合同履約與管理制度

合同履約與管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同履約行為，保障公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控，對(duì)合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)判，并采取有效措施加以防范。4.分級(jí)管理原則根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確各級(jí)管理職責(zé)和權(quán)限。二、合同簽訂管理（一）合同承辦部門(mén)及職責(zé)1.合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等具體工作。2.對(duì)合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查和了解，確保合同對(duì)方具備簽訂和履行合同的能力。3.組織合同談判，與合同對(duì)方就合同條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取有利的合同條件。4.負(fù)責(zé)合同文本的起草和審核，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。（二）合同審批流程1.合同承辦部門(mén)完成合同起草后，應(yīng)提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，合同承辦部門(mén)將合同文本及相關(guān)資料提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)合同條款提出修改意見(jiàn)。3.法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，合同承辦部門(mén)將合同文本及相關(guān)資料提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、價(jià)格條款等，確保合同符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。4.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，合同承辦部門(mén)將合同文本及相關(guān)資料提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，合同承辦部門(mén)將合同文本及相關(guān)資料提交至總經(jīng)理進(jìn)行最終審批?？偨?jīng)理審批通過(guò)后，合同方可正式簽訂。（三）合同簽訂要求1.合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。2.合同條款應(yīng)當(dāng)明確、具體，包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容。3.合同中應(yīng)當(dāng)約定明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式，確保合同標(biāo)的符合約定要求。4.合同中應(yīng)當(dāng)約定明確的付款方式和結(jié)算周期，避免出現(xiàn)付款糾紛。5.合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分送相關(guān)部門(mén)存檔，并負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況。三、合同履約管理（一）合同執(zhí)行計(jì)劃1.合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)階段、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等內(nèi)容。2.合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，并定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行情況。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦部門(mén)應(yīng)建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，及時(shí)記錄合同履行過(guò)程中的各項(xiàng)信息，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、付款情況、驗(yàn)收情況、變更情況等。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取有效措施加以解決。如發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方存在違約行為，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出書(shū)面通知，要求對(duì)方限期整改，并追究對(duì)方的違約責(zé)任。3.對(duì)于重大合同或履行期限較長(zhǎng)的合同，合同承辦部門(mén)應(yīng)定期向分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理匯報(bào)合同履行情況，確保公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握合同履行動(dòng)態(tài)。（三）合同變更管理1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂應(yīng)按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批，確保變更后的合同條款合法、合理、完整。3.合同變更后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知相關(guān)部門(mén)，并對(duì)合同履行跟蹤臺(tái)賬進(jìn)行更新。（四）合同解除管理1.合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商解除合同，并簽訂書(shū)面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議的簽訂應(yīng)按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批，確保解除合同的行為合法、合規(guī)。3.合同解除后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理合同履行過(guò)程中的各項(xiàng)資料，并對(duì)合同履行跟蹤臺(tái)賬進(jìn)行核銷。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.合同承辦部門(mén)在合同簽訂前，應(yīng)對(duì)合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，降低合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，應(yīng)及時(shí)采取有效措施加以應(yīng)對(duì)，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮公司的實(shí)際情況和利益，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的有效性和可行性。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料收集整理，包括合同審批表、合同談判記錄、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議等。2.合同承辦部門(mén)應(yīng)確保收集的檔案資料完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，能夠反映合同簽訂和履行的全過(guò)程。（二）檔案整理1.合同承辦部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)按照合同簽訂時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門(mén)的檔案柜或檔案室，并配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案資料。（五）檔案銷毀1.合同檔案超過(guò)保管期限需要銷毀的，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并進(jìn)行登記，確保檔案銷毀過(guò)程的可追溯性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立合同管理監(jiān)督小組，定期對(duì)公司合同簽訂、履行、管理等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同審批流程的執(zhí)行情況、合同條款的合法性和完整性、合同履行情況、合同檔案管理情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、合同履行的準(zhǔn)確性、合同風(fēng)險(xiǎn)的防控情況、合