使用。3.合同章的使用登記（1）設(shè)立合同章使用登記簿，詳細(xì)記錄每次用印的時(shí)間、文件名稱、編號(hào)、用印份數(shù)、審批人、用印人等信息。（2）用印登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏或涂改。登記完畢后，應(yīng)妥善保管登記簿，以備查閱。4.合同章的停用與銷毀（1）因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變化等原因，合同章不再使用時(shí)，應(yīng)由保管人員及時(shí)將印章交回行政部門。（2）行政部門負(fù)責(zé)對(duì)停用的合同章進(jìn)行封存，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理銷毀手續(xù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并留存相關(guān)資料備案。三、用印審批流程1.申請(qǐng)（1）用印申請(qǐng)人應(yīng)填寫《合同章用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印文件的名稱、編號(hào)、內(nèi)容、用印份數(shù)、用印用途等信息。（2）申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)用印申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保用印文件符合部門業(yè)務(wù)要求和公司規(guī)定。2.審核（1）法務(wù)部門對(duì)用印文件的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)、公司利益和業(yè)務(wù)需求。（2）財(cái)務(wù)部門對(duì)涉及財(cái)務(wù)條款的用印文件進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。（3）其他相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行審核，如涉及技術(shù)條款的由技術(shù)部門審核，涉及人事條款的由人事部門審核等。3.審批（1）用印申請(qǐng)表經(jīng)各部門審核通過(guò)后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體利益和業(yè)務(wù)情況，對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見并簽字。4.用?。?）用印申請(qǐng)人持經(jīng)審批通過(guò)的《合同章用印申請(qǐng)表》到合同章保管人員處辦理用印手續(xù)。（2）保管人員核對(duì)申請(qǐng)表上的審批意見、用印文件內(nèi)容等信息無(wú)誤后，在用印文件上加蓋合同章，并在《合同章用印登記簿》上進(jìn)行登記。（3）用印完畢后，保管人員應(yīng)將合同章妥善保管，將用印申請(qǐng)表存檔。四、用印規(guī)范1.用印位置合同章應(yīng)加蓋在合同文本規(guī)定的蓋章處，確保印章清晰、端正，不得模糊、重疊或加蓋在其他無(wú)關(guān)位置。2.用印份數(shù)嚴(yán)格按照用印申請(qǐng)表上注明的用印份數(shù)進(jìn)行用印，不得擅自增減。如需增加用印份數(shù)，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.用印文件的留存用印申請(qǐng)人應(yīng)留存一份用印后的文件副本，以備查閱和存檔。同時(shí)，應(yīng)將用印文件的原件按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔。4.嚴(yán)禁違規(guī)用?。?）嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、介紹信等文件上加蓋合同章。（2）嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自用印。（3）嚴(yán)禁超范圍、超權(quán)限用印。五、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司行政部門定期對(duì)合同章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章存放是否安全、用印登記是否完整、審批流程是否合規(guī)等。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)合同章的使用情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.違規(guī)處理（1）對(duì)于違反本制度規(guī)定的用印行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。（2）因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、附則1.解釋權(quán)本制度由公司人事總監(jiān)負(fù)責(zé)解釋。2.修訂與補(bǔ)充本制度如有未